Evenementen en catering
Aanvragen opvolgen voor evenementenbureaus en traiteurs
Aanvragen via website, mail, WhatsApp en locaties komen in één overzicht met een eigenaar en een datum voor opvolging. Het team ziet per aanvraag wat de stand is.
Hoe het nu gaat
Aanvragen voor een evenement komen van veel kanten. Een formulier op de website, een mail aan info@, een bericht op Instagram of WhatsApp, een doorverwijzing van een feestzaal of een kaartje dat na een beurs wordt opgevolgd. Meestal staan ze in de inbox van degene die toevallig het eerst kijkt. Voor een trouw of bedrijfsfeest vergelijkt de klant vaak enkele bureaus of traiteurs, en wie als eerste antwoordt met een concrete vraag naar datum en aantal gasten, krijgt meestal het eerste gesprek.
Het probleem zit in de weken dat het team zelf op locatie staat. Op een vrijdag of zaterdag werkt iedereen op een evenement, en de aanvragen van dat weekend blijven tot maandag liggen. Daarna volgen offertes, en na de offerte stilte. Wie niet terugbelt, weet niet of de klant gekozen heeft voor een ander bureau of gewoon nog nadenkt.
Ook de seizoenen spelen mee. In het najaar komen aanvragen voor eindejaarsfeesten, in het voorjaar voor communies en trouw. Een aanvraag voor een datum die al vol zit, kost nog steeds tijd om af te handelen, terwijl een alternatieve datum soms wel kan. Wat er met elke lead gebeurd is en waarom een offerte niet werd aanvaard, staat zelden ergens genoteerd.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Aanvragen verzamelen in het CRM
Formulier, mailbox en berichten worden samengebracht. Per aanvraag komen datum, type evenement, aantal gasten, locatie en bron in het CRM, bijvoorbeeld Teamleader. Een bestaande klant of eerder evenement wordt herkend op naam of e-mailadres.
- 02
Toewijzen en eerste reactie
Jullie bepalen wie wat krijgt, bijvoorbeeld trouw bij de ene eventmanager en bedrijfsevenementen bij de andere. De klant krijgt een ontvangstbevestiging met de termijn waarbinnen jullie terugkomen. Is de gevraagde datum al bezet, dan staat er een concept klaar met een voorstel voor een alternatieve datum.
- 03
Opvolging na de offerte
Wordt een offerte verstuurd, dan start een opvolgtermijn die jullie kiezen. Na bijvoorbeeld vijf werkdagen zonder antwoord staat een taak of een concept van een opvolgmail klaar. Het CRM toont per aanvraag de status: nieuw, offerte verstuurd, optie, bevestigd of verloren.
- 04
Reden van verlies noteren
Zegt de klant af, dan vraagt de automatisering aan de eventmanager om de reden te kiezen uit een korte lijst: prijs, datum, ander bureau, evenement geschrapt. Na enkele maanden is het overzicht te gebruiken om te zien waar offertes vastlopen.
Een voorbeeld
Voorbeeld: aanvragen tijdens een druk trouwweekend
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie. Een bureau met twee eventmanagers staat op zaterdag op twee bruiloften. Dat weekend komen er negen aanvragen binnen via de website en Instagram. In het voorbeeld krijgen alle negen een ontvangstbevestiging en staan ze op maandagochtend in het CRM, verdeeld volgens de afspraak per type evenement. Twee vragen gaan over een datum die al bezet is, en daarvoor staat een concept met een alternatief klaar. De eventmanagers lezen de concepten na en bellen de klanten. De aantallen zijn aannames om de werking te tonen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Berichten naar leads zijn concepten tot een verkoper ze verstuurt. Alleen een korte ontvangstbevestiging, waarvan jullie de tekst vooraf goedkeuren, kan automatisch uitgaan. Wie een lead krijgt, welke deals worden opgevolgd en wat er in een offerte komt, beslissen jullie verkopers.
Meer voor cateraars en evenementenbureaus
Veelgestelde vragen
Dat hangt af van wat het platform via een officiële koppeling toelaat. WhatsApp Business en een mailbox zijn betrouwbaar te koppelen. Voor andere kanalen bekijken we in de scan wat mogelijk is. Als een kanaal niet te koppelen is, voeren jullie die aanvragen met een eenvoudig formulier zelf in het CRM in.
De ontvangstbevestiging gaat automatisch uit, omdat daarin geen toezegging staat. Alles wat inhoudelijk is, zoals een prijs of een beschikbare datum, blijft een concept dat een medewerker verstuurt. Dat kunnen jullie later per soort bericht aanpassen.
Nee. Dan kiezen we in de scan een eenvoudig pakket dat bij jullie omvang past, of beginnen we met een gedeeld overzicht in Google Sheets. De accounts staan op naam van jullie bedrijf, zodat je later kunt verhuizen als je dat wilt.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.