Tuinaanleg en groenonderhoud
Aanvragen voor tuinontwerp en onderhoud opvolgen voor tuinaannemers
Aanvragen voor tuinaanleg en onderhoud worden geregistreerd, op werkgebied gecontroleerd en opgevolgd tot het plaatsbezoek is ingepland. De zaakvoerder voert de gesprekken.
Hoe het nu gaat
Aanvragen voor een tuin komen in golven. Wanneer de zon doorbreekt in maart, staan het formulier, de mailbox en de voicemail vol. Mensen beschrijven hun tuin op verschillende manieren: een foto van een kale achtertuin met de vraag naar een prijs, een lijst met wensen of een telefoontje met een vraag om langs te komen. Soms komen aanvragen van een architect, een bouwbedrijf of een syndicus, met een bijlage en een deadline.
De tuinaannemer staat de hele dag op werven en leest de aanvragen 's avonds. Tegen die tijd heeft de klant vaak al twee andere aannemers aangeschreven. Een aanvraag van iemand buiten het werkgebied of voor een project dat te klein is, kost bijna evenveel tijd om af te handelen als een gewone aanvraag, omdat iemand moet antwoorden dat het niet kan.
Na het plaatsbezoek volgt de offerte, en na de offerte stilte. Weinig aannemers bellen na om te vragen of de klant een beslissing heeft genomen. Een aanvraag in het najaar voor werken in het voorjaar blijft een half jaar liggen en niemand weet nog wat er is afgesproken.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Elke aanvraag in het CRM
Aanvragen via het formulier, mail of WhatsApp Business worden herkend en als contact in jullie CRM gezet: naam, adres, soort tuin, wat de klant wil, een geschatte oppervlakte, een budgetkeuze als de klant die wil geven en foto's. Een aanvraag van dezelfde klant komt op hetzelfde contact terecht.
- 02
Werkgebied en soort werk controleren
Het systeem vergelijkt de postcode met het werkgebied dat jullie opgeven. Valt de aanvraag erbuiten of gaat ze over een soort werk dat jullie niet doen, dan staat er een beleefd antwoord klaar, dat jullie vooraf goedkeuren. Voor aanvragen die twijfelachtig zijn, beslist de zaakvoerder.
- 03
Een voorstel voor het plaatsbezoek
De klant krijgt een bevestiging met twee of drie momenten voor een plaatsbezoek. Kiest hij er één, dan komt dat in de agenda van de zaakvoerder met adres en foto's. De dag voordien volgt een herinnering. Reageert hij niet, dan staat na twee dagen een tweede bericht klaar.
- 04
Opvolging na het bezoek en de offerte
Na het bezoek wordt de status van de aanvraag bijgewerkt. Is de offerte verstuurd, dan komt er na een termijn naar keuze een herinnering voor de zaakvoerder om te bellen. Aanvragen voor volgend seizoen krijgen een datum waarop ze weer bovenaan komen.
Een voorbeeld
Voorbeeld: de aanvragen van de eerste zonnige weken bij een aannemer met een ploeg van vier
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. Stel dat een aannemer in maart en april ongeveer zestig aanvragen krijgt. In het voorbeeld krijgen alle aanvragers de volgende ochtend een bevestiging met drie momenten voor een plaatsbezoek. Zes aanvragen komen van buiten het werkgebied en krijgen een beleefd antwoord. Wie na de offerte niet reageert, staat na een week op de lijst van de zaakvoerder. Een aanvraag voor het najaar krijgt een datum in augustus. De getallen zijn aannames om de werking te tonen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Berichten naar leads zijn concepten tot een verkoper ze verstuurt. Alleen een korte ontvangstbevestiging, waarvan jullie de tekst vooraf goedkeuren, kan automatisch uitgaan. Wie een lead krijgt, welke deals worden opgevolgd en wat er in een offerte komt, beslissen jullie verkopers.
Meer voor hoveniers en tuinaannemers
Veelgestelde vragen
Het kan een aanvraag buiten het werkgebied een beleefd antwoord sturen, als jullie dat vooraf hebben goedgekeurd. Voor aanvragen die twijfelachtig zijn, bijvoorbeeld een klein project of een onduidelijke omschrijving, beslist de zaakvoerder.
Nee. De bevestiging noemt geen bedragen. Prijzen komen pas in de offerte, na het plaatsbezoek. Zo wordt een richtprijs uit een formulier later niet als afspraak gelezen.
Er moet een plaats zijn waar aanvragen staan, met een status. Dat kan een CRM zijn zoals HubSpot, Pipedrive of Teamleader. Voor een kleine aannemer kan ook een lijst in Google Sheets volstaan. In de scan bekijken we wat past bij het aantal aanvragen dat jullie krijgen.
Die kunnen een apart label krijgen, bijvoorbeeld op basis van het mailadres of het formulier. Ze gaan dan direct naar de zaakvoerder en krijgen geen standaardreeks. Zo'n relatie vraagt meestal een persoonlijk antwoord.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.