Architectenbureaus
Uren en werfbezoeken registreren per dossier en fase op een architectenbureau
Medewerkers geven elke week hun uren per dossier en fase door via een kort formulier. De automatisering zet ze samen en toont per fase hoeveel van het ereloon al verbruikt is.
Hoe het nu gaat
Op een architectenbureau werkt niemand de hele week aan één dossier. Een tekenaar zit maandag in het uitvoeringsdossier van een woning, dinsdag op een werfvergadering voor een school en donderdag bij de stedenbouwkundige dienst met een aanvraag. Daarom worden uren vaak vrijdagnamiddag uit het geheugen ingevuld, in een Excel-blad of een tijdsregistratie, per dossier en liefst per fase.
De fout zit zelden in het totaal en bijna altijd in de verdeling. Een werfbezoek voor dossier 2314 belandt bij 2341, een halfuur overleg met de stabiliteitsingenieur wordt nergens genoteerd, en uren aan een voorontwerp komen onder de fase aanvraag omdat die kolom open stond. Wie per fase factureert of een forfait heeft afgesproken, ziet pas bij de eindafrekening dat een fase meer uren heeft gekost dan het honorarium dekt.
De partner ziet die overschrijding op het moment dat er niets meer aan te doen is. Intussen kost het inzamelen zelf tijd: iemand loopt elke maand de uren van zeven mensen na, belt voor ontbrekende weken en typt over wat op papier staat.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Weeklijst per medewerker
Elke vrijdag om 15 uur krijgt iedereen een mail of Teams-bericht met de dossiers waar die persoon de afgelopen week aan werkte, afgeleid uit de planning en de agenda (werfvergaderingen, afspraken bij de gemeente). Je vult per dossier en per fase de uren in, in één kort formulier.
- 02
Controle bij het invullen
Een dossiernummer dat niet bestaat wordt geweigerd. Een week onder het afgesproken aantal uren geeft een herinnering, en een werfbezoek uit de agenda zonder uren wordt aangehaald. Wie niet invult, krijgt maandagochtend een tweede bericht.
- 03
Eén overzicht dat jullie bezitten
De uren komen samen in een blad of tabel in jullie eigen Microsoft 365 of Google-omgeving, per dossier, fase en medewerker. Werfbezoeken en vergaderingen staan er naast het tekenwerk, zodat het volledige beeld per dossier klopt.
- 04
Stand per fase naast het ereloon
Per fase staat het afgesproken honorarium of budget naast de verbruikte uren aan het interne uurtarief dat jullie kiezen. Bij een drempel die jullie bepalen, bijvoorbeeld 80 procent, krijgt de dossierverantwoordelijke een melding met de stand.
- 05
Goedkeuring door de partner
De partner keurt de uren van de maand goed voor ze naar facturatie of loonadministratie gaan. Correcties van een verkeerd dossier maakt de partner rechtstreeks in het overzicht. De automatisering verzint nooit uren en past niets zelf aan.
Een voorbeeld
Voorbeeld: zeven medewerkers en vierentwintig lopende dossiers
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie, geen resultaat van een klant. Een bureau met zeven medewerkers heeft vierentwintig lopende dossiers, waarvan zes in de fase uitvoeringsdossier. Elke vrijdag krijgt iedereen een weeklijst met de vier tot zes dossiers uit de eigen agenda. Bij een woning met een afgesproken honorarium van 9.000 euro voor het uitvoeringsdossier staat na zes weken 7.400 euro aan interne uren geboekt, ruim 80 procent. De dossierverantwoordelijke krijgt de melding terwijl er nog twee weken tekenwerk te gaan zijn en kan met de bouwheer bespreken wat buiten het afgesproken pakket valt. Alle bedragen zijn verzonnen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Een urenstaat wordt pas definitief nadat de verantwoordelijke ze goedkeurt, en een factuur blijft een concept tot iemand ze verstuurt. Foute uren corrigeer je op de urenstaat zelf. Loonberekening en aangiftes blijven bij jullie sociaal secretariaat; wij bereiden alleen de aanlevering voor.
Meer voor architectenbureaus
Veelgestelde vragen
Ja. Per dossier leggen we vast welke fases er zijn en of het honorarium een percentage van de bouwkost of een forfait is. Het overzicht toont de uren tegenover het budget van de fase, ongeacht hoe het ereloon is opgebouwd.
Nee. Het formulier komt als link in een mail of Teams-bericht en ziet er elke week hetzelfde uit. Het draait in jullie Microsoft 365 of Google-omgeving, met accounts en gegevens in jullie naam.
Die persoon krijgt maandagochtend een herinnering, en de partner ziet in het maandoverzicht wie nog ontbreekt. De automatisering vult nooit zelf uren in en rekent niet met geschatte uren.
De goedgekeurde uren blijven in jullie overzicht staan. Of er ook een koppeling naar de ereloonnota's mogelijk is, hangt van jullie boekhoudpakket af. Dat bekijken we tijdens de scan, en waar geen koppeling bestaat, werken we met een export.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.