Offertes voor marketing- en communicatiediensten opmaken uit een briefing

Een offerte van een bureau begint met een briefing, en een briefing is zelden af. De klant vraagt een nieuwe website, een campagne voor een productlancering of een jaar social media beheer, en laat open wat precies geleverd moet worden. Het bureau schrijft een voorstel met scope, planning en prijs, en dat kost soms meer tijd dan een kleine opdracht oplevert. Voor een offerteaanvraag waarbij meerdere bureaus meedoen, is de investering nog groter.

De prijs komt uit een inschatting van uren per onderdeel: een concept, tien visuals, een landingspagina, een reeks mails. Die uren zitten in het hoofd van de projectleider of in een eerder voorstel. Daarbij ontbreekt dikwijls wat later het duurst wordt. Het aantal revisierondes, de afstemming met de klant, het beheer van freelancers. Kosten van derden zoals drukwerk, fotografie of mediabudget worden vergeten of niet met marge gerekend.

Een lage offerte wint soms de opdracht, maar maakt het werk onrendabel. Een uitgebreide offerte komt te laat en de klant heeft al gekozen. Geen van beide helpt als achteraf niemand terugvindt welke aannames de prijs bepaalden. Ontstaat er een discussie over wat inbegrepen was, dan staat die informatie in een document van drie versies terug.

Een offerte verlaat het bedrijf nooit zonder dat iemand ze heeft nagelezen en op verzenden heeft gedrukt. Prijzen komen uit jullie eigen lijst. Waar geen prijs bestaat vult de automatisering niets in, maar markeert ze de regel. Kortingen buiten de afgesproken regels blijven een beslissing van jullie.