Groothandel
Offertes opmaken voor groothandels: van prijsaanvraag naar offerte
Een prijsaanvraag per mail of Excel wordt omgezet naar een offerte met klantprijzen, staffels, voorraad en levertijd. De verkoper controleert elke lijn die niet duidelijk is.
Hoe het nu gaat
Bij een groothandel komt een prijsaanvraag vaak als een lijst van veertig tot tachtig lijnen: een aannemer, installateur of winkel stuurt een Excel of een pdf met zijn eigen referenties en omschrijvingen. De verkoper zoekt elk artikel in het ERP, past de prijs aan op basis van de afspraken met die klant, kijkt of er staffelkorting of een minimumafname geldt, controleert de voorraad en de levertijd en maakt er een offerte van. Voor een grote lijst gaat een halve dag voorbij, en dan is de klant al bij een concurrent.
Er zijn ook andere valkuilen. Klantspecifieke prijzen staan verspreid over prijslijsten, mails en Excel-bladen. Verkopers werken met een oude prijs omdat de leverancier net zijn tarief gewijzigd heeft. Verpakkingseenheden worden door elkaar gehaald, zoals stuk, doos of pallet. Transportkosten per zone en een minimum voor franco levering worden vergeten. De offerte vermeldt geen geldigheidsduur, en bij de bestelling blijkt dat de marge lager is dan bedoeld.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Aanvraag inlezen
De lijst uit de mail of de bijlage wordt ingelezen, met referentie, omschrijving, hoeveelheid en eenheid van de klant. Aanvragen in vrije tekst worden ook verwerkt, maar die vragen vaker een controle.
- 02
Artikelen koppelen aan jullie assortiment
Elke lijn wordt gekoppeld aan een artikel in jullie ERP, op basis van de referentie, het EAN-nummer of de omschrijving. Voor terugkerende klanten onthoudt het systeem hun eigen referenties. Lijnen met meer dan één mogelijk artikel, of geen enkel, worden gemarkeerd.
- 03
Prijs, staffel, voorraad en levertijd
Per lijn wordt de prijs bepaald op basis van de afspraken met deze klant en de staffels, met de huidige voorraad en de verwachte levertijd erbij. Een lijn onder een door jullie ingestelde marge wordt niet voorgesteld maar voorgelegd.
- 04
Controle door de verkoper
De verkoper krijgt een concept in jullie huisstijl met de gemarkeerde lijnen bovenaan. Hij past aan, keurt goed en verstuurt. De offerte krijgt een geldigheidsduur, en na een afgesproken aantal dagen volgt een opvolgmail of een taak.
Een voorbeeld
Voorbeeld: een prijsaanvraag van 60 lijnen van een installateur
Dit voorbeeld is verzonnen en dient als illustratie, het is geen resultaat bij een klant. Stel dat een installateur een Excel van 60 lijnen stuurt, met zijn eigen referenties. Een verkoper heeft daar nu gemiddeld drie uur voor nodig. Stel dat van de 60 lijnen er 49 meteen gekoppeld worden aan een artikel met klantprijs en levertijd, en dat 11 lijnen gemarkeerd zijn: 6 zonder duidelijke match, 3 onder de margedrempel en 2 zonder voorraad. De verkoper begint met de 11 lijnen, kijkt de rest na en verstuurt de offerte. In dat voorbeeld wordt het werk gericht op de lijnen waar een beslissing nodig is. De echte verdeling hangt af van jullie assortiment en klanten.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Een offerte verlaat het bedrijf nooit zonder dat iemand ze heeft nagelezen en op verzenden heeft gedrukt. Prijzen komen uit jullie eigen lijst. Waar geen prijs bestaat vult de automatisering niets in, maar markeert ze de regel. Kortingen buiten de afgesproken regels blijven een beslissing van jullie.
Meer voor groothandels
Offertes opmaken in andere sectoren
- Architectenbureaus
- Productiebedrijven
- Verhuisbedrijven
- Evenementen en catering
- Marketing- en communicatiebureaus
- Reisbureaus
- Garages en autobedrijven
- Bouw en renovatie
- Installateurs
- Interieur en keukenbouw
- Drukkerijen en signalisatie
- Schilders en afwerkingsbedrijven
- Schoonmaakbedrijven
- Tuinaanleg en groenonderhoud
Veelgestelde vragen
Nee, de verkoper keurt elke offerte goed voor ze vertrekt. Voor vaste klanten met eenvoudige afspraken kunnen jullie later kiezen om bepaalde offertes sneller te laten gaan, maar dat is een beslissing van jullie, geen standaardinstelling.
De lijn wordt gemarkeerd als zonder match, met eventuele suggesties uit jullie assortiment. De verkoper beslist of hij een alternatief aanbiedt, een leverancier aanspreekt of de lijn weglaat.
Ja, als ze ergens vastliggen, in het ERP of in een bestand. Staan ze alleen in het hoofd van de verkoper, dan helpt de scan om ze eerst op papier te zetten, want automatiseren zonder duidelijke regels schiet zijn doel voorbij.
Mogelijk, afhankelijk van jullie pakket en licentie. Als er een koppeling bestaat, komt de offerte als concept in het pakket. Zo niet, dan kan een offerte als bestand klaargezet worden. Wat past, kijken we in de scan na.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.