Automatisering
Leads automatisch registreren en opvolgen
We registreren aanvragen uit formulier, mail en berichten in jullie CRM, wijzen ze toe en zorgen dat er na een afgesproken termijn opvolging komt.
Hoe het nu gaat
Leads komen binnen via het contactformulier, een mail, een telefoontje of een bericht op sociale media. Ze belanden in een mailbox, in een notitie of in het hoofd van de verkoper. Wie de lead oppakt hangt af van wie de mail toevallig leest, en niet elke lead wordt in het CRM geregistreerd.
De opvolging is het zwakste punt. Na het eerste antwoord moet iemand onthouden om na drie dagen terug te contacteren, en bij drukte gebeurt dat niet. Zo gaan aanvragen verloren die niet slecht waren, maar te laat of nooit zijn opgevolgd. Wie achteraf wil weten waar leads vandaan komen, heeft geen betrouwbare cijfers.
Hoe het werkt
- 01
De lead opvangen
Formulieren op de website, mails naar een verkoopadres en berichten via WhatsApp Business komen op één plaats samen. Uit elk bericht lezen we naam, bedrijf, telefoon, e-mail en de vraag zelf.
- 02
Aanmaken in het CRM
In HubSpot, Pipedrive of Teamleader controleren we of de persoon of het bedrijf al bestaat, om dubbels te vermijden. Daarna maken we een contact en een deal aan met de bron erbij, bijvoorbeeld website, mail of beurs.
- 03
Toewijzen
Op basis van regels die jullie bepalen, zoals regio, product of grootte van de aanvraag, krijgt een verkoper de lead. Die krijgt een melding met een samenvatting van wat de klant vroeg.
- 04
Een eerste reactie klaarzetten
Een concept van het eerste antwoord staat klaar in de mailbox van de verkoper, met de vraag van de klant erin verwerkt. Een korte ontvangstbevestiging kan eventueel meteen automatisch uitgaan, als jullie dat willen.
- 05
Opvolging afdwingen
Er wordt een taak met vervaldatum aangemaakt. Blijft een lead na de afgesproken termijn zonder activiteit, dan krijgt de verkoper een herinnering en de verantwoordelijke een overzicht.
Wat er verandert
Elke lead komt in het CRM terecht
Geen aanvragen meer die alleen in een mailbox leven. De pipeline toont wat er echt binnenkomt en waar het vandaan komt.
Opvolging op vaste momenten
Na de eerste reactie volgen taken en herinneringen. De opvolging hangt niet meer af van het geheugen van de verkoper.
Cijfers over herkomst en afhandeling
Omdat bron en status altijd worden ingevuld, kun je zien welk kanaal leads oplevert en hoe lang een lead gemiddeld blijft liggen.
Waar jullie beslissen
Berichten naar leads zijn concepten tot een verkoper ze verstuurt. Alleen een korte ontvangstbevestiging, waarvan jullie de tekst vooraf goedkeuren, kan automatisch uitgaan. Wie een lead krijgt, welke deals worden opgevolgd en wat er in een offerte komt, beslissen jullie verkopers.
Per sector
- Garages en autobedrijvenAanvragen voor tweedehandswagens komen op één plek samen, krijgen snel een correct eerste antwoord en worden opgevolgd na de proefrit. De verkoper beslist over prijs en inruil.
- VastgoedkantorenAanvragen van kandidaten en eigenaars worden per pand samengebracht, krijgen snel een eerste antwoord en worden opgevolgd na de bezichtiging. De makelaar blijft beslissen over bod en prijs.
- Interieur en keukenbouwAanvragen uit formulier, toonzaal en mail komen in één lijst met een opvolgdatum die past bij het tempo van de verbouwing. De verkoper krijgt dagelijks wie hij moet bellen.
- VerzekeringsmakelaarsAanvragen van particulieren en bedrijven worden geregistreerd, aan een dossierbeheerder toegewezen en na een vaste termijn opgevolgd. Het adviesgesprek blijft bij de makelaar.
- Tuinaanleg en groenonderhoudAanvragen voor tuinaanleg en onderhoud worden geregistreerd, op werkgebied gecontroleerd en opgevolgd tot het plaatsbezoek is ingepland. De zaakvoerder voert de gesprekken.
- Fitness en sportclubsAanvragen voor een proefles of een inschrijving worden geregistreerd, bevestigd en na de proefles opgevolgd. De coach of receptionist voert het gesprek zelf.
