Weekrapport met late orders, uitval en nacalculatie voor een productiebedrijf

De bedrijfsleider van een productiebedrijf wil maandagochtend weten wat er vorige week is gebeurd en wat deze week moet vertrekken: welke orders te laat zijn, hoeveel uitval er was, welke machines bezet waren en welke orders met winst of verlies zijn afgesloten. Die cijfers zitten in het ERP, in de planning, in de uren van de werkplaats en in de boekhouding.

Meestal maakt de werkvoorbereider of de administratie een overzicht uit meerdere exports, op vrijdagnamiddag of zondagavond. De kolommen heten overal anders, een artikelnummer staat soms met een spatie, en de nacalculatie, wat een order werkelijk kostte tegenover de offerte, wordt maar voor een deel van de orders gemaakt omdat het te veel werk is.

Daardoor wordt er op gevoel gestuurd. Een artikel dat al maanden verlies maakt, wordt herhaald omdat niemand het weet, en een late levering komt aan het licht als de klant belt.

Rapporten gaan standaard naar mensen binnen het bedrijf. Een rapport voor externen, zoals een bank of aandeelhouders, gaat eerst naar een verantwoordelijke ter controle. De toelichting beperkt zich tot wat in de cijfers staat. Interpretatie en beslissingen blijven bij jullie, en wijzigingen aan definities gebeuren op jullie vraag.