Uitzend- en selectiekantoren
Mails van uitzendkrachten, kandidaten en klanten sorteren in een uitzendkantoor
Ziekmeldingen en klantvragen van de dag gaan meteen naar de juiste consulent. Standaardantwoorden staan als concept klaar. Afwijzingen en uitnodigingen schrijft de consulent zelf.
Hoe het nu gaat
De mailbox van een uitzendkantoor krijgt 's ochtends vroeg berichten die niet kunnen wachten: een uitzendkracht die zich ziek meldt voor een shift die om zes uur begint, een klant die een extra kracht vraagt voor de middagploeg. Daarna volgen reacties op een vacature, vragen over een loonbrief, prestatiebladen als foto en afspraken voor een intake.
Alles komt in dezelfde mailbox of in enkele gedeelde adressen zoals info@, jobs@ en payroll@. Een ziekmelding hoort bij de consulent van die klant, maar ligt tot negen uur onder tien reacties op een vacature. Een kandidaat die vraagt of zijn loon vrijdag komt, krijgt twee antwoorden van twee collega's.
Veel antwoorden zijn standaard: de ontvangstbevestiging van een sollicitatie, waar je een prestatieblad indient, wanneer een loonfiche beschikbaar is. Antwoorden over wie wordt uitgenodigd of afgewezen zijn dat niet. Die horen bij een consulent, want kandidaten verwachten een mens, en het gaat om hun persoonsgegevens en hun werk.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Sorteren op type
Elke mail krijgt een label: ziekmelding of afwezigheid, klantvraag, sollicitatie, loon en prestaties, afspraak of overig. Dat gebeurt bij binnenkomst in alle gedeelde adressen, zodat iedereen dezelfde indeling ziet.
- 02
Dringende mails doorzetten
Ziekmeldingen en klantvragen voor dezelfde dag gaan meteen naar de consulent van die klant, als Teams-bericht of melding op de gsm. Reageert die niet binnen een termijn die jullie kiezen, dan gaat het door naar de plaatsvervanger. De melding naar de klant zelf doet de consulent.
- 03
Koppelen aan de juiste persoon
De mail wordt gekoppeld aan het kandidaatdossier of de klant, zodat de geschiedenis terug te vinden is. Gezondheidsinformatie in een mail blijft in de mail van de consulent en komt niet in lijsten, samenvattingen of meldingen.
- 04
Concepten voor standaardvragen
Voor vragen over prestatiebladen, loonfiches en afspraken stelt de automatisering een antwoord op in jullie toon. De consulent leest en verstuurt. Een neutrale ontvangstbevestiging van een sollicitatie kan automatisch vertrekken als jullie dat kiezen, zonder iets over de uitkomst te zeggen.
- 05
Uitnodigingen en afwijzingen blijven handwerk
Een mail over wie wordt uitgenodigd of afgewezen krijgt nooit een automatisch antwoord. Die schrijft de consulent zelf, met het dossier van de kandidaat in beeld.
Een voorbeeld
Voorbeeld: een maandagochtend met veertig mails
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie. Om 6.10 uur meldt een uitzendkracht zich per mail ziek voor de vroege ploeg bij een klant. De mail gaat meteen als bericht naar de consulent van die klant, die de klant opbelt. Tussen zes en negen uur komen nog zeventien reacties op een vacature binnen, die elk een neutrale ontvangstbevestiging krijgen, en negen vragen over loon en prestaties, waarvoor concepten klaarstaan. Een klant vraagt om een extra kracht voor de middagploeg en gaat als dringend naar de teamverantwoordelijke. De consulent leest de rest na de ochtendbespreking.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Alle antwoorden zijn concepten tot iemand ze verstuurt. Dat blijft standaard zo voor offertes, prijzen, klachten en alles waarin een toezegging staat. Voor heel vaste antwoorden, zoals openingsuren, kunnen jullie later kiezen om die automatisch te laten versturen. Dat beslissen jullie per categorie.
Meer voor uitzend- en selectiekantoren
Veelgestelde vragen
Nee. Ze sorteert mails, zet door en stelt concepten op voor standaardvragen. Wie wordt uitgenodigd, aangenomen of afgewezen, bepaalt de consulent. De sortering raakt de uitkomst van een sollicitatie niet.
Gezondheidsinformatie hoort niet in lijsten of samenvattingen. De melding aan de consulent bevat dat een uitzendkracht afwezig is en bij welke klant, en niet waarom. De originele mail blijft in de mailbox waar die al stond.
Alleen als jullie een WhatsApp Business-account hebben en de kandidaat heeft aangegeven daarover gecontacteerd te willen worden. Anders blijft het bij mail. Het account staat in jullie naam.
Mails komen binnen via alle adressen die jullie aan de automatisering koppelen. Ze worden op inhoud gesorteerd en niet op het adres, zodat een ziekmelding in info@ even snel bij de consulent is als in een persoonlijke mailbox.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.