Evenementen en catering
Klantvragen over evenementen en catering beantwoorden
Een assistent beantwoordt terugkerende vragen van opdrachtgevers en gasten met jullie eigen informatie en geeft dieetwensen, wijzigingen en klachten door aan een medewerker.
Hoe het nu gaat
Tussen de bevestiging van een evenement en de dag zelf stellen klanten tientallen kleine vragen. Ze willen weten hoe laat jullie kunnen opbouwen, tot wanneer het aantal gasten nog kan wijzigen, of er een vegetarische optie bij het walking dinner is, of de locatie een stroomaansluiting moet voorzien en hoeveel personeel er komt. De antwoorden staan in de offerte, de algemene voorwaarden of een draaiboek, maar de klant zoekt ze niet op. Hij belt de eventmanager, die op dat moment misschien op een ander evenement staat.
Rond het evenement zelf komen er vragen van gasten of contactpersonen van de locatie bij: een wegbeschrijving, een parkeerplaats voor leveringen, een late wijziging van het uur. Veel van die berichten komen via WhatsApp, vaak op het persoonlijke nummer van een medewerker. Is die medewerker in het weekend op een evenement bezig, dan blijft een bericht uren onbeantwoord of wordt het haastig afgehandeld.
Het gevoelige deel zijn de vragen over voeding. Een gast met een allergie stelt geen routinevraag. Het antwoord moet kloppen met wat de keuken die dag werkelijk bereidt, en dat staat niet in een algemene tekst. Een fout antwoord kan voor een gast gevolgen hebben.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Antwoorden vastleggen
We verzamelen met jullie de informatie die vaak gevraagd wordt: opbouwuren, wijzigingstermijnen, parkeren, wat de formule inhoudt, wat er voorzien is aan personeel. Per type evenement stellen we een korte lijst op. Alleen die teksten gebruikt de assistent.
- 02
Het juiste kanaal
De assistent draait op het kanaal dat jullie kiezen: de mailbox van het team, WhatsApp Business of een vragenformulier. Hij weet bij welk evenement de klant hoort en gebruikt de gegevens uit de offerte en het CRM, zoals datum, aantal gasten en locatie.
- 03
Beantwoorden of doorgeven
Staat het antwoord in de lijst, dan stelt de assistent het op. Anders gaat de vraag met een korte samenvatting naar de eventmanager die voor dit evenement verantwoordelijk is. De klant krijgt te horen dat een collega terugkomt, met de termijn die jullie bepalen.
- 04
Dieetwensen en allergieën bijhouden
Dieetwensen die een klant doorgeeft, komen in een lijst per evenement. De assistent bevestigt nooit zelf dat iets veilig is. De keuken of de eventmanager controleert de lijst en antwoordt de klant. Een bericht waarin een allergie wordt vermeld, is altijd een taak voor een persoon.
- 05
Wijzigingen en klachten
Wijzigingen aan datum, aantal gasten of prijs, en alle klachten, worden nooit door de assistent beslist. Ze krijgen een label, komen bij de eventmanager terecht en worden opgenomen in het dossier van het evenement.
Een voorbeeld
Voorbeeld: vragen in de week voor een bedrijfsfeest
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie. In de week voor een bedrijfsfeest van 60 gasten stelt de opdrachtgever zes vragen via WhatsApp: opbouwuur, parkeren voor de bestelwagen, laatste dag om het aantal te wijzigen, aantal personeelsleden, glutenvrije optie en tafelschikking. In het voorbeeld beantwoordt de assistent de eerste vier uit de gegevens van het evenement. De glutenvrije optie en de tafelschikking gaan naar de eventmanager, die de keuken raadpleegt. De aantallen zijn aannames om de werking te tonen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Jullie kiezen per type vraag of het antwoord meteen wordt verstuurd of eerst als concept klaarstaat. Klachten, schade, betwiste facturen en alles waarin een prijs of belofte staat, gaan altijd naar een collega. Een klant kan altijd een mens vragen. We beginnen met alles als concept en schakelen pas over wanneer de antwoorden de eerste weken goed blijken.
Meer voor cateraars en evenementenbureaus
Veelgestelde vragen
Nee. Elke vraag over allergieën of een dieet wordt doorgegeven aan een medewerker. De assistent kan de wens in de lijst van het evenement zetten en laten weten dat een collega bevestigt wat de keuken kan. Het antwoord zelf komt van iemand die weet wat er die dag in de keuken staat.
Als het evenement in het CRM staat en de klant via een gekend e-mailadres of nummer schrijft, ja. Kan hij de klant niet herkennen, dan vraagt hij naar het evenement of geeft hij de vraag door. Hij raadt geen dossier.
De assistent kan een antwoord geven uit de lijst met vaste informatie, ook 's avonds of in het weekend. Wat niet in de lijst staat, krijgt een bericht dat een collega zo snel mogelijk terugkomt, met een taak voor de eventmanager. Jullie bepalen welke termijn jullie daarin beloven.
De kosten hangen af van het aantal kanalen en de hoeveelheid informatie die we moeten opnemen. Na de scan van een halve dag krijg je een voorstel op maat met de prijs, en de scan wordt verrekend bij een bestelling binnen 30 dagen. Hosting, opvolging en onderhoud vallen daarna onder een maandelijks beheerbedrag.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.