Bouw en renovatie
Offertes automatiseren voor bouw- en renovatiebedrijven
Na een plaatsbezoek ontstaat een concept-offerte met posten, hoeveelheden en prijzen uit jullie eigen prijslijst. De zaakvoerder of werfleider controleert en verstuurt.
Hoe het nu gaat
Een bouw- of renovatiebedrijf maakt een offerte meestal na een plaatsbezoek. De zaakvoerder of de werfleider meet op, neemt foto's, noteert wat de klant wil en wat hij zelf nodig acht, en maakt 's avonds thuis een offerte in Word of Excel. Bij een badkamerrenovatie, een dakwerk of een uitbreiding gaat dat over tientallen posten: afbraak, container, ruwbouw, elektriciteit, sanitair, tegelwerk, schilderwerk en afwerking, met per post hoeveelheden, eenheidsprijzen en uren.
Elke offerte begint vaak met een kopie van de vorige. Daardoor sluipen fouten binnen: een materiaalprijs van vorig jaar, een post voor puinafvoer of een container die ontbreekt, steigerhuur die vergeten is, het verkeerde btw-tarief voor de woning en de klant, of een lijn die klopte voor het vorige huis maar niet voor dit. Prijzen van onderaannemers en leveranciers moeten telkens worden opgevraagd of nagekeken.
Intussen wordt de offerte vaak laat verstuurd, omdat de zaakvoerder overdag op de werf staat. De klant vergelijkt ondertussen drie offertes en kiest wie het eerst en het duidelijkst antwoordt. Een offerte die na een week niet wordt opgevolgd, blijft vaak liggen, en niemand noteert waarom een werk niet doorging.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Plaatsbezoek in een vast formulier
De werfleider vult na het plaatsbezoek een formulier op de telefoon in, met de klant, het adres, de ruimtes, de maten, de gewenste afwerking en foto's. Wat hij mondeling aan de klant zei, zet hij in een vrij veld. Het formulier volgt de posten die jullie zelf gebruiken.
- 02
Concept uit jullie eigen prijslijst
De automatisering zet de ingevulde gegevens om in posten met hoeveelheden, uren en eenheidsprijzen uit de prijslijst die jullie ons geven, samen met jullie tekstblokken per post. Ze rekent het btw-tarief dat jullie voor dit type klant hanteren en zet er een vraag bij als de werfleider dat moet bevestigen.
- 03
Controle op ontbrekende posten
Het systeem vergelijkt het concept met jullie checklist per type werk, bijvoorbeeld container, steiger, bescherming van vloeren, opruiming en afwerking. Posten die ontbreken, verschijnen als vraag aan de werfleider; het systeem vult ze niet zelf in.
- 04
Nazicht en verzending
De zaakvoerder of werfleider leest het concept, past aan wat nodig is en verstuurt de offerte als pdf in jullie opmaak. Prijzen die niet uit de lijst komen, zoals een offerte van een onderaannemer, vult hij zelf in. Daarna komt de offerte in jullie map en in de lijst met verzonden offertes.
- 05
Opvolging na een week
Na het aantal dagen dat jullie kiezen, vertrekt een korte herinnering aan de klant. Reageert de klant met vragen over prijs of aanpassingen, dan komt het bij de zaakvoerder. Bij een afwijzing noteert het systeem de reden die de zaakvoerder opgeeft.
Een voorbeeld
Voorbeeld: een badkamerrenovatie met acht posten
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie. Een renovatiebedrijf met acht medewerkers bezoekt een woning voor een badkamerrenovatie. De werfleider vult het formulier op de werf in en kiest uit de lijst acht posten: afbraak, afvoer, leidingwerk, elektriciteit, tegelwerk, sanitair, schilderwerk en afwerking. De automatisering zet hoeveelheden en prijzen uit de prijslijst in een concept en meldt dat er geen post is voor het beschermen van de trap. De werfleider voegt die toe, vult de prijs van een onderaannemer voor elektriciteit zelf in en verstuurt de offerte. Een week later vertrekt een herinnering. Het voorbeeld is verzonnen en toont de werking.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Een offerte verlaat het bedrijf nooit zonder dat iemand ze heeft nagelezen en op verzenden heeft gedrukt. Prijzen komen uit jullie eigen lijst. Waar geen prijs bestaat vult de automatisering niets in, maar markeert ze de regel. Kortingen buiten de afgesproken regels blijven een beslissing van jullie.
Meer voor bouw- en renovatiebedrijven
Offertes opmaken in andere sectoren
Veelgestelde vragen
In deze aanpak vertrekken we van het plaatsbezoek en een formulier, niet van het uitlezen van bouwplannen. Heeft de klant een architectenplan of meetstaat, dan kan een medewerker de hoeveelheden overnemen in het formulier. Plannen automatisch opmeten nemen we niet mee.
Die vult de zaakvoerder of werfleider zelf in, of hij vraagt ze op bij de onderaannemer. De automatisering kan wel een prijsaanvraag per mail voorbereiden met de gegevens van de werf. Die gaat pas weg na akkoord van de werfleider.
De prijslijst blijft van jullie. We bouwen een duidelijke plek waar jullie prijzen aanpassen, en een melding als een prijs al lang niet meer is bekeken. Wie de prijzen onderhoudt, spreken we in de scan af. Voor veelgebruikte materialen kan dat een export van de leverancier zijn.
Nee, standaard niet. Een persoon controleert de prijzen, de omschrijving en de voorwaarden en verstuurt zelf. Alleen de herinnering na een week kunnen jullie automatisch laten vertrekken.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.