Reisvoorstellen en offertes opmaken voor reisbureaus

Een reisaanvraag begint met een korte vraag: een gezin zoekt in de zomer twee weken zon, een koppel wil in het voorjaar een rondreis, een bedrijf wil een groepsreis voor twintig mensen. Een reisadviseur zoekt dan opties bij tour operators en andere leveranciers, vergelijkt, en stelt een voorstel samen. Een voorstel bevat meestal vluchten, een of meer hotels, transfers, excursies, een verzekering als optie en een totaalprijs, met uitleg per onderdeel.

Het zoeken doet de reisadviseur in de systemen van de leveranciers. Wat daarna volgt, is administratief: de gekozen onderdelen overtypen in een document of mail, de totaalprijs berekenen met de dossierkost van het bureau, de reizigers en hun leeftijden noteren, de standaardtekst over inbegrepen en niet-inbegrepen onderdelen toevoegen en een geldigheidsdatum zetten. Prijzen en beschikbaarheid bij leveranciers veranderen, en een voorstel dat te lang ligt, klopt niet meer.

Fouten zitten in details. Een kind van 11 jaar wordt als volwassene berekend, een vertrekdatum staat een dag verkeerd of een optie voor een hotel is verlopen terwijl het voorstel nog openstaat. Daarnaast vergelijkt de klant dezelfde reis bij meerdere bureaus. Een voorstel dat twee dagen later komt, wordt zelden meer beantwoord.

Een offerte verlaat het bedrijf nooit zonder dat iemand ze heeft nagelezen en op verzenden heeft gedrukt. Prijzen komen uit jullie eigen lijst. Waar geen prijs bestaat vult de automatisering niets in, maar markeert ze de regel. Kortingen buiten de afgesproken regels blijven een beslissing van jullie.