- VerhuisbedrijvenVerhuisaanvragen worden geregistreerd, op volledigheid gecontroleerd en snel beantwoord, met opvolging tot de klant kiest. De verhuisleider bepaalt de prijs.
- Evenementen en cateringAanvragen via website, mail, WhatsApp en locaties komen in één overzicht met een eigenaar en een datum voor opvolging. Het team ziet per aanvraag wat de stand is.
- Marketing- en communicatiebureausAanvragen via website, LinkedIn, netwerk en doorverwijzingen komen in het CRM met een eigenaar en een opvolgmoment. Stilgevallen leads komen terug op het bord.
- ReisbureausAanvragen via website, mail, sociale media en beurzen komen in het CRM met bestemming, periode en reizigers. Elke aanvraag krijgt een reisadviseur en een opvolgmoment na het voorstel.
- Uitzend- en selectiekantorenElke aanvraag van een bedrijf wordt vastgelegd met functie, aantal en startdatum, aan de juiste consulent toegewezen en bewaakt tot er kandidaten zijn voorgesteld.
Werkt met
- HubSpotHubSpot is een cloudplatform voor CRM, sales en marketing, met een gratis CRM en betaalde pakketten voor meer functies.
- PipedrivePipedrive is een CRM voor verkoopteams dat deals in een visuele pijplijn bijhoudt.
- TeamleaderTeamleader is een Belgisch pakket voor kmo's met onder meer CRM, offertes, facturatie en projectbeheer.
- Microsoft 365Microsoft 365 is het kantoorpakket van Microsoft met onder meer Outlook, Excel, Word, SharePoint, OneDrive en Teams.
- Google WorkspaceGoogle Workspace is het zakelijke pakket van Google met onder meer Gmail, Agenda, Drive, Docs en Sheets.
- WhatsApp BusinessWhatsApp Business is de zakelijke variant van WhatsApp, met een gratis app voor kleine bedrijven en een betaald platform van Meta voor koppelingen met andere software.
Begrippen
- CRMEen CRM (customer relationship management) is software waarin een bedrijf contacten, gesprekken en verkoopkansen bijhoudt.
- GDPR (AVG)De GDPR, in het Nederlands AVG, is de Europese privacywet die regelt hoe bedrijven persoonsgegevens mogen verzamelen, gebruiken en bewaren.
- No-codeNo-code is software bouwen of automatiseren door blokken en instellingen te combineren in plaats van code te schrijven.
- Workflow-automatiseringWorkflow-automatisering is het laten uitvoeren van een vaste reeks stappen door software, zodat een taak automatisch loopt van een startsignaal tot het resultaat.
- ZapierZapier is een online dienst waarmee je apps aan elkaar koppelt en taken automatiseert via zaps, waarbij een trigger één of meer acties start.
Prijs
Elke automatisering is maatwerk. Na de scan van een halve dag krijg je een voorstel met omvang, planning en prijs, en we beginnen pas als jullie akkoord zijn. Daarna valt hosting, bewaking en onderhoud onder een beheercontract. De scan wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen bestellen.
Veelgestelde vragen
Wat het kost, hangt af van het aantal kanalen en toewijzingsregels. Na de scan van een halve dag krijg je een voorstel op maat met de prijs, en de scan wordt verrekend bij een bestelling binnen 30 dagen. Daarna betaal je een maandelijks beheerbedrag voor hosting, monitoring en onderhoud.
Het helpt, maar het is niet verplicht. Zonder CRM kunnen we starten met een gedeeld Google Sheet of Excel-bestand en later overstappen. Heb je nog geen pakket, dan vertellen we in de scan welk pakket bij jullie aantal leads en budget past. We hebben geen belang bij een bepaald merk.
Nee. We volgen de leads op die jullie al binnenkrijgen. We kopen of verzamelen geen adreslijsten en sturen geen koude massamails, ook omdat dat in veel gevallen niet past bij de regels rond direct marketing en persoonsgegevens.
Ja, via WhatsApp Business, maar met beperkingen. Een eerste bericht dat jullie als bedrijf starten moet een door WhatsApp goedgekeurd sjabloon zijn en de klant moet daarvoor toestemming hebben gegeven. Antwoorden op berichten van klanten kunnen vrijer. Wat in jullie situatie kan, bekijken we in de scan.
Benieuwd wat deze automatisering bij jullie oplevert?
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.