Installateurs
Werkbonnen en uren automatiseren voor installateurs
Techniekers registreren elke interventie op hun telefoon, met uren, onderdelen en handtekening van de klant. Het kantoor krijgt een concept-factuur en de voorraad van de bestelwagen blijft kloppen.
Hoe het nu gaat
Een technieker van een installatiebedrijf doet per dag meerdere interventies bij verschillende klanten: een ketel onderhouden, een lek herstellen, een thermostaat vervangen, een stopcontact bijplaatsen. Bij elke klant hoort een werkbon: wat is vastgesteld, welk werk is uitgevoerd, hoeveel uur, welk materiaal uit de bestelwagen is gebruikt en een handtekening van de klant. Op papier is dat een blaadje met doorslag dat 's avonds in de bak op kantoor belandt.
Het kantoor maakt daaruit de factuur, per klant en per interventie. Daarbij moet het uitzoeken of de interventie onder een onderhoudscontract valt of betalend is, welke voorrijkost geldt, welke onderdelen worden doorgerekend en of een toestel nog onder fabrieksgarantie valt, waarvoor de fabrikant een eigen formulier vraagt. Handschrift is moeilijk te lezen, onderdelen staan er zonder referentie op en uren ontbreken.
Wat de technieker uit de bestelwagen haalt, moet ook uit de stock verdwijnen. Anders klopt de voorraad in de bestelwagen niet meer en is een onderdeel niet beschikbaar op het moment dat het nodig is. Staat de werkbon niet op kantoor, dan wordt er ook niet gefactureerd: een kleine interventie van een half uur die vergeten werd, komt er nooit meer van. Bij de ketelonderhouden van het najaar stapelen die blaadjes zich op.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Werkbon op de telefoon of tablet
De technieker opent de interventie van de dag op zijn telefoon, met klant, adres en het toestel dat in het dossier staat. Hij vult uren, vaststellingen en gebruikt materiaal in, kiest onderdelen uit een lijst met jullie artikelen en laat de klant op het scherm tekenen.
- 02
Contract of betalend
Het systeem controleert in jullie klantenlijst of de klant een onderhoudscontract heeft en of de interventie daaronder valt. Valt ze er niet onder, dan stelt het de voorrijkost, het uurtarief en de onderdelen voor volgens jullie tarieven.
- 03
Garantie apart
Heeft de technieker aangegeven dat het toestel onder fabrieksgarantie valt, dan maakt het systeem een overzicht met toestel, serienummer, vaststelling en uitgevoerd werk, dat jullie naar de fabrikant sturen. Of de fabrikant de garantie aanvaardt, beslist die zelf.
- 04
Concept-factuur en voorraad
Elke afgewerkte werkbon geeft een concept-factuur in jullie facturatieprogramma of boekhouding en schrijft de gebruikte onderdelen af in de voorraad van de bestelwagen. Het kantoor ziet in één lijst welke interventies nog geen werkbon hebben.
- 05
Controle door het kantoor
Het kantoor controleert de concepten en factureert. Afwijkende uren, hoge materiaalkosten of werkbonnen zonder handtekening worden gemarkeerd, zodat de zaakvoerder ze eerst bekijkt.
Een voorbeeld
Voorbeeld: een ketelonderhoud met een vervangen onderdeel
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie. Een technieker onderhoudt bij een klant met een onderhoudscontract een gasketel. Hij ontdekt een versleten ontstekingselektrode en vervangt die. In de werkbon op zijn telefoon noteert hij 1 uur en 15 minuten, kiest het onderdeel uit de lijst en laat de klant tekenen. Het systeem ziet dat het onderhoud onder het contract valt, rekent enkel het onderdeel door, schrijft het af in de voorraad van de bestelwagen en zet een concept-factuur klaar. Het kantoor controleert het concept en verstuurt het. Het toestel en de uren zijn verzonnen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Een urenstaat wordt pas definitief nadat de verantwoordelijke ze goedkeurt, en een factuur blijft een concept tot iemand ze verstuurt. Foute uren corrigeer je op de urenstaat zelf. Loonberekening en aangiftes blijven bij jullie sociaal secretariaat; wij bereiden alleen de aanlevering voor.
Werkt met
Meer voor installateurs
Veelgestelde vragen
Een formulier kan offline worden ingevuld als we een toepassing kiezen die dat ondersteunt, of de technieker vult de werkbon aan zodra hij weer bereik heeft. In de scan bekijken we samen met jullie techniekers waar het in de praktijk misloopt.
Dat hangt af van het programma. Teamleader, Odoo, Exact Online en andere pakketten bieden in de regel een manier om gegevens in te lezen, maar wat er precies kan, hangt af van jullie versie en abonnement. In de scan zeggen we vooraf wat kan en wat niet.
Die wordt samen met de werkbon als pdf bewaard in jullie eigen omgeving, in het dossier van de klant. Of een digitale handtekening bewijskrachtig is bij een geschil, bespreken jullie best met jullie jurist of verzekeraar.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.