Werkbonnen en uren bijhouden voor drukkerijen en signalisatie

Bij een signalisatiebedrijf werkt een deel van het team buiten: een ploeg plaatst gevelletters, beplakt een bestelwagen of monteert borden bij een klant. Elke plaatsing heeft een werkbon nodig met de uren, de materialen, de gereden kilometers en een handtekening van de klant. Die bon wordt vaak op papier ingevuld, in de bestelwagen meegenomen en de week daarna ingegeven of vergeten. Wat er onderweg bijkomt, zoals een uur extra voor een moeilijke ondergrond, is moeilijk terug te vinden.

In de werkplaats van een drukkerij gaat het om andere uren. Een order loopt langs de pers, de snijmachine en de afwerking, en niemand registreert hoeveel tijd het werkelijk kostte. De kalkulatie stond in de offerte, maar de nacalculatie bestaat niet. Daardoor weet de zaakvoerder niet welke soorten orders echt winst geven.

Meerwerk is een terugkerend probleem. Een klant vraagt ter plaatse nog een extra bord of een andere plaatsing, de ploeg doet het, en niemand zet het op de factuur. De factuur wordt dan gemaakt op basis van de offerte en niet van wat er gebeurd is.

Een urenstaat wordt pas definitief nadat de verantwoordelijke ze goedkeurt, en een factuur blijft een concept tot iemand ze verstuurt. Foute uren corrigeer je op de urenstaat zelf. Loonberekening en aangiftes blijven bij jullie sociaal secretariaat; wij bereiden alleen de aanlevering voor.