Groothandel
Verkoop- en margerapportering voor groothandels automatiseren
Omzet, marge, voorraad en openstaande facturen komen wekelijks uit het ERP in één vast rapport. Signalen wijzen op trage lopers, lage marges en klanten die achterblijven.
Hoe het nu gaat
Een zaakvoerder of verkoopleider van een groothandel wil weekcijfers zien: omzet per productgroep, per klant en per vertegenwoordiger, marge, voorraadwaarde, omloopsnelheid, trage lopers, openstaande facturen en prijsevolutie bij de belangrijkste leveranciers. Meestal bouwt iemand van de administratie die elke maandagochtend. Hij exporteert uit het ERP, vult draaitabellen aan, plakt cijfers in een presentatie en mailt ze rond.
Het levert verschillen op die niemand kan verklaren. Twee exports gebruiken niet dezelfde filters, een draaitabel werd niet ververst, of de marge is berekend vóór de transportkosten en daarna niet meer. De vertegenwoordiger heeft zijn eigen overzicht met andere totalen. Trage lopers worden pas opgemerkt wanneer de inventaris wordt opgemaakt, en een klant die geleidelijk minder bestelt, valt pas op wanneer de omzet over een jaar is gedaald.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Tien cijfers en hun definities vastleggen
We beginnen met een korte lijst: welke cijfers, per welke indeling en volgens welke definitie. Omzet vóór of na korting, marge vóór of na transport, voorraadwaarde tegen gemiddelde of laatste inkoopprijs. Dit gesprek neemt een groot deel van het werk in, want het ontbreken van een definitie veroorzaakt de verschillen.
- 02
Gegevens ophalen op een vast moment
Elke week haalt de automatisering de gegevens op uit het ERP of de boekhouding, met dezelfde filters, en berekent ze op één plaats. Gegevens uit Excel-bestanden, zoals targets of afspraken met leveranciers, kunnen erbij.
- 03
Signalen toevoegen
Het rapport markeert wat opvalt: artikelen zonder beweging in de afgelopen zes maanden, producten met een marge onder een grens die jullie bepalen, klanten waarvan de bestellingen met een bepaald percentage dalen ten opzichte van vorig jaar, en facturen die lang openstaan.
- 04
Verzenden na nazicht
Een verantwoordelijke leest het rapport de eerste weken en keurt het goed voor het naar de zaakvoerder en verkoopleider gaat. Daarna kunnen jullie kiezen of het automatisch vertrekt en alleen bij afwijkingen een controle vraagt.
Een voorbeeld
Voorbeeld: een wekelijks rapport voor een groothandel met 3000 artikelen
Dit voorbeeld is verzonnen en dient als illustratie, het is geen resultaat bij een klant. Stel dat een medewerker elke maandag twee uur nodig heeft om exports samen te voegen en cijfers op te maken voor de zaakvoerder en vier verkopers. Met de automatisering staat het rapport maandagochtend klaar. Bovenaan staan de signalen: 40 artikelen zonder beweging sinds zes maanden, 12 producten onder de margegrens en 5 klanten die duidelijk minder bestellen dan vorig jaar. De medewerker besteedt de eerste weken een halfuur aan nazicht en spreekt daarna de signalen door met de verkopers. De echte cijfers hangen af van jullie assortiment en bepalen we in de scan.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Rapporten gaan standaard naar mensen binnen het bedrijf. Een rapport voor externen, zoals een bank of aandeelhouders, gaat eerst naar een verantwoordelijke ter controle. De toelichting beperkt zich tot wat in de cijfers staat. Interpretatie en beslissingen blijven bij jullie, en wijzigingen aan definities gebeuren op jullie vraag.
Meer voor groothandels
Veelgestelde vragen
Dat kan, maar we beginnen meestal met een wekelijks rapport in vaste vorm, omdat daar de definities uit komen. Als die vastliggen en het rapport gelezen wordt, bouwen we een dashboard waar dat nuttig is.
Omdat dezelfde omzet of marge op meerdere manieren berekend kan worden. Zonder gekozen definitie krijgen twee mensen twee verschillende getallen. Eén definitie, die in het rapport vermeld staat, voorkomt de discussie.
Verkoopfacturen en -lijnen, inkoopprijzen en voorraad uit het ERP of de boekhouding. Soms komen daar bestanden bij, zoals targets of bonusakkoorden. Wat er in jullie pakket beschikbaar is, bekijken we in de scan.
Wie jullie kiezen. Een rapport met margegegevens gaat bijvoorbeeld naar de zaakvoerder en de verkoopleider, en een ander naar de vertegenwoordigers over hun eigen klanten. De ontvangers leggen we vast bij de afspraken.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.