Webshops
De info-mailbox van een webshop sorteren en beantwoorden
De info-mailbox van een webshop wordt gesorteerd op klant, leverancier, B2B-aanvraag, samenwerking en systeemmelding. Elke categorie gaat naar de juiste persoon, met een concept waar dat kan.
Hoe het nu gaat
In de info-mailbox van een webshop komt veel meer binnen dan klantvragen. Er zijn aanvragen van winkels die willen doorverkopen, voorstellen van influencers en bureaus, offertes van leveranciers, facturen, meldingen van Shopify, Mollie of de koerier, en een groot aantal berichten die enkel reclame zijn of op phishing lijken. Meestal leest de eigenaar of een medewerker alles en beslist per mail wat ermee gebeurt.
Het gevolg is dat de belangrijke mails niet opvallen. Een vraag van een winkel die tweehonderd stuks wil bestellen blijft drie dagen liggen tussen de vragen over bestellingen. Een melding dat een betaalaccount aandacht vraagt, wordt gelezen als routine. Een factuur belandt in de verkeerde map en ontbreekt op het einde van het kwartaal. En in drukke periodes verdwijnt de mailbox gewoon uit beeld.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Categorieën en eigenaars afspreken
We bepalen met jullie de categorieën die bij een webshop passen: klantvraag, B2B-aanvraag, leverancier, factuur, samenwerking, systeemmelding en overig. Elke categorie krijgt een eigenaar en een antwoordtermijn.
- 02
Sorteren en doorsturen
Elke binnenkomende mail krijgt een categorie. Klantvragen gaan naar de klantenservice, B2B-aanvragen naar de verkoper met een korte samenvatting, facturen naar het factuurmailadres, en reclame en phishing worden opgeruimd of in quarantaine gezet. Wat de eigenaar nooit mag missen, zoals een geblokkeerde betaling of een account in gevaar, wordt meteen gemeld.
- 03
Concept waar dat kan
Voor veelvoorkomende mails stelt de automatisering een antwoord op, zoals een eerste reactie op een B2B-aanvraag met de vraag naar hoeveelheden en een prijslijst. Een medewerker leest en verstuurt. Meldingen en samenwerkingsvoorstellen krijgen geen automatisch antwoord.
- 04
Maandelijks nazicht
Elke maand bekijken we welke mails verkeerd gesorteerd zijn en passen we de regels aan. Zo blijft de sortering passen bij wat jullie echt ontvangen.
Een voorbeeld
Voorbeeld: een info-mailbox met 80 mails per dag
Dit voorbeeld is verzonnen en dient als illustratie, het is geen resultaat bij een shop. Stel dat een shop op een gewone dag 80 mails krijgt: 30 klantvragen, 6 B2B-aanvragen en samenwerkingsvoorstellen, 9 leveranciers en facturen, 7 systeemmeldingen en 28 reclame- of phishingberichten. De klantvragen gaan naar de klantenservice, de 6 aanvragen naar de eigenaar met een samenvatting, de facturen naar het factuurmailadres, en de reclame is opgeruimd. De ene melding over een betaalaccount staat bovenaan. De echte verdeling hangt af van de shop.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Alle antwoorden zijn concepten tot iemand ze verstuurt. Dat blijft standaard zo voor offertes, prijzen, klachten en alles waarin een toezegging staat. Voor heel vaste antwoorden, zoals openingsuren, kunnen jullie later kiezen om die automatisch te laten versturen. Dat beslissen jullie per categorie.
Werkt met
Meer voor webshops
Veelgestelde vragen
Een medewerker kan de categorie wijzigen. We gebruiken die correcties tijdens het maandelijks nazicht om de regels te verbeteren. Mails die het systeem niet kan indelen, blijven zichtbaar in een eigen map in plaats van verloren te gaan.
Dit is de eerste stap: de mailbox sorteren, zodat elke mail bij de juiste persoon terechtkomt. Het beantwoorden van klantvragen over bestellingen is een aparte automatisering die daarop aansluit en de bestelling uit de shop erbij zoekt. Jullie kunnen met één van de twee beginnen.
Verdachte mails kunnen herkend en apart gezet worden, maar we beloven geen volledige bescherming. De mailprovider heeft daarvoor eigen filters. Een mail die op een melding van Shopify of Mollie lijkt, laat de automatisering nooit zomaar een link volgen of een betaling doen.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.