Koppeling · Teamleader en WhatsApp Business
Teamleader koppelen met WhatsApp Business
WhatsApp-gesprekken met klanten komen bij het juiste contact en de juiste deal in Teamleader, en afspraken of offertes kunnen via WhatsApp worden opgevolgd. Daarvoor is het WhatsApp Business Platform van Meta nodig.
Waarom koppelen
Veel klanten van kmo's sturen liever een WhatsApp-bericht dan een mail, zeker voor afspraken, foto's van een probleem en korte vragen. Teamleader bevat het klantdossier met deals, offertes en projecten, maar gesprekken op WhatsApp staan op de telefoon van één medewerker. Wie niet op die telefoon zit, weet niet wat er is afgesproken.
Een koppeling lost dat op, maar vraagt keuzes. De gewone WhatsApp Business-app laat zich niet automatiseren. Daarvoor is het WhatsApp Business Platform van Meta nodig, met een zakelijke Meta-account en een aangesloten nummer. Klanten moeten toestemming geven en buiten het 24-uursvenster na hun laatste bericht kan je enkel goedgekeurde sjablonen sturen.
Wat er tussen beide loopt
Gesprek wordt genoteerd bij het juiste contact
Een bericht van een klant koppelen we via het telefoonnummer aan het contact in Teamleader. We bewaren het gesprek of een samenvatting als notitie bij het contact of de deal, zodat elke collega kan zien wat er is afgesproken. Is het nummer onbekend, dan krijgt een medewerker de vraag het toe te wijzen.
Afspraakherinnering vanuit de agenda
Een dag voor een afspraak of werfbezoek gaat een bericht met datum, uur en adres naar de klant, met de mogelijkheid om te bevestigen of te verzetten. Een verplaatsing komt terug in de agenda of op de lijst van een medewerker.
Offerte opvolgen via WhatsApp
Kreeg een offerte geen reactie, dan zetten we na een afgesproken aantal dagen een bericht klaar in een goedgekeurd sjabloon. Een medewerker bekijkt de lijst en geeft vrij. Enkel klanten die toestemming gaven, komen erop.
Foto's en documenten naar het dossier
Foto's of plannen die een klant stuurt, bewaren we bij de juiste deal of het juiste project, of in een map die we daaraan koppelen. Naam en datum staan erbij, zodat niemand ze nog uit een chat moet halen.
Vooraf beslissen
Toestemming van klanten (opt-in)
Meta vereist dat klanten toestemming gaven om berichten te ontvangen. We spreken af waar die toestemming wordt vastgelegd, bijvoorbeeld in een eigen veld op het contact in Teamleader, en hoe ze wordt gevraagd: op een formulier, in de offerte of bij een eerste bericht van de klant. Jullie blijven verantwoordelijk voor die toestemming.
Gewoon nummer of platform
Een nummer dat aan het WhatsApp Business Platform hangt, kan niet altijd tegelijk in de gewone app worden gebruikt. Meta biedt daarvoor beperkte opties. Dat bekijken we vooraf, zodat jullie niet plots een nummer kwijt zijn waar klanten al jaren naar sturen.
Sjablonen en het 24-uursvenster
Binnen 24 uur na het laatste bericht van een klant kan een medewerker vrij antwoorden. Daarbuiten kan enkel een door Meta goedgekeurd sjabloon. We schrijven die sjablonen met jullie en laten ze goedkeuren voor de bouw begint.
Telefoonnummers in Teamleader
Nummers staan in Teamleader in verschillende schrijfwijzen, met 0 of +32 en met of met spaties. We normaliseren ze om gesprekken te koppelen. We spreken ook af wat er gebeurt als twee contacten hetzelfde nummer delen, zoals een koppel of een bedrijf met één vaste lijn.
Hoe we het bouwen
Voor WhatsApp gebruiken we het WhatsApp Business Platform van Meta, rechtstreeks of via een aanbieder die toegang geeft. De Meta-account, het nummer en de sjablonen staan op naam van jullie bedrijf. Teamleader heeft een publieke API met OAuth, waarmee we contacten kunnen opzoeken en notities, taken en deals kunnen aanmaken. Of Teamleader zelf een WhatsApp-functie of een connector heeft die volstaat, controleren we in de scan, en zo ja gebruiken we die. Welke gegevens beschikbaar zijn, kan afhangen van jullie abonnement. Beide toegangen lopen via jullie eigen accounts en kunnen worden ingetrokken. De tarieven per bericht staan bij Meta.
Automatiseringen
- Klantvragen beantwoordenWe zetten een assistent in die terugkerende vragen beantwoordt met jullie eigen informatie en al het andere doorgeeft aan een collega.
- Afspraken en planningWe laten klanten een afspraak vastleggen, bevestigen die per mail of WhatsApp en sturen herinneringen, terwijl de agenda automatisch wordt bijgewerkt.
- Leads opvolgenWe registreren aanvragen uit formulier, mail en berichten in jullie CRM, wijzen ze toe en zorgen dat er na een afgesproken termijn opvolging komt.
- Documenten verwerkenWe lezen binnenkomende documenten zoals contracten, bestelbonnen en attesten, bepalen het type, halen de gegevens eruit en bergen ze op de juiste plaats op.
De software
Veelgestelde vragen
Niet voor koppelingen. De gratis app is bedoeld voor handmatig gebruik. Voor automatisering is het WhatsApp Business Platform van Meta nodig. We bekijken met jullie wat dat voor het huidige nummer betekent voor we beginnen.
Nee. Meta vereist toestemming van de klant en buiten het 24-uursvenster zijn enkel goedgekeurde sjablonen toegestaan. We bouwen volgens die regels, maar het bijhouden van de toestemming blijft bij jullie. Daarom nemen we ze op in het contact in Teamleader.
Ja. Elke automatisering draagt over aan een persoon, met het gesprek erbij. Wie het gesprek krijgt, bepalen jullie, bijvoorbeeld de verantwoordelijke van de deal.
Voor het WhatsApp Business Platform rekent Meta kosten per bericht aan, afhankelijk van het type bericht en het land, en een aanbieder kan eigen kosten toevoegen. De actuele tarieven staan bij Meta. Onze kosten staan daar los van: de scan wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen bestellen, daarna volgen een prijs op maat per automatisering en een maandelijks bedrag.
Werken jullie met Teamleader en WhatsApp Business? Bekijk in 20 minuten wat een koppeling kan opleveren.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.