Reisbureaus
Reisaanvragen opvolgen voor reisbureaus
Aanvragen via website, mail, sociale media en beurzen komen in het CRM met bestemming, periode en reizigers. Elke aanvraag krijgt een reisadviseur en een opvolgmoment na het voorstel.
Hoe het nu gaat
Reisaanvragen komen van veel kanten. Een formulier op de website, een bericht op sociale media, een bezoek in de winkel, een mail na een beurs of een aanvraag via een partner. Meestal is de aanvraag vaag: een bestemming en een ruime periode, soms met een budget. Een klant vraagt hetzelfde aan drie bureaus en kiest het bureau dat het eerst een concreet voorstel doet. De reisadviseurs die zelf klanten ontvangen, hebben weinig tijd om tussendoor aanvragen op te volgen.
De drukte is seizoensgebonden. Na de feestdagen en bij het begin van de lente komt veel aanvraag tegelijk. Wie tijdens die weken niet snel reageert, verliest klanten die later bij een ander bureau boeken. Daarna volgt de opvolging van voorstellen. Een klant die niet reageert, wordt maar zelden opnieuw gecontacteerd, omdat niemand bijhoudt welke voorstellen openstaan.
Wat ook verloren gaat, is de klant na de reis. Een gezin dat tevreden terugkomt, boekt vaak opnieuw, maar het bureau contacteert het niet op het moment dat het volgend jaar plant. Een lead zonder opvolgmoment verdwijnt, en wie ze was, weet na een jaar niemand meer.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Alle aanvragen in het CRM
Formulieren, mails en berichten worden omgezet in een aanvraag in HubSpot, Teamleader of het pakket dat jullie kiezen, met bestemming, periode, aantal reizigers, budget en bron. Bestaande klanten worden herkend op e-mailadres of naam.
- 02
Toewijzen aan een adviseur
Elke aanvraag gaat naar een reisadviseur volgens regels die jullie bepalen, bijvoorbeeld op bestemming, type reis of taal. De klant krijgt een ontvangstbevestiging met de termijn waarbinnen het bureau terugkomt.
- 03
Opvolging van het voorstel
Na het versturen van een voorstel start een termijn die jullie kiezen. Is er geen reactie, dan staat een taak of een concept van een opvolgbericht klaar, via mail of WhatsApp Business. Het CRM toont de status: nieuw, voorstel verstuurd, geboekt of verloren.
- 04
Reden van verlies
Boekt de klant elders of schrapt hij de reis, dan noteert de adviseur de reden uit een korte lijst. Op termijn zie je waarom voorstellen niet doorgaan, bijvoorbeeld door prijs of timing.
- 05
Terugkerende klanten
Na een reis kunnen jullie een bericht laten klaarzetten op een moment dat jullie kiezen, bijvoorbeeld enkele maanden voor de periode waarin de klant vorig jaar boekte. De adviseur beslist of hij het verstuurt.
Een voorbeeld
Voorbeeld: aanvragen in de eerste weken van januari
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie. In de eerste twee weken van januari ontvangt een bureau met vier adviseurs zestig reisaanvragen. In het voorbeeld krijgen ze allemaal een ontvangstbevestiging en een adviseur volgens bestemming. Voor twintig voorstellen die na vijf dagen niet beantwoord zijn, staat een herinnering klaar. De adviseurs sturen er veertien, en vier klanten reageren. De aantallen zijn aannames om de werking te tonen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Berichten naar leads zijn concepten tot een verkoper ze verstuurt. Alleen een korte ontvangstbevestiging, waarvan jullie de tekst vooraf goedkeuren, kan automatisch uitgaan. Wie een lead krijgt, welke deals worden opgevolgd en wat er in een offerte komt, beslissen jullie verkopers.
Meer voor reisbureaus
Veelgestelde vragen
Nee. Het voorstel stelt de reisadviseur samen. De automatisering zorgt voor de ontvangst, de toewijzing en de opvolging. Voor een voorstel zelf is er een aparte automatisering.
Elke aanvraag krijgt een bron en een eindstatus. Na enkele maanden toont een overzicht hoeveel aanvragen elk kanaal opleverde en hoeveel daarvan werden geboekt. Wat daar de conclusie uit is, bepaalt het bureau.
Dat hangt af van de toestemming die jullie hebben gekregen en van het soort bericht. We leggen in de scan vast welke berichten jullie willen sturen en op welke toestemming ze gebaseerd zijn. Een bericht gaat niet uit zonder dat een persoon het goedkeurt.
Wat het kost, hangt af van het aantal bronnen en regels. Na de scan van een halve dag krijg je een voorstel op maat met de prijs, en de scan wordt verrekend bij een bestelling binnen 30 dagen. Daarbovenop komt een maandelijks beheerbedrag voor hosting, opvolging en onderhoud.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.