Software · crm
HubSpot automatiseren en koppelen
HubSpot is een cloudplatform voor CRM, sales en marketing, met een gratis CRM en betaalde pakketten voor meer functies.
HubSpot bij kmo's
HubSpot begint voor veel kmo's als gratis CRM en groeit mee met betaalde onderdelen voor sales, marketing en klantenservice. Het wordt gebruikt om contacten, bedrijven en deals bij te houden en om mails en gesprekken aan de juiste klant te koppelen.
Het CRM is maar zo goed als de gegevens erin. Aanvragen uit mails en formulieren komen niet vanzelf op de juiste plaats, dubbele contacten stapelen zich op, verkopers vergeten op te volgen en wat een gewonnen deal oplevert, moet nog naar facturatie of boekhouding. Op die plaatsen helpt automatisering het meest.
Wat we automatiseren
Leads uit mail en formulieren in HubSpot krijgen
We lezen aanvragen uit mailbox en formulieren, controleren of het contact al bestaat en maken contact en deal aan met de oorspronkelijke tekst erbij. De juiste verkoper krijgt een melding.
Opvolging van deals bewaken
Blijft een deal te lang in dezelfde fase liggen of kreeg een offerte geen antwoord, dan maken we een taak aan of zetten we een opvolgmail klaar. De verkoper bekijkt het bericht en verstuurt het zelf.
Offertes voorbereiden vanuit de deal
Met de gegevens van de deal en jullie prijslijst stellen we een offerte op in jullie huisstijl. HubSpot heeft zelf offertefuncties die afhangen van het abonnement. Waar die volstaan gebruiken we ze, anders bouwen wij een eigen sjabloon.
Gewonnen deals doorgeven aan facturatie
Zodra een deal als gewonnen wordt gemarkeerd, geven we klantgegevens en offerteregels door aan jullie boekhoud- of facturatiepakket en zetten we de factuur klaar. De gegevens worden dus niet opnieuw ingetikt.
Contactgegevens opschonen
We zoeken dubbele contacten en onvolledige gegevens, zoals ontbrekende btw-nummers, en stellen aanpassingen voor. Een medewerker keurt samenvoegingen goed voor er iets verdwijnt.
Hoe we koppelen
HubSpot heeft een publieke API en kan bij wijzigingen meldingen sturen. We verbinden via een toegang op jullie eigen HubSpot-account, die jullie zelf kunnen intrekken. Welke functies en hoeveel aanroepen mogelijk zijn, hangt af van jullie abonnement, en dat controleren we vooraf. Waar de API iets niet toelaat, werken we met de mailbox of exports. De gegevens blijven in HubSpot, op jullie account.
Automatiseringen
- Leads opvolgenWe registreren aanvragen uit formulier, mail en berichten in jullie CRM, wijzen ze toe en zorgen dat er na een afgesproken termijn opvolging komt.
- Offertes opmakenWe zetten een offerteaanvraag per mail of formulier om in een volledig ingevulde offerte in jullie eigen sjabloon, klaar om na te lezen.
- Mails sorteren en beantwoordenWe sorteren de gedeelde mailbox van jullie kmo op type vraag, koppelen mails aan de juiste klant en zetten een concept van het antwoord klaar.
- Programma's koppelenWe koppelen de programma's die jullie dagelijks gebruiken, zodat bestellingen, klanten en facturen automatisch van het ene pakket naar het andere gaan.
- Rapportering automatiserenWe halen cijfers uit boekhouding, CRM en webshop samen in één vast rapport dat elke week of maand klaarstaat in een mailbox of dashboard.
HubSpot koppelen met
- BillitEen gewonnen deal in HubSpot wordt een factuur in Billit en de betaalstatus komt terug bij de deal. Verkoop en facturatie werken zo met dezelfde klantgegevens.
- Exact OnlineHubSpot houdt contacten en deals bij, Exact Online de boekhouding. Deze pagina beschrijft welke gegevens kunnen doorstromen en wat vooraf beslist wordt.
- Microsoft 365Aanvragen uit Outlook worden contacten en deals in HubSpot, en afspraken en bijlagen komen bij het juiste dossier. HubSpot heeft zelf ook een Outlook-koppeling, die we gebruiken waar ze volstaat.
- WhatsApp BusinessWhatsApp-gesprekken met klanten komen bij het juiste contact en de juiste deal in HubSpot, en opvolging loopt via goedgekeurde sjablonen. Daarvoor is het WhatsApp Business Platform van Meta nodig.
Veelgestelde vragen
Voor veel basisdingen, zoals contacten en deals aanmaken, wel. Sommige functies zijn voorbehouden aan betaalde abonnementen. Tijdens de scan bekijken we wat jullie abonnement toelaat en zeggen we vooraf wat niet kan.
Waar de workflows volstaan, gebruiken we ze. Ze werken vooral binnen HubSpot. Wij komen erbij als gegevens uit mails, bijlagen of andere programma's moeten worden ingelezen of doorgegeven, zoals naar de boekhouding.
Die blijven in jullie HubSpot-account. We vragen enkel de rechten die de automatisering nodig heeft en jullie kunnen de toegang op elk moment intrekken. We bouwen geen eigen kopie van jullie klantenbestand.
De scan duurt een halve dag op locatie en wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen bestellen. Elke automatisering krijgt een prijs op maat, plus een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud. De kosten van HubSpot zelf komen daar niet bij.
Werken jullie met HubSpot? Bekijk in 20 minuten wat we kunnen automatiseren.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.