Tuinaanleg en groenonderhoud
Werkbonnen en uren van tuinploegen per werf registreren
Ploegen geven uren, machines en materiaal per werf door op hun gsm. Daaruit ontstaan een werkbon voor de klant, een weekoverzicht van uren en een factuurvoorstel.
Hoe het nu gaat
Een tuinaannemer heeft meerdere ploegen op verschillende plaatsen. Een ploeg legt een terras aan, een andere maait een reeks tuinen, een derde snoeit bij een bedrijf. De ploegleider noteert op papier of in een berichtje hoeveel mannen er waren, hoeveel uur ze gewerkt hebben, welke machine ze gebruikten en hoeveel zakken compost of kubieke meter zand er nodig waren. Het blad belandt in de camionette of in de broekzak en wordt een paar dagen later aan de zaakvoerder bezorgd.
Aan het einde van de week zet iemand die gegevens om in een urenoverzicht voor de loonadministratie en in een factuur. Is de afspraak met de klant een vaste prijs, dan is de vraag of de uren de offerte overschrijden. Is het een regiewerk, dan hangt de factuur af van de ingevulde uren en materialen. Een vergeten uur, een zak materiaal die niet is genoteerd of een machine die niet is aangerekend, verdwijnt in het verschil tussen wat er is gedaan en wat er is gefactureerd.
Bij onderhoudsrondes komt daar nog iets bij. Een ploeg passeert bij twintig klanten per week, elk met een vast bezoek. Of het bezoek is gedaan, wat er extra is gebeurd en of de klant iets heeft gevraagd, staat op een lijst in de camionette.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Een formulier op de gsm van de ploegleider
De ploegleider kiest de werf of de klant uit een lijst en geeft in een paar velden door hoeveel mensen er waren, hoeveel uur, welke machines, welk materiaal en een opmerking. Foto's van het resultaat of van een probleem kunnen erbij. Of het formulier ook offline werkt, hangt af van de gekozen tool. Dat bekijken we in de scan.
- 02
Een werkbon voor de klant
Uit de ingevoerde gegevens ontstaat een werkbon in jullie opmaak, met datum, uitgevoerde werken, gebruikt materiaal en uren. Bij onderhoudsrondes volstaat een korte bon of een bevestigingsbericht. Op vraag van jullie kan de klant de werkbon tekenen of goedkeuren.
- 03
Uren per ploeg en per werf
Elke week verzamelt het systeem de uren in een overzicht per medewerker en per werf. Dat overzicht kan naar het sociaal secretariaat, en per werf vergelijkt het de gemaakte uren met de uren in de offerte. Een werf die de raming overschrijdt, krijgt een melding naar de zaakvoerder.
- 04
Een factuurvoorstel
Voor regiewerken en meerwerk maakt het systeem een factuurvoorstel in Teamleader, Odoo of Exact Online, met de uren, machines en materialen uit de werkbonnen en de prijzen uit jullie lijst. De zaakvoerder controleert het voorstel voor het wordt verstuurd.
Een voorbeeld
Voorbeeld: een week met twee ploegen en een aanleg op regie
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. Stel dat een aannemer twee ploegen heeft: een voor een aanleg bij een particulier, op regie, en een voor onderhoudsrondes bij ongeveer twintig klanten. In het voorbeeld geeft de ploegleider van de aanleg elke dag uren, een minigraver en drie ton zand door. Aan het einde van de week staat een factuurvoorstel klaar met die gegevens. De ploeg van het onderhoud geeft per klant aan of het bezoek is gebeurd. Een klant bij wie twee weken op rij niemand is langsgekomen, staat op de lijst van de zaakvoerder. De getallen zijn aannames om de werking te tonen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Een urenstaat wordt pas definitief nadat de verantwoordelijke ze goedkeurt, en een factuur blijft een concept tot iemand ze verstuurt. Foute uren corrigeer je op de urenstaat zelf. Loonberekening en aangiftes blijven bij jullie sociaal secretariaat; wij bereiden alleen de aanlevering voor.
Meer voor hoveniers en tuinaannemers
Veelgestelde vragen
Alleen de ploegleider hoeft het formulier in te vullen, met een gsm van de zaak of zijn eigen toestel. Heeft een ploeg geen eigen toestel, dan kan de zaakvoerder de uren aan het einde van de dag zelf invoeren. We bekijken in de scan wat in jullie ploegen werkbaar is.
Per werf noteren we de geraamde uren uit de offerte. De gemaakte uren komen uit de werkbonnen. Het overzicht toont het verschil en geeft een melding wanneer het een grens overschrijdt die jullie kiezen. Het systeem past de prijs voor de klant niet aan.
Nee. Het systeem maakt een urenoverzicht dat jullie aan het sociaal secretariaat doorgeven. De berekening van lonen, toeslagen en de aangiftes blijven bij het sociaal secretariaat.
Hij of de zaakvoerder kan een bon corrigeren zolang de week niet is afgesloten. Elke wijziging wordt bewaard, zodat duidelijk blijft wie wat heeft aangepast. Ontbrekende velden, zoals een werf waarvoor geen uren zijn ingevuld, worden gemeld voor het weekoverzicht wordt gemaakt.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.