Architectenbureaus
Mails van bouwheren, aannemers en gemeenten sorteren op een architectenbureau
Elke mail wordt aan een dossier gekoppeld en op type gesorteerd. Dringende vragen van de werf gaan meteen naar de projectleider en standaardantwoorden staan als concept klaar.
Hoe het nu gaat
Een architectenbureau krijgt per dag mail die over veel dossiers tegelijk gaat. Een bouwheer vraagt of de vergunning al binnen is. Een aannemer wil weten welke tegel op de detailtekening van de badkamer staat. De gemeente vraagt een aanvullend stuk bij een aanvraag. Een leverancier van buitenschrijnwerk stuurt een nieuwe offerte, en daartussen zitten een nieuwsbrief en een stagiair die solliciteert.
In de gedeelde mailbox leest iedereen mee of niemand consequent. Een vraag van een aannemer die op de werf staat en niet verder kan, blijft vier uur liggen omdat de projectleider bij een andere bouwheer zit en de collega's denken dat het voor hem is. Een bouwheer die twee keer vraagt waar zijn dossier staat, wordt onrustig, ook als er niets mis is.
Veel antwoorden zijn bijna hetzelfde: een ontvangstbevestiging, een afspraak voor een werfbezoek, de vraag naar een ontbrekend stuk, de stand van de aanvraag. De lastige vragen, zoals een afwijking op de detailtekening, horen bij een architect.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Koppelen aan dossier en type
Elke mail wordt gekoppeld aan een dossier via adres, dossiernummer of naam van de bouwheer, en krijgt een type: vraag van de werf, stand van zaken, gevraagd stuk, offerte, administratief of overig. Een kopie komt in de map van het dossier, zodat een vervanger de geschiedenis ziet.
- 02
Dringende werfvragen doorzetten
Vragen van aannemers op de werf gaan als Teams-bericht of melding naar de projectleider van dat dossier. Is er na een termijn die jullie kiezen, bijvoorbeeld een uur, geen reactie, dan gaat het naar de plaatsvervanger.
- 03
Concepten voor standaardvragen
Voor ontvangstbevestigingen, afspraken en de stand van de aanvraag stelt de automatisering een antwoord op in jullie toon, met gegevens uit het dossier zoals de volgende werfvergadering uit de agenda. Het antwoord staat als concept in de mailbox van de projectleider.
- 04
Gevoelige mails apart
Een mail die over een klacht, een geschil of een aansprakelijkheid lijkt te gaan, krijgt geen concept en gaat rechtstreeks naar de partner. Reclame en nieuwsbrieven gaan naar een aparte map en worden nooit verwijderd.
- 05
Wekelijkse lijst van wat blijft liggen
Elke maandag krijgt de partner een lijst van mails die langer dan twee werkdagen op een antwoord wachten, per projectleider. Zo blijft er geen vraag hangen die niemand als de zijne ziet.
Een voorbeeld
Voorbeeld: een dinsdagochtend met veertien mails
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie. Op een dinsdagochtend komen er veertien mails binnen in de gedeelde mailbox van een bureau. Eén ervan komt van een aannemer die op de werf wacht op de maat van een raamopening. Die gaat meteen als bericht naar de projectleider. Twee bouwheren vragen naar de stand van hun aanvraag: voor beide staat een concept klaar met de datum van de indiening uit het dossier. Een mail van de gemeente met een aanvullend stuk gaat naar de projectleider met de vraag welk stuk ontbreekt. De overige negen zijn leveranciersreclame, een nieuwsbrief en administratie en landen in hun map.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Alle antwoorden zijn concepten tot iemand ze verstuurt. Dat blijft standaard zo voor offertes, prijzen, klachten en alles waarin een toezegging staat. Voor heel vaste antwoorden, zoals openingsuren, kunnen jullie later kiezen om die automatisch te laten versturen. Dat beslissen jullie per categorie.
Werkt met
Meer voor architectenbureaus
Veelgestelde vragen
Nee. Ze zet concepten klaar in de mailbox van de projectleider. Die leest, past aan en verstuurt. Een uitzondering zoals een neutrale ontvangstbevestiging kan alleen als jullie dat uitdrukkelijk kiezen.
Via het dossiernummer, het adres, de naam van de bouwheer en eerdere correspondentie met dezelfde afzender. Bij twijfel komt de mail op een lijst die de projectleider in één klik toewijst. Nieuwe dossiers worden bij het aanmaken toegevoegd.
Die gaat naar een aparte map en wordt niet verwijderd. Jullie beslissen later of een bepaalde afzender voortaan helemaal wordt overgeslagen.
Ja. Klachten, geschillen en alles van de verzekeraar of een advocaat kunnen op een vaste lijst staan die altijd rechtstreeks naar een partner gaat. Je kunt de lijst zelf aanvullen als je merkt dat iets ontbreekt.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.