Personeels- en vrijwilligersadministratie voor vzw's

Een vzw heeft vaak twee groepen mensen die samen het werk doen: een klein aantal betaalde medewerkers en een grotere groep vrijwilligers. Voor beide groepen is er administratie, maar die is niet dezelfde. Betaalde medewerkers hebben een contract, verlof en een loonberekening bij het sociaal secretariaat. Vrijwilligers hebben een overeenkomst, een verzekering en eventueel een vergoeding voor kosten. Beide groepen moeten bij de start worden onthaald en geïnformeerd.

Het onthaal is meestal een reeks losse handelingen. Een formulier invullen, een reglement doorgeven, een sleutel of toegang regelen, een verzekering melden, een verwelkomingsmail sturen. Wie het coördineert, doet het uit het hoofd en vergeet soms een stap. Voor functies waarbij jullie een attest vragen, zoals een uittreksel uit het strafregister voor het werken met kwetsbare doelgroepen, moet iemand het verloop opvolgen.

Verlof van betaalde medewerkers gaat via mails of briefjes aan een coördinator, die tegelijk de bezetting in de gaten houdt. Vrijwilligers vragen een datum door op een groepschat. Wie wanneer afwezig is, staat nergens op één plaats, en bij een activiteit blijkt dan soms dat te weinig mensen beschikbaar zijn.

Verlof wordt nooit zonder goedkeuring van een leidinggevende toegekend. De automatisering wijzigt geen contracten, lonen of arbeidsvoorwaarden. Loonberekening en aangiftes zoals Dimona blijven bij jullie of bij jullie sociaal secretariaat. Personeelsgegevens zijn alleen toegankelijk voor wie er nu al toegang toe heeft.