Productiebedrijven
Offertes voor producten op maat opmaken in een productiebedrijf
Een offerteaanvraag met tekening en hoeveelheden wordt een calculatie met staffelprijzen op basis van jullie eigen tarieven. De bedrijfsleider keurt de marge goed voor de offerte vertrekt.
Hoe het nu gaat
Een offerteaanvraag in een productiebedrijf bestaat uit een tekening, een hoeveelheid en een leverdatum. De tekening komt als pdf of STEP-bestand in een mail, de hoeveelheid is 100, 500 en 1000 stuks, en het materiaal staat soms op de tekening en soms niet. Daaruit moet een kostprijs komen: materiaal, machinetijd, omstellen, afwerking zoals poedercoating door een onderaannemer, en transport.
De calculatie gebeurt vaak in een Excel-blad dat de bedrijfsleider of werkvoorbereider zelf heeft gebouwd. De materiaalprijs is die van het laatst bestelde lot, het uurtarief van de machine staat in een cel die drie jaar niet is aangepast, en de omstelkosten zijn een schatting. Bij een aanvraag met drie hoeveelheden wordt hetzelfde blad drie keer ingevuld.
De typische fouten zijn een materiaalprijs die verouderd is, een afwerking die extern gebeurt en vier dagen langer duurt dan gedacht, een levertijd beloofd zonder naar de machinebezetting te kijken, of een staffel waarin 500 stuks per stuk duurder zijn dan 200. Een offerte die te laat komt, valt buiten beeld. Een offerte die te laag is, ontdek je bij de eerste order.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Aanvraag lezen
De mail en de bijlagen worden gelezen: klant, omschrijving van het artikel, hoeveelheden, materiaal, afwerking en gewenste leverdatum. Ontbreekt er iets, zoals een materiaalkwaliteit, dan staat er een conceptmail klaar om dat aan de klant te vragen.
- 02
Kostprijs uit jullie tarieventabel
De calculatie gebruikt één tabel van jullie met materiaalprijzen, uurtarieven per machine, omsteltijden, tarieven van onderaannemers en transport. Je past de tabel zelf aan. De automatisering rekent per hoeveelheid, en omstelkosten worden over de oplage verdeeld.
- 03
Bewerkingstijden van de werkvoorbereider
De machinetijd per stuk haalt de automatisering uit de nacalculatie van een vergelijkbaar artikel, als er één is. Voor een nieuw artikel staat er tijd invullen en geeft de werkvoorbereider de tijd. Bewerkingstijden uit een tekening afleiden doen we niet.
- 04
Offerte in jullie opmaak
Staffelprijzen, levertermijn, geldigheid en voorwaarden komen uit jullie sjabloon. De levertermijn is een indicatie op basis van de planning, die de bedrijfsleider bevestigt.
- 05
Goedkeuring en opvolging
De bedrijfsleider ziet kostprijs, marge en afwijkingen en geeft de offerte vrij. Na een termijn die jullie kiezen komt er een herinnering om bij de klant op te volgen. Wordt de offerte aanvaard, dan loopt de order via de koppeling door naar het ERP.
Een voorbeeld
Voorbeeld: een aanvraag voor 100, 250 en 500 beugels
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie. Een klant mailt een tekening van een gebogen beugel in staal, met de vraag naar prijzen voor 100, 250 en 500 stuks. De automatisering haalt de hoeveelheden uit de mail, vindt een vergelijkbare beugel in de nacalculatie en vult de bewerkingstijd in. Het poedercoaten staat als onderaanneming met vier dagen extra. Het blad geeft per stuk 4,20, 3,35 en 2,95 euro, met een omstelkost van 85 euro die over de oplage verdeeld is. De werkvoorbereider bevestigt de tijd, de bedrijfsleider keurt de marge goed en de offerte vertrekt dezelfde dag.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Een offerte verlaat het bedrijf nooit zonder dat iemand ze heeft nagelezen en op verzenden heeft gedrukt. Prijzen komen uit jullie eigen lijst. Waar geen prijs bestaat vult de automatisering niets in, maar markeert ze de regel. Kortingen buiten de afgesproken regels blijven een beslissing van jullie.
Meer voor productiebedrijven
Offertes opmaken in andere sectoren
Veelgestelde vragen
Niet betrouwbaar genoeg om er een prijs op te baseren. Ze leest de mail, de bijlagen en de tekst in een pdf, zoals materiaal en hoeveelheid in de plankop. Afmetingen en bewerkingen beoordeelt de werkvoorbereider.
Die staan op één plaats in jullie tarieventabel. Is een prijs ouder dan een termijn die jullie kiezen, dan markeert de offerte dat. Wie de prijzen bijwerkt, bepalen jullie, en de automatisering past ze niet zelf aan.
De bedrijfsleider. De automatisering toont de kostprijs en de marge die uit jullie regels volgt, en markeert afwijkende marges. Een offerte vertrekt alleen na vrijgave.
De calculatie en de offerte kunnen in Excel of Google Sheets leven, en bij akkoord kan de order naar Odoo of een ander pakket met een import. Tijdens de scan zien we wat er bij jullie bestaat.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.