Evenementen en catering
Offertes opmaken voor evenementen en cateringaanvragen
Een aanvraag voor een receptie, bedrijfsfeest of trouw wordt omgezet in een offerte op basis van jullie formules, prijzen per persoon en personeelsregels. Een medewerker leest na en verstuurt.
Hoe het nu gaat
Een aanvraag voor een evenement komt zelden volledig binnen. Iemand mailt dat het bedrijf in september een personeelsfeest wil voor ongeveer honderd mensen, met eten en drank, en vraagt een prijs. De datum, de locatie, de gewenste formule (receptie, walking dinner, buffet, zittend diner), de dieetwensen en de vraag of er materiaal gehuurd moet worden, ontbreken. Die gegevens worden over meerdere mails en telefoontjes bij elkaar gezocht.
De offerte zelf ontstaat meestal uit een vorig evenement dat erop lijkt. Het menu wordt vervangen, het aantal gasten aangepast, het personeel herberekend. Dan sluipen er fouten in: een prijs per persoon die nog van vorig jaar is, een transportkost die vergeten is, huurmateriaal dat niet mee veranderd is met het aantal gasten. Verandert de klant drie weken later het aantal gasten van 100 naar 85, dan moeten alle regels opnieuw worden doorgerekend en bestaan er twee versies naast elkaar.
Daarbovenop komt de datum. Een bedrijf dat een optie neemt op een zaterdag, heeft die dag mogelijk al een tweede aanvraag lopen bij hetzelfde team. Als niemand een overzicht heeft van wie welke datum in optie heeft, wordt dezelfde dag tweemaal beloofd, of verloopt een optie ongemerkt omdat niemand de vervaldatum bijhoudt.
Hoe de automatisering werkt
- 01
De aanvraag uitlezen en aanvullen
Een mail, formulier of bericht wordt uitgelezen op datum, aantal gasten, type evenement, locatie en wensen. Wat ontbreekt, zoals het aantal gasten of of er een keuken aanwezig is, komt als concept van een vraag aan de klant klaar.
- 02
Datum controleren
Voor de offerte wordt opgebouwd, kijkt de automatisering in jullie agenda of in het overzicht van opties en bevestigde evenementen of die datum nog vrij is. Is er een conflict, dan krijgt de eventmanager een melding in plaats van een offerte.
- 03
De offerte opbouwen uit jullie formules
Samen leggen we vast hoe jullie rekenen: prijs per persoon per formule, dranken per uur of per forfait, personeel per aantal gasten, huurmateriaal per stuk, transport per zone. Daaruit ontstaat de offerte in jullie sjabloon. Regels waarvoor geen vaste prijs bestaat, zoals een tent op maat, worden gemarkeerd en niet geraden.
- 04
Nalezen en versturen met optiedatum
De eventmanager leest de offerte na met een korte samenvatting van wat uit de aanvraag is afgeleid. Na goedkeuring gaat ze uit de eigen mailbox naar de klant, met een optiedatum. De status in jullie pakket verandert en de optie komt in het overzicht.
- 05
Nieuwe versie bij een wijziging
Verandert het aantal gasten, dan rekent de automatisering alle regels opnieuw door en maakt een nieuwe versie waarin het verschil met de vorige zichtbaar is. Bij een verlopen optie volgt een herinnering aan de eventmanager.
Een voorbeeld
Voorbeeld: personeelsfeest van 85 gasten met walking dinner
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. Stel dat een traiteur met acht vaste medewerkers per maand twaalf offertes opmaakt en daar nu gemiddeld anderhalf uur per offerte aan besteedt. In het voorbeeld levert de automatisering een eerste versie in enkele minuten, waarna de eventmanager er twintig minuten nalezen en bijsturen aan besteedt. Wijzigt de klant het aantal gasten van 100 naar 85, dan staat de nieuwe versie klaar met alle regels herberekend. De getallen zijn aannames om de werking te tonen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Een offerte verlaat het bedrijf nooit zonder dat iemand ze heeft nagelezen en op verzenden heeft gedrukt. Prijzen komen uit jullie eigen lijst. Waar geen prijs bestaat vult de automatisering niets in, maar markeert ze de regel. Kortingen buiten de afgesproken regels blijven een beslissing van jullie.
Meer voor cateraars en evenementenbureaus
Offertes opmaken in andere sectoren
Veelgestelde vragen
Het kiest formules uit de lijst die jullie zelf beheren en doet geen eigen suggesties met prijzen. Wil een klant een menu op maat, dan zet de eventmanager dat in de offerte en de automatisering rekent de rest door. Wat een formule inhoudt en wat ze kost, bepalen jullie.
Dat kan, op voorwaarde dat de regels vastliggen. Prijzen per seizoen, een toeslag voor een locatie met beperkte toegang of een tarief voor zondagwerk leggen we in de scan vast. Een regel die nergens vastligt, wordt gemarkeerd om door een medewerker te worden ingevuld.
Wat een offerte-automatisering kost, hangt af van het aantal formules en koppelingen. Je krijgt de prijs na de scan van een halve dag. De scan wordt verrekend als je binnen 30 dagen bestelt. Daarbovenop komt een maandelijks beheerbedrag voor hosting, opvolging en onderhoud.
Ja. We vertrekken van jullie huidige sjabloon, in de offertemodule van jullie pakket of als Word- of PDF-bestand. De huisstijl, de algemene voorwaarden en de opbouw van de bladzijden blijven zoals jullie ze nu gebruiken.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.