Bouw en renovatie
Werkbonnen en uren automatiseren voor bouw- en renovatiebedrijven
De ploegbaas registreert uren, materiaal en meerwerk per werf op de telefoon. Het kantoor krijgt een weekoverzicht en een concept voor facturen in regie.
Hoe het nu gaat
Op een werf werken meestal twee tot zes man, soms met onderaannemers erbij. Op papier of via WhatsApp houden ze bij wie hoeveel uur aan welke werf heeft gewerkt, welk materiaal werd gebruikt en wat de klant extra heeft gevraagd. Een werkbon is vaak een blaadje in de bestelwagen, een foto in de groepsapp of een bericht van de ploegbaas op vrijdagavond.
Het kantoor, vaak de partner of een administratief medewerker, tikt die gegevens over aan het eind van de week of de maand. Daaruit komen de uren voor het sociaal secretariaat, de verdeling van kosten per werf en de factuur voor wat in regie is gewerkt. Wat ontbreekt, wordt nagebeld. Wat niet op papier stond, wordt niet gefactureerd: een extra stopcontact dat de klant ter plaatse vroeg, een halve dag extra werk door een verborgen gebrek.
Bij renovatie wordt het ingewikkelder omdat meerwerk niet in de oorspronkelijke offerte zit. Als de klant het mondeling goedkeurde en niemand het noteert, ontstaat discussie bij de eindafrekening. Daarnaast is het voor de zaakvoerder pas op het einde duidelijk of een werf winst of verlies heeft gemaakt, omdat uren en materiaal zo laat worden ingebracht.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Werkbon op de telefoon
Elke ploegbaas vult op de werf een korte werkbon op de telefoon in: datum, werf, wie er werkte en hoeveel uur, welk werk is gedaan, welk materiaal werd gebruikt en foto's. Heeft de klant iets extra gevraagd, dan vinkt hij meerwerk aan en beschrijft het.
- 02
Meerwerk apart opgevolgd
Meerwerk krijgt een eigen regel met omschrijving en geschatte prijs. De klant kan het akkoord ter plaatse bevestigen met een handtekening op het scherm of met een bericht per mail of WhatsApp. Het akkoord komt bij het dossier van de werf.
- 03
Overzicht per werf en per week
Het systeem telt uren en materiaal per werf op en toont de zaakvoerder per week hoeveel er is gewerkt en verbruikt, naast het bedrag in de offerte. Zo is een overschrijding zichtbaar terwijl de werf nog loopt.
- 04
Voorbereiding voor loon en facturatie
Aan het einde van de periode krijgt het kantoor een lijst met uren per werknemer in het formaat dat jullie sociaal secretariaat vraagt, en een concept voor de factuur van werk in regie en van meerwerk. De uren worden niet automatisch doorgegeven.
- 05
Nazicht door een persoon
De ploegbaas bevestigt zijn uren, het kantoor kijkt de lijst na en de zaakvoerder keurt facturen goed. Het systeem berekent geen lonen en stuurt niets naar het sociaal secretariaat tenzij een persoon dat doet.
Een voorbeeld
Voorbeeld: een werf met drie arbeiders en één meerwerk
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie. Op een renovatiewerf werken drie arbeiders een week. De ploegbaas vult elke dag een werkbon in met uren en materiaal. Op woensdag vraagt de klant om twee extra stopcontacten. De ploegbaas noteert het als meerwerk met een schatting van de materiaalkost en twee uur werk, en de klant bevestigt per bericht. Op vrijdag krijgt het kantoor een weekoverzicht per werknemer en per werf, een concept voor de factuur van het meerwerk en een uurlijst voor het sociaal secretariaat. De aantallen zijn verzonnen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Een urenstaat wordt pas definitief nadat de verantwoordelijke ze goedkeurt, en een factuur blijft een concept tot iemand ze verstuurt. Foute uren corrigeer je op de urenstaat zelf. Loonberekening en aangiftes blijven bij jullie sociaal secretariaat; wij bereiden alleen de aanlevering voor.
Meer voor bouw- en renovatiebedrijven
Veelgestelde vragen
Meestal volstaat een link naar een formulier in de browser van de telefoon, een app is dan niet nodig. Alleen de ploegbaas vult in. In de scan bekijken we met jullie ploegbazen wat in de praktijk haalbaar is, ook als de gsm op de werf weinig bereik heeft.
Nee. Het maakt een uurlijst per werknemer in het formaat dat jullie sociaal secretariaat vraagt. De loonberekening en de regels rond verlof en bouwverlof blijven bij het secretariaat.
Voor eigen personeel ja. Onderaannemers rekenen meestal af met hun eigen factuur. Wat zij in regie uitvoeren, kunnen we in een aparte regel vastleggen en vergelijken met hun factuur.
Nee. De verplichte aanwezigheidsregistratie voor bouwplaatsen, Checkin at Work, is een apart systeem met een eigen wettelijke functie. Onze werkbonnen registreren uren voor intern gebruik en facturatie. Of een koppeling zinvol is, bekijken we in de scan.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.