Marketing- en communicatiebureaus
Uren, budgetten en factuurvoorstellen voor marketing- en communicatiebureaus
Medewerkers geven uren per klant en project door via een eenvoudig formulier. Het systeem bewaakt het budget en zet maandelijks een factuurvoorstel klaar. Een projectleider keurt goed.
Hoe het nu gaat
Een bureau verkoopt tijd in verschillende vormen. Sommige klanten hebben een retainer met een vast aantal uren per maand, andere betalen een vaste prijs per project, nog andere worden aan regie gefactureerd. Daarnaast worden kosten van derden doorgerekend: drukwerk, mediabudget, stockbeelden, freelancers. Alles moet elke maand op de juiste factuur terechtkomen, bij de juiste klant, met de juiste uren.
De uren zelf zijn het zwakke punt. Medewerkers schrijven ze op het einde van de week of van de maand in, uit het hoofd, en vergeten een telefoontje of een revisieronde. Een creatief die aan drie klanten in één dag werkt, verdeelt zijn tijd naar gevoel. De projectleider ontdekt pas bij de facturatie dat een retainer van 20 uur al op de helft van de maand uitgeput is, of dat een project met een vaste prijs dubbel zoveel tijd kostte.
Door die vertraging ontstaan er discussies over wat nog in de afspraak zat. Meerwerk wordt gedaan om de relatie goed te houden en niet gefactureerd. Freelancers sturen facturen met uren die niet overeenkomen met wat de projectleider verwachtte. Aan het einde van het kwartaal is niemand zeker welke klanten winstgevend waren.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Uren doorgeven op het moment zelf
Medewerkers geven uren per klant en project door via een eenvoudig formulier of een bericht, met een korte omschrijving. Op vrijdagmiddag krijgt wie die week niet alles heeft ingevuld een herinnering. Freelancers gebruiken hetzelfde formulier.
- 02
Koppelen aan afspraak en budget
Elke klant heeft in het systeem de afspraak die geldt: retainer, vaste prijs of regie, met het aantal uren of het budget. Elke registratie telt mee tegenover dat budget en tegenover de projectfase waaraan wordt gewerkt.
- 03
Waarschuwen bij verbruik
Bereikt een klant een percentage van het budget dat jullie kiezen, bijvoorbeeld tachtig procent, dan krijgt de projectleider een melding. Zo kan hij met de klant praten voor het project overschrijdt, in plaats van achteraf.
- 04
Maandelijks factuurvoorstel
Op de eerste werkdag van de maand ontstaat per klant een voorstel in Teamleader, Odoo of Exact Online: de retainer, de uren boven het pakket, de doorgerekende kosten. Facturen van freelancers en leveranciers worden als kost aan het project gekoppeld als daar een verwijzing op staat.
- 05
Nazicht door de projectleider
De projectleider leest het voorstel, past uren aan of schrapt ze, beslist wat meerwerk is en wat een gebaar. Pas dan gaat de factuur uit. De automatisering beslist niets over wat een klant moet betalen.
Een voorbeeld
Voorbeeld: een retainer van 20 uur die vroeg uitgeput is
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. Een bureau met tien medewerkers heeft een klant met een retainer van 20 uur per maand. In het voorbeeld zijn op de twaalfde van de maand al zestien uur geregistreerd, en de projectleider krijgt een melding bij tachtig procent. Hij bespreekt met de klant of de rest van de maand wordt aangepast of dat extra uren worden aangekocht. Op de eerste van de volgende maand staat het factuurvoorstel klaar met de retainer, de extra uren en een doorgerekende drukkost. De getallen zijn aannames om de werking te tonen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Een urenstaat wordt pas definitief nadat de verantwoordelijke ze goedkeurt, en een factuur blijft een concept tot iemand ze verstuurt. Foute uren corrigeer je op de urenstaat zelf. Loonberekening en aangiftes blijven bij jullie sociaal secretariaat; wij bereiden alleen de aanlevering voor.
Meer voor marketing- en communicatiebureaus
Veelgestelde vragen
Niet noodzakelijk. Heeft jullie huidige tool een API of een export, dan lezen we de uren daaruit. Is er geen, dan is een eenvoudig formulier een alternatief. In de scan bekijken we wat jullie nu gebruiken en wat daaruit te halen valt.
Het kan agenda-afspraken als voorstel tonen, die de medewerker bevestigt. We schrijven geen uren weg die niemand heeft bevestigd. Een urenstaat zonder controle door de medewerker is niet betrouwbaar genoeg om te factureren.
Elke klant krijgt zijn eigen regels: een retainer met een aantal uren, een vaste prijs met mijlpalen of regie met een uurtarief. De regels staan in het systeem en zijn aan te passen. Uitzonderingen, zoals een korting voor een gebaar, zet de projectleider zelf op het voorstel.
De prijs hangt af van het aantal afspraaktypes en koppelingen. Je krijgt de prijs na de scan van een halve dag. De scan wordt verrekend als je binnen 30 dagen bestelt. Daarna betaal je een maandelijks beheerbedrag voor hosting, monitoring en onderhoud.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.