Webshops
Wekelijkse rapportering voor webshops: omzet, marge en retouren
Omzet, marge per product, retourpercentage en advertentiekosten worden wekelijks samengebracht in één rapport. Vooraf leggen we vast hoe elk cijfer wordt berekend.
Hoe het nu gaat
Een webshop heeft cijfers op minstens vier plaatsen. De omzet en bestellingen zitten in de shop, de advertentiekosten bij Meta en Google, de verzendkosten bij de koerier of het verzendplatform en de inkoopprijzen in een bestand of in de boekhouding. Wie wil weten welk product echt winst oplevert, trekt exports uit al die bronnen en voegt ze samen in een spreadsheet. Dat gebeurt meestal op maandag, door de eigenaar, naast het gewone werk.
Zo ontstaan cijfers die niet vergelijkbaar zijn. De marge is berekend zonder verzendkosten of zonder transactiekosten van de betaalprovider. Omzet is soms inclusief en soms exclusief btw. Retouren worden aan een andere maand toegewezen dan de verkoop. De winst per advertentie wordt berekend op de omzet van de dag en niet op wat uiteindelijk niet teruggestuurd werd. En voor je het weet, bestaan er drie versies van het bestand.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Definities vastleggen
Voor het bouwen beslissen we met jullie hoe elk cijfer wordt berekend: omzet exclusief btw, vóór of na retouren, marge na verzend- en betaalkosten, advertentiekosten per kanaal. Die definities komen in het rapport te staan, zodat iedereen hetzelfde bedoelt.
- 02
Gegevens ophalen
Elke week haalt de automatisering de gegevens op uit de shop, de betaalprovider, het verzendplatform en de advertentieplatformen, via jullie eigen accounts. Inkoopprijzen komen uit een bestand of de boekhouding. Wat we kunnen opvragen, hangt af van de pakketten, en daar kijken we in de scan naar.
- 03
Rapport met opvallende zaken
Het rapport toont omzet, marge, retourpercentage en advertentierendement, per week, per product en per kanaal. Bovenaan staan de zaken die opvallen: een product met een hoog retourpercentage, een advertentie die meer kost dan ze opbrengt, een artikel dat bijna niet meer op voorraad is.
- 04
Nalezen en bespreken
De eigenaar leest het rapport en past de definities aan wanneer iets niet klopt. Tijdens het maandelijkse nazicht bekijken we samen of de cijfers nog bruikbaar zijn en of er iets bij moet.
Een voorbeeld
Voorbeeld: een shop die elke maandag de cijfers uit vier bronnen samenvoegt
Dit voorbeeld is verzonnen en dient als illustratie, het is geen resultaat bij een shop. Stel dat de eigenaar van een kledingshop elke maandag anderhalf uur bezig is om exports uit de shop, Meta, Google en het verzendplatform samen te voegen. Met de automatisering staat het weekrapport dan klaar, met bovenaan drie artikelen met een retourpercentage boven wat de eigenaar als grens heeft ingesteld, en twee advertenties met een kostprijs per bestelling die hoger ligt dan de marge. Die anderhalf uur gaat dan naar het bekijken van de cijfers en het beslissen wat eraan te doen. De echte cijfers hangen af van de shop en de bronnen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Rapporten gaan standaard naar mensen binnen het bedrijf. Een rapport voor externen, zoals een bank of aandeelhouders, gaat eerst naar een verantwoordelijke ter controle. De toelichting beperkt zich tot wat in de cijfers staat. Interpretatie en beslissingen blijven bij jullie, en wijzigingen aan definities gebeuren op jullie vraag.
Meer voor webshops
Veelgestelde vragen
Meestal wel, via jullie eigen accounts en de gegevens die die platformen aanbieden. De toegang en de cijfers die beschikbaar zijn, kunnen per account verschillen. We bekijken dat in de scan, voor we een prijs afspreken.
Omdat een cijfer als marge op verschillende manieren berekend kan worden. Zonder afspraak geeft een rapport een getal dat niemand kan verifiëren. Met de afspraak kan de eigenaar nagaan waar een cijfer vandaan komt.
Voor sommige shops wel, maar we beginnen meestal met een wekelijks rapport. Je ziet dan snel of de definities kloppen en of het rapport echt gelezen wordt. Daarna kan een dashboard een logische volgende stap zijn.
Ja, als die indeling in de gegevens zit. Hoe fijner de indeling, hoe minder betrouwbaar de cijfers soms worden, zeker bij kleine aantallen. Daarom bespreken we in de scan welke indelingen jullie echt gebruiken.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.