Marketing- en communicatiebureaus
Nieuwe aanvragen opvolgen voor marketing- en communicatiebureaus
Aanvragen via website, LinkedIn, netwerk en doorverwijzingen komen in het CRM met een eigenaar en een opvolgmoment. Stilgevallen leads komen terug op het bord.
Hoe het nu gaat
Een bureau krijgt zijn nieuwe klanten vooral via netwerk, doorverwijzingen en de eigen website. Een aanvraag kan komen via het contactformulier, een bericht op LinkedIn, een mail aan een partner of een gesprek na een event. In een bureau met tien mensen is verkopen een taak van de zaakvoerder of één accountmanager, naast het leveren van het werk. Dat leidt tot een bekend patroon. Als er veel klantwerk is, blijven aanvragen liggen, en als het rustig wordt, is er te weinig in de pijplijn.
Het eerste gesprek gebeurt meestal snel. Daarna volgt een voorstel, een tweede gesprek, soms een pitch. Tussen die stappen verdwijnt de aandacht. Een lead die zegt dat het budget pas in januari beschikbaar is, wordt nergens genoteerd, en in januari weet niemand dat ze bestond. Een aanvraag die niet past, krijgt geen antwoord omdat niemand weet wat te zeggen.
Wat verloren gaat, is vooral informatie. Het bureau weet niet meer waarom een voorstel niet doorging of via welk kanaal de beste klant van vorig jaar binnenkwam. Daardoor gaat tijd voor marketing en netwerken naar kanalen waarvan niemand weet wat ze opleveren.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Alle aanvragen in één CRM
Formulieren, mails en berichten worden omgezet in een lead in HubSpot, Pipedrive of Teamleader, met bron, bedrijf, contactpersoon, vraag en indien gekend budget en timing. Bestaande contacten worden herkend en niet dubbel aangemaakt.
- 02
Eigenaar en eerste reactie
Elke lead krijgt een eigenaar volgens jullie regels, bijvoorbeeld op basis van type dienst. De aanvrager krijgt een ontvangstbevestiging. Voor wie duidelijk niet bij jullie past, staat een vriendelijk antwoord als concept klaar, eventueel met een doorverwijzing.
- 03
Opvolgmomenten
Na elk gesprek of voorstel noteert de eigenaar een volgende stap en een datum. Is die datum voorbij zonder nieuwe activiteit, dan komt de lead terug op de lijst van de eigenaar. Heeft een lead gezegd dat hij later terugkomt, dan komt hij op de afgesproken datum terug in beeld.
- 04
Pijplijn en bronnen
Elke week krijgt het team een kort overzicht: nieuwe leads, voorstellen in behandeling, stilgevallen leads en de bron van elke lead. Bij een verloren lead noteert de eigenaar de reden uit een korte lijst.
- 05
Wat bij het team blijft
Het eerste gesprek, het voorstel en de beslissing om een pitch te doen blijven bij een persoon. De automatisering zorgt dat niets blijft liggen. Ze beslist niet welke klanten jullie willen.
Een voorbeeld
Voorbeeld: een lead die zegt dat het budget pas in januari komt
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie. Een bedrijf vraagt in september een voorstel voor een nieuwe website, maar zegt dat het budget pas in januari beschikbaar komt. In het voorbeeld noteert de accountmanager januari als datum voor de volgende stap. De lead blijft in het CRM zichtbaar, krijgt in december een herinnering voor de accountmanager en een concept van een bericht. Zonder die datum zou niemand het contact nog opvolgen. De details zijn verzonnen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Berichten naar leads zijn concepten tot een verkoper ze verstuurt. Alleen een korte ontvangstbevestiging, waarvan jullie de tekst vooraf goedkeuren, kan automatisch uitgaan. Wie een lead krijgt, welke deals worden opgevolgd en wat er in een offerte komt, beslissen jullie verkopers.
Werkt met
Meer voor marketing- en communicatiebureaus
Veelgestelde vragen
De ontvangstbevestiging gaat automatisch uit omdat daarin geen toezegging staat. Alles wat inhoudelijk is, zoals een voorstel of een antwoord op een budgetvraag, blijft een concept dat een persoon verstuurt.
Niet zelf. We kunnen wel regels toepassen die jullie opstellen, bijvoorbeeld een lead met een budget onder een grens markeren. Die regels blijven eenvoudig en uitlegbaar. Wie een pitch aanneemt, beslist een partner van het bureau.
Met een eenvoudig pakket dat bij jullie omvang past, dat we in de scan met jullie kiezen. Het account staat op naam van het bureau. Je kunt ook beginnen met een gedeeld overzicht in Google Sheets, wat een goede eerste stap is.
Wat het kost, hangt af van het aantal bronnen en regels. Na de scan van een halve dag krijg je een voorstel op maat met de prijs. Bestel je binnen 30 dagen, dan wordt de scan verrekend. Daarna betaal je een maandelijks beheerbedrag voor hosting, monitoring en onderhoud.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.