vzw's en sociale organisaties
Bestuursrapporten en subsidieverslagen automatiseren voor vzw's
Cijfers uit ledenlijst, boekhouding en activiteitenregistratie komen in vaste rapporten voor het bestuur en voor subsidiegevers. De penningmeester of directie controleert voor ze vertrekken.
Hoe het nu gaat
Een vzw rapporteert aan verschillende lezers. Het bestuur wil per kwartaal weten hoe de begroting verloopt en hoeveel leden en vrijwilligers er zijn. Een subsidiegever vraagt een jaarverslag in een eigen formaat, met aantal activiteiten, bereikte personen en uitgaven per project. Voor de algemene vergadering komt er een financieel overzicht, en voor een fonds een tussentijds verslag. Elke lezer wil iets anders en in een andere indeling.
De cijfers zitten op verschillende plaatsen. De boekhouding bij een extern kantoor of in Yuki, de ledenlijst in een Excel-bestand, de activiteiten in een agenda of een verslag van de coördinator, de vrijwilligersuren in een apart blad. Voor elk rapport zoekt iemand ze opnieuw bij elkaar en plakt ze in het document van de subsidiegever. Dat gebeurt meestal vlak voor de deadline, door dezelfde persoon die ook het eigenlijke werk doet.
Daardoor bestaan er soms twee versies van hetzelfde getal. Het aantal leden in het verslag van het bestuur verschilt van dat in het subsidieverslag, omdat het op een andere datum is geteld. De subsidiegever merkt dat op, het bestuur ook, en niemand weet nog welk cijfer klopt.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Eén set definities
We leggen vast wat jullie tellen en hoe: wat is een actief lid, wat een vrijwilligersuur, wat telt als bereikte persoon. Dezelfde definitie geldt in elk rapport, zodat cijfers niet van elkaar afwijken.
- 02
Cijfers uit de bronnen halen
De cijfers komen op vaste momenten uit de boekhouding, de ledenlijst en de activiteitenregistratie, bijvoorbeeld uit Exact Online, Yuki of een Google Sheet. De datum van de gegevens staat in elk rapport.
- 03
Rapporten in de vorm die de lezer vraagt
Het bestuursrapport komt elk kwartaal klaar in een vast sjabloon met begroting tegenover realisatie. Voor een subsidiegever vullen we hun formulier of tabel in met dezelfde cijfers. Het formaat bepaalt de subsidiegever.
- 04
Controle door de penningmeester
De penningmeester of directie leest het rapport en ziet waar cijfers afwijken van de begroting of van het vorige verslag. Een taalmodel kan een eerste samenvatting van de cijfers opstellen. De toelichting en de conclusies zijn van jullie.
- 05
Bewaren per jaar
Elk verstuurd rapport wordt bewaard met de cijfers waarop het gebaseerd is, zodat de cijfers van vorig jaar terug te vinden zijn wanneer de subsidiegever erom vraagt.
Een voorbeeld
Voorbeeld: een kwartaalrapport voor het bestuur en een jaarverslag voor een subsidiegever
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. Een vzw met twee betaalde medewerkers maakt elk kwartaal een bestuursrapport en jaarlijks een verslag voor een subsidiegever. In het voorbeeld staat het bestuursrapport tien dagen na het einde van het kwartaal klaar, met de begroting, het aantal leden en de vrijwilligersuren. Het jaarverslag gebruikt dezelfde cijfers in het formaat van de subsidiegever. De penningmeester controleert beide. De getallen zijn aannames om de werking te tonen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Rapporten gaan standaard naar mensen binnen het bedrijf. Een rapport voor externen, zoals een bank of aandeelhouders, gaat eerst naar een verantwoordelijke ter controle. De toelichting beperkt zich tot wat in de cijfers staat. Interpretatie en beslissingen blijven bij jullie, en wijzigingen aan definities gebeuren op jullie vraag.
Meer voor vzw's en sociale organisaties
Veelgestelde vragen
Als dat een document of tabel is waarin velden staan, kunnen we de cijfers erin zetten. Zit het formulier in een online portaal van de subsidiegever zonder koppeling, dan bereiden we de cijfers voor en voert een medewerker ze in. Het indienen blijft bij jullie.
Het bestuur en de penningmeester van de vzw, zoals nu ook. De automatisering haalt cijfers op volgens de regels die jullie hebben goedgekeurd, en toont waar ze vandaan komen. Een cijfer dat niet klopt met de boekhouding wordt gemarkeerd.
Dan staat in het rapport de datum van de laatste wijziging, en een bericht aan de beheerder van de lijst. Een rapport kan niet beter zijn dan de bron, daarom bekijken we in de scan eerst hoe de ledenlijst wordt bijgehouden.
Wat rapportering kost, hangt af van het aantal bronnen en rapporten. Je krijgt de prijs na de scan van een halve dag. De scan wordt verrekend als je binnen 30 dagen bestelt. Voor hosting, monitoring en onderhoud komt er daarna een maandelijks beheerbedrag.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.