Architectenbureaus
Maandrapport met uren, ereloon en openstaande nota's voor een architectenbureau
Op een vaste dag in de maand ontvangt de partner één pagina met per dossier de uren tegenover het budget, het ereloon dat nog gefactureerd moet worden en de openstaande ereloonnota's.
Hoe het nu gaat
De partner van een architectenbureau wil elke maand weten hoe de dossiers ervoor staan: hoeveel uren erin zitten, welk deel van het ereloon al gefactureerd is, welke ereloonnota's nog openstaan en wie de komende maanden vrij is. Die cijfers staan op verschillende plaatsen: uren in een Excel-blad of een tijdsregistratie, facturen in de boekhouding, planning in een kalender of op een whiteboard.
Meestal bouwt iemand het overzicht met de hand: exports plakken, dossiernummers laten kloppen, formules die niemand durft te wijzigen. Het kost een halve dag per maand, en wie het bouwt is vaak de enige die weet waarom een tabblad een cel van een ander tabblad leest. Ontbreken de uren van één medewerker, dan klopt de marge per dossier niet en merkt niemand het.
Voor een bureau draaien twee verhoudingen om de maandbespreking: gefactureerd ereloon tegenover de voortgang van de fase, en gebruikte uren tegenover het budget. Zonder die twee vult de bespreking zich met gevoel.
Hoe de automatisering werkt
- 01
Bronnen alleen lezen
De automatisering leest de uren (blad of tijdsregistratie), de facturen en openstaande posten uit de boekhouding en de planning uit de agenda. Ze schrijft niets terug in die bronnen. Waar geen koppeling bestaat, gebruiken we een export die jullie op een vaste dag klaarzetten.
- 02
Het dossiernummer als sleutel
Alles wordt aan het dossiernummer gekoppeld. Wat geen dossiernummer heeft, zoals algemene kosten of een wedstrijdinzending, staat apart onderaan, zodat het totaal klopt met de boekhouding.
- 03
Rapport op een vaste dag
Op de derde werkdag na de maandafsluiting, of een dag die jullie kiezen, komt er een mail met één pagina en een blad erbij. Per dossier staan de uren tegenover het budget, het gefactureerde en nog te factureren ereloon per fase, en de openstaande ereloonnota's met hun leeftijd.
- 04
Afwijkingen bovenaan
Bovenaan staan de dossiers die aandacht vragen: een fase met meer uren dan begroot, een afgewerkte fase die nog niet gefactureerd is, een nota die langer openstaat dan een termijn die jullie kiezen. De rest volgt per dossier.
- 05
De partner interpreteert
De partner leest het rapport, bespreekt het met de dossierverantwoordelijken en beslist wat gefactureerd wordt. De automatisering stelt niets in rekening en verandert geen budgetten. De definities van fase en voortgang leggen jullie samen één keer vast.
Een voorbeeld
Voorbeeld: het maandrapport van een bureau met twintig dossiers
Dit is een fictief voorbeeld ter illustratie. Een bureau met acht medewerkers heeft twintig lopende dossiers. Op de derde werkdag van de maand komt een rapport van één pagina. Bovenaan staan twee punten: een aanvraag stedenbouwkundige vergunning is goedgekeurd maar nog niet gefactureerd, en bij een uitvoeringsdossier liggen de uren 10 procent boven het budget van de fase. Daaronder staan vijf openstaande ereloonnota's met hun leeftijd, waarvan één ouder dan zestig dagen. De partner bespreekt de lijst op maandag met de dossierverantwoordelijken. De cijfers zijn verzonnen.
Fictief voorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
Waar jullie beslissen
Rapporten gaan standaard naar mensen binnen het bedrijf. Een rapport voor externen, zoals een bank of aandeelhouders, gaat eerst naar een verantwoordelijke ter controle. De toelichting beperkt zich tot wat in de cijfers staat. Interpretatie en beslissingen blijven bij jullie, en wijzigingen aan definities gebeuren op jullie vraag.
Meer voor architectenbureaus
Veelgestelde vragen
Het rapport toont enkel wat geregistreerd is. Registreren jullie nu geen uren per fase, dan starten we met wat er is en bouwen we de registratie op via de weeklijst voor uren. Een rapport met gaten laten we expliciet als gat zien.
Ja. Het rapport kan per dossierverantwoordelijke opgesplitst worden, zodat iedereen zijn eigen lijst krijgt en de partner het geheel. Wie wat te zien krijgt, bepalen jullie.
Een vast rapport op een vaste dag wordt gelezen, een dashboard dat je moet openen wordt vaak vergeten. Wil de partner later zelf doorklikken, dan kan een eenvoudige pagina bovenop dezelfde gegevens, maar dat is een aparte keuze.
Dan werken we met een export die jullie boekhouder of een collega op een vaste dag klaarzet, of met de mail van het boekhoudpakket. Tijdens de scan zien we welke route voor jullie pakket werkt voor we een prijs noemen.
Werkt dit ook bij jullie? Dat zien we in een gesprek van 20 minuten.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.