Marketing- en communicatiebureaus
Maandelijkse klantrapporten automatiseren voor marketing- en communicatiebureaus
Cijfers uit advertenties, nieuwsbrieven en website komen per klant in een vast rapport. De accountmanager schrijft de toelichting en beslist wat de klant ziet.
Hoe het nu gaat
Elke maand maakt een bureau een rapport voor elke klant met een campagne lopen. Daarin staan het bereik van advertenties, de kosten, het aantal klikken en aanvragen, de resultaten van een nieuwsbrief, het websiteverkeer en de stand van de sociale media. De cijfers zitten in de beheeromgevingen van de verschillende kanalen. Een medewerker exporteert ze, plakt ze in een sjabloon, maakt grafieken en schrijft een commentaar. Per klant kost dat een halve tot een hele dag, en bij twintig klanten is dat een groot deel van de maand.
Het werk is herhalend en foutgevoelig. Een export met een verkeerde datumreeks geeft een cijfer dat niet klopt met het vorige rapport. De ene medewerker rekent kosten per aanvraag inclusief btw, de andere exclusief btw. Bij een klant die verschillende kanalen gebruikt, worden cijfers uit twee bronnen opgeteld en dubbel geteld. De klant merkt het wanneer zijn eigen cijfers niet overeenkomen.
Het meest waardevolle deel, de uitleg wat de cijfers betekenen en wat het bureau voorstelt, gebeurt als laatste, onder tijdsdruk. Daardoor wordt het commentaar korter dan het zou moeten en ziet de klant voornamelijk grafieken. Een rapport dat te laat komt, krijgt geen aandacht meer in de vergadering waarvoor het bedoeld was.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Per klant vastleggen wat het rapport bevat
Voor elke klant kiezen we samen de kerncijfers en de definities, zoals wat telt als aanvraag en of kosten inclusief of exclusief btw worden getoond. Die afspraken gelden voor elk rapport, ongeacht wie het maakt.
- 02
Cijfers ophalen
Waar een kanaal een officiële API of een geplande export aanbiedt, halen we de cijfers daaruit op. Voor kanalen waar dat niet kan, bekijken we in de scan een alternatief, zoals een export in een gedeelde map. Gegevens uit Google Workspace, HubSpot of een Google Sheet kunnen we gewoonlijk rechtstreeks gebruiken.
- 03
Rapport in vast sjabloon
De cijfers komen in het sjabloon van het bureau, met een vergelijking met de vorige maand en dezelfde maand een jaar eerder. Afwijkingen boven een drempel die jullie kiezen worden gemarkeerd, zodat de accountmanager weet waar hij op moet letten.
- 04
Eerste tekst als hulp
Een taalmodel kan een eerste samenvatting van de cijfers opstellen, bijvoorbeeld welke campagne beter of slechter presteerde. De accountmanager schrijft de interpretatie en het voorstel voor de volgende maand zelf. Het bureau beslist wat de klant te zien krijgt.
- 05
Bezorgen
Na goedkeuring gaat het rapport als pdf of link naar de klant, vanuit de mailbox van de accountmanager. Wil het bureau een klant liever een online overzicht geven, dan bespreken we dat in een tweede stap.
Een voorbeeld
Voorbeeld: twintig klantrapporten op de vijfde van de maand
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. Een bureau maakt voor twintig klanten elke maand een rapport en besteedt daar nu gemiddeld drie uur per rapport aan. In het voorbeeld staan de rapporten op de derde van de maand klaar met de cijfers ingevuld, en besteedt de accountmanager elk een uur aan het commentaar. De werkelijke tijdswinst hangt af van de bronnen en de rapporten die het bureau nu maakt. De getallen zijn aannames.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Rapporten gaan standaard naar mensen binnen het bedrijf. Een rapport voor externen, zoals een bank of aandeelhouders, gaat eerst naar een verantwoordelijke ter controle. De toelichting beperkt zich tot wat in de cijfers staat. Interpretatie en beslissingen blijven bij jullie, en wijzigingen aan definities gebeuren op jullie vraag.
Meer voor marketing- en communicatiebureaus
Veelgestelde vragen
Dat verschilt per platform. Sommige bieden een officiële API of geplande export, andere beperken de toegang. We bekijken per kanaal in de scan wat mogelijk is voor we een prijs geven. Waar geen koppeling kan, blijft een gedeelde export de bron.
Ja. We vertrekken van jullie bestaande sjabloon, als presentatie, document of werkblad. Een klant die een eigen opmaak wil, krijgt een eigen sjabloon. De accounts en de bestanden blijven op naam van het bureau.
Het rapport vermeldt de bron en de datum van de gegevens, zodat het te controleren is. Wijkt een cijfer sterk af van de vorige maand, dan wordt dat gemarkeerd voor de accountmanager vooraleer het rapport naar de klant gaat.
De prijs van rapportering hangt af van het aantal bronnen en sjablonen. De scan van een halve dag levert een voorstel op maat met de prijs op en wordt verrekend bij een bestelling binnen 30 dagen. Daarbovenop komt een maandelijks beheerbedrag voor hosting, opvolging en onderhoud.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.