Verhuisbedrijven
Facturen na een verhuizing en voor bedrijfsklanten opvolgen
Facturen na een verhuizing en voor bedrijfsklanten krijgen een vaste herinnering. Dossiers met een schadeclaim blijven uit de reeks tot de zaakvoerder beslist.
Hoe het nu gaat
Veel particuliere klanten betalen een verhuizing op de dag zelf of kort daarna. De ploegleider brengt een bon mee, de klant betaalt via overschrijving en de factuur volgt. Wie de overschrijving vergeet of wacht tot de huurwaarborg is vrijgegeven, staat nog open. Voor de zaakvoerder zijn dat kleine bedragen die elk een telefoontje vragen. In de weken na een druk einde van de maand staan er tientallen open.
Bedrijfsklanten werken anders. Een kantoorverhuizing wordt gefactureerd aan de zaak met een betaaltermijn van dertig dagen, en soms is er een bestelbon of een intern nummer nodig. Ook werkgevers die de verhuiskosten van een medewerker vergoeden, betalen later en vragen een factuur op naam van het bedrijf. Een factuur die op de verkeerde naam staat, wordt afgekeurd en komt twee weken later terug.
Een betwisting is bij een verhuizing nooit ver weg. Een klant die vindt dat er iets is beschadigd, houdt vaak een deel van het bedrag achter. Een herinnering die dan binnenkomt, komt over alsof het bedrijf de klacht negeert.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Open facturen ophalen
Dagelijks halen we de openstaande verkoopfacturen op uit Exact Online, Yuki of Billit en koppelen ze aan de verhuizing. Betalingen die net binnenkwamen en nog niet in de boekhouding staan, sluiten we uit. Zo krijgen klanten die zojuist betaald hebben geen herinnering.
- 02
Een andere reeks voor particulieren en bedrijven
Particulieren krijgen een kort, vriendelijk bericht kort na de vervaldatum, met een betaallink als jullie Mollie gebruiken. Bedrijven krijgen een formelere herinnering na hun betaaltermijn, met de factuur en een vraag of een bestelnummer ontbreekt. Over de termijnen beslissen jullie.
- 03
Dossiers met een schadeclaim buiten de reeks
Heeft een klant een schademelding gedaan, dan krijgt de verhuizing een markering en vertrekt er geen herinnering voor die factuur. De zaakvoerder ziet de gemarkeerde dossiers in een wekelijkse lijst met de datum van de melding, tot hij ze afrondt.
- 04
Beslissen na de tweede herinnering
Blijft een factuur openstaan, dan komt ze op de lijst van de zaakvoerder. Die belt de klant of beslist over een formele aanmaning. De automatisering verstuurt geen ingebrekestelling en schakelt geen incassobureau in.
Een voorbeeld
Voorbeeld: de facturen na een drukke maand bij een bedrijf met twee verhuisleiders
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. Stel dat een bedrijf na een drukke maand achtendertig facturen heeft verstuurd. Twee weken later staan er nog elf open. In het voorbeeld zijn acht van die elf particulieren, drie zijn bedrijven. Eén verhuizing heeft een schademelding en blijft buiten de reeks. De andere tien krijgen een herinnering die bij hun soort past. De getallen zijn aannames om de werking te tonen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Elke herinnering is een concept tot iemand ze goedkeurt. Zo kan je een goede klant met een betwiste factuur overslaan. Ingebrekestellingen, aanmaningen met kosten en andere juridische stappen blijven buiten de automatisering. Een klant die blijft vertragen, bel je zelf.
Werkt met
Meer voor verhuisbedrijven
Betalingsherinneringen in andere sectoren
- Advocatenkantoren
- Syndici en vastgoedbeheer
- Fitness en sportclubs
- Tuinaanleg en groenonderhoud
- Reisbureaus
- Transport en logistiek
- Schoonmaakbedrijven
- Dierenartsenpraktijken
- Opleidingscentra
- vzw's en sociale organisaties
- Schilders en afwerkingsbedrijven
- Bouw en renovatie
- Groothandel
- Zorgpraktijken
- Interieur en keukenbouw
Veelgestelde vragen
Dat is een afspraak met de klant en een keuze van jullie bedrijf. Het systeem kan de factuur sneller klaarzetten zodra de verhuisleider de verhuizing afsluit, zodat de klant meteen kan betalen. Contante betalingen en betaalterminals ter plaatse vallen buiten deze automatisering.
Uit de boekhouding of het bankbestand dat jullie koppelen. We controleren voor elke herinnering opnieuw. Toch kan een betaling die net is overgemaakt nog niet zichtbaar zijn, daarom vermeldt het bericht dat een klant mag reageren als hij al betaald heeft.
Ja, als de gegevens van de werkgever bij de verhuizing staan. Het intakeformulier kan vragen wie de factuur ontvangt. Een factuur die op de verkeerde naam staat, wordt niet automatisch aangepast. Dat doet het kantoor.
De zaakvoerder beslist en markeert het dossier met de afspraak. Het krijgt dan een eigen reeks met de afgesproken data in plaats van de standaardherinneringen. Het systeem stelt zelf geen afbetaling voor.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.