vzw's en sociale organisaties
De gedeelde mailbox van een vzw sorteren en beantwoorden
Mails van leden, vrijwilligers, partners en mensen die hulp zoeken worden gesorteerd en doorgestuurd naar de juiste coördinator. Dringende mails gaan meteen naar een persoon.
Hoe het nu gaat
De algemene mailbox van een vzw ontvangt veel soorten berichten. Leden die hun lidmaatschap willen wijzigen, vrijwilligers die vragen wanneer de volgende activiteit is, partners en gemeentes die een afspraak willen, journalisten, schenkers en mensen die zelf hulp zoeken. Een klein team of een paar vrijwilligers beheren dat adres naast hun eigenlijke werk. Wie de mail leest, bepaalt zelf wie ze moet beantwoorden.
Veel vragen zijn herhalend: hoe word ik vrijwilliger, wanneer is de volgende infosessie, waar betaal ik mijn lidgeld, hoe kan ik een gift doen. Het antwoord staat op de website of in een eerdere mail. Toch schrijft iemand het telkens opnieuw, en bij een drukke periode, zoals een campagne of een actie, blijven mails dagen liggen.
Het gevoelige is dat een mailbox van een sociale organisatie soms een bericht bevat dat niet kan wachten. Een persoon die dringend hulp zoekt, een melding van een probleem bij een activiteit, een klacht over een vrijwilliger. Zo'n mail staat tussen tientallen andere. Daarom moet het sorteren eerst zorgen dat die berichten niet verdwijnen.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Categorieën volgens jullie werking
We stellen samen de categorieën op: lidmaatschap, vrijwilligers, activiteiten, giften, partners en pers, hulpvraag, klacht of melding, overig. Elke nieuwe mail krijgt een categorie en een eigenaar, bijvoorbeeld de coördinator vrijwilligers.
- 02
Dringende mails direct doorgeven
Mails die op een hulpvraag, een melding of een klacht lijken, worden niet beantwoord door de automatisering. Ze krijgen een label en gaan meteen als melding naar een persoon die jullie aanduiden, ook buiten de kantooruren indien gewenst.
- 03
Koppelen aan lid of vrijwilliger
Op basis van afzender of naam wordt de mail gekoppeld aan het lid of de vrijwilliger in jullie ledenlijst of CRM. Bij twijfel wordt niets gekoppeld. De coördinator ziet bij het antwoord wat er al is gebeurd.
- 04
Concept op basis van jullie teksten
Voor vaste vragen stelt een taalmodel een antwoord op uit teksten die het bestuur of de coördinator heeft goedgekeurd, zoals hoe je vrijwilliger wordt of waar je lidgeld betaalt. Het concept staat klaar voor de juiste persoon, in jullie toon.
- 05
Opvolging en overzicht
Een mail die na een afgesproken termijn onbeantwoord is, komt terug bij de eigenaar. Bij verlof of ziekte kan een collega of vrijwilliger de lijst overnemen, want het overzicht staat niet in een persoonlijke mailbox.
Een voorbeeld
Voorbeeld: een mailbox na een oproep voor vrijwilligers
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie. Na een oproep op sociale media ontvangt een vzw op twee dagen veertig mails. In het voorbeeld zijn 26 mensen geïnteresseerd om vrijwilliger te worden, tien vragen naar een activiteit, drie zijn partners en één is een mail van iemand die dringend hulp zoekt. Voor de eerste 36 staat een concept klaar, de partners gaan naar de coördinator en de hulpvraag gaat meteen als melding naar de aangeduide persoon. De aantallen zijn aannames om de werking te tonen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Alle antwoorden zijn concepten tot iemand ze verstuurt. Dat blijft standaard zo voor offertes, prijzen, klachten en alles waarin een toezegging staat. Voor heel vaste antwoorden, zoals openingsuren, kunnen jullie later kiezen om die automatisch te laten versturen. Dat beslissen jullie per categorie.
Werkt met
Meer voor vzw's en sociale organisaties
Veelgestelde vragen
Die wordt niet door de automatisering beantwoord. Ze krijgt een label en gaat meteen als melding naar de persoon die jullie hebben aangeduid. Wat voor jullie een hulpvraag is, leggen we samen vast. Twijfelt het systeem, dan behandelt het de mail als dringend.
Ja. De mails staan met categorie en eigenaar in een gedeeld overzicht. Wie toegang krijgt tot welke categorie, bepalen jullie. Gevoelige categorieën kunnen beperkt blijven tot enkele personen.
De automatisering leest alleen de mailboxen die jullie koppelen. De toegang loopt via jullie eigen account en kan je op elk moment intrekken. Hoe de tekst wordt verwerkt, leggen we vooraf vast in een verwerkersovereenkomst. Voor mailboxen met gevoelige berichten bekijken we eerst of koppelen nodig is.
De kosten hangen af van het aantal categorieën en koppelingen. Na de scan van een halve dag krijg je een voorstel op maat met de prijs, en de scan wordt verrekend bij een bestelling binnen 30 dagen. Hosting, opvolging en onderhoud vallen daarna onder een maandelijks beheerbedrag.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.