Uitzend- en selectiekantoren
Dossiers van uitzendkrachten en kandidaten op orde houden in een uitzendkantoor
Ontbrekende documenten worden opgevraagd bij de kandidaat, vervaldata worden bewaakt en de gegevens voor het sociaal secretariaat staan klaar. De consulent controleert en verstuurt.
Hoe het nu gaat
Een uitzendkantoor beheert twee soorten dossiers naast elkaar: kandidaten die zich hebben ingeschreven en uitzendkrachten die nu werken. Bij elke persoon horen documenten: een identiteitskaart, een bankrekeningnummer, een rijbewijs bij chauffeursfuncties, een attest voor functies met een medische beoordeling, een werkvergunning of verblijfsdocument waar dat nodig is, en een getekend contract per opdracht.
Wat misgaat is meestal het onderhoud van een dossier. Het eerste dossier lukt wel. Een consulent merkt op dinsdag dat de werkvergunning van een uitzendkracht vorige week verlopen is, terwijl die op maandag al aan het werk was. Een kandidaat heeft drie keer dezelfde documenten gemaild omdat de eerste foto onleesbaar was. De gegevens staan deels bij het sociaal secretariaat, deels in een Excel-lijst van de consulent en deels in een mailbox, en niemand weet nog welke versie de juiste is.
Daarbij komt de zorg voor persoonsgegevens. Een identiteitskaart, een rekeningnummer en gezondheidsgegevens zijn gevoelig. Ze horen op één beschermde plaats, met beperkte toegang en een bewaartermijn, en niet in een bijlage die jaren in een mailbox blijft staan.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Vereiste documenten per functie
Bij elke inschrijving of nieuwe opdracht bepaalt de automatisering aan de hand van jullie lijst per functiecategorie welke documenten nodig zijn en welke er al zijn. Een magazijnier heeft een andere lijst dan een chauffeur of een administratief medewerker.
- 02
Eén aanvraag bij de kandidaat
De kandidaat krijgt één bericht per mail of WhatsApp met precies wat ontbreekt en een link om het veilig te uploaden naar een beschermde map in jullie eigen omgeving. Na twee en vijf dagen, of een termijn die jullie kiezen, volgt een herinnering.
- 03
Controle door de consulent
Elke upload verschijnt in een lijst. De automatisering controleert of het bestand leesbaar is en leest de vervaldatum af, maar of een document geldig is, beoordeelt de consulent. Die keurt goed of vraagt het opnieuw.
- 04
Vervaldata bewaken
Werkvergunningen, verblijfsdocumenten en attesten staan met vervaldatum in één overzicht. Dertig dagen vooraf krijgt de consulent een melding. Een verlopen document staat in de planningslijst als niet geldig, zodat niemand het over het hoofd ziet.
- 05
Gegevens voor het secretariaat klaarzetten
Per opdracht zet de automatisering de gegevens in een blad: naam, rekeningnummer, startdatum, functie en tarief uit het klantcontract. De consulent controleert en levert aan bij het sociaal secretariaat via het kanaal dat jullie nu gebruiken. Aangiftes doet een persoon. Bewaartermijnen bewaakt de automatisering met een lijst van dossiers die over termijn zijn, en een persoon beslist over verwijdering.
Een voorbeeld
Voorbeeld: tien nieuwe inschrijvingen in één week
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie. Een kantoor met vier consulenten schrijft in een week tien kandidaten in voor magazijnfuncties. Zeven sturen na de eerste mail alle documenten in. Drie missen de achterzijde van de identiteitskaart of een rekeningnummer en krijgen na twee dagen een herinnering. Bij één kandidaat vervalt het verblijfsdocument over zes weken, wat de consulent als melding in de lijst ziet. Alle documenten staan in een beschermde map die alleen de betrokken consulenten kunnen openen. De consulent controleert elk dossier voor de gegevens naar het sociaal secretariaat gaan.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Verlof wordt nooit zonder goedkeuring van een leidinggevende toegekend. De automatisering wijzigt geen contracten, lonen of arbeidsvoorwaarden. Loonberekening en aangiftes zoals Dimona blijven bij jullie of bij jullie sociaal secretariaat. Personeelsgegevens zijn alleen toegankelijk voor wie er nu al toegang toe heeft.
Meer voor uitzend- en selectiekantoren
Personeelsadministratie in andere sectoren
Veelgestelde vragen
Dat kunnen we niet voor jullie beloven. We bouwen zo dat gegevens in jullie eigen omgeving blijven, dat alleen de juiste mensen erbij kunnen en dat bewaartermijnen bewaakt worden. Welke gegevens jullie mogen bewaren en hoe lang, bepalen jullie met jullie adviseur. Met ons sluit je een verwerkersovereenkomst.
Nee. De gegevens staan klaar, maar de aangifte en het doorgeven aan het sociaal secretariaat doet een persoon bij jullie. De automatisering beslist ook niet of iemand mag starten. Dat beslist de consulent.
Dat kan. De bijlage wordt uit de mailbox gehaald en in het dossier gezet. Of de mail daarna wordt verwijderd, beslissen jullie, zodat een identiteitskaart niet ongemerkt in een mailbox blijft staan.
Ja, de lijst per functiecategorie is van jullie. We zetten ze tijdens de scan met jullie op en je kunt ze zelf aanpassen als een functie of regelgeving wijzigt.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.