Offertes voor drukwerk en signalisatie automatisch opmaken

Een prijsvraag voor drukwerk begint meestal met een korte mail: tweeduizend flyers A5, dubbelzijdig, op 135 gram, of vijftig aluminium borden voor een bedrijfsterrein. Daarmee kan niemand al een prijs maken. Het papiergewicht, het aantal kleuren, de afwerking (snijden, vouwen, lamineren, nieten), de leverdatum en de vraag of de klant zelf een drukklaar bestand levert, bepalen samen de kostprijs. Bij signalisatie komen daar afmetingen, materiaal, montage en transport bij.

De kalkulatie zit meestal in een Excel-bestand of in het hoofd van de kalkulator. De prijs stijgt niet lineair met de oplage: de instelkosten van de pers of de snijmachine verdelen zich over meer stuks. Klanten vragen daarom vaak een prijs voor 250, 500 en 1.000 stuks tegelijk. Papierprijzen veranderen bovendien, en een offerte op een oude papierprijs kan een verlies opleveren.

Typische fouten zijn een afwerking die vergeten is, een formaat dat net niet uit een standaard vel te snijden valt, en een offerte voor borden zonder de montage of de hoogtewerker die nodig is. Dan volgt een discussie over de prijs nadat het werk al in productie is. Intussen wacht de klant, en wie het eerst een prijs geeft, heeft vaak het werk.

Een offerte verlaat het bedrijf nooit zonder dat iemand ze heeft nagelezen en op verzenden heeft gedrukt. Prijzen komen uit jullie eigen lijst. Waar geen prijs bestaat vult de automatisering niets in, maar markeert ze de regel. Kortingen buiten de afgesproken regels blijven een beslissing van jullie.