Koppeling · Yuki en Teamleader
Yuki koppelen met Teamleader
Teamleader houdt klanten, offertes en facturen bij, Yuki ontvangt de documenten voor de boekhouding. Deze pagina legt uit wat er tussen beide kan lopen en wat vooraf geregeld wordt.
Waarom koppelen
Yuki is gebouwd rond het aanleveren van documenten: de kmo bezorgt facturen, het pakket leest ze uit en de boekhouder verwerkt ze. Teamleader is het pakket waarin de verkoopfacturen ontstaan. Tussen die twee moet elke verkoopfactuur terechtkomen op de plaats waar jullie boekhouder ze verwacht.
Gebeurt dat met de hand, dan worden elke maand pdf's gedownload en geüpload of doorgemaild, en weet niemand zeker of alles erbij zit. Ontbreekt een factuur, dan merkt de boekhouder dat pas bij het afsluiten van de periode. Teamleader heeft eigen boekhoudkoppelingen met een aantal pakketten. Of Yuki daarbij zit en wat die precies doorgeeft, controleren we eerst.
Wat er tussen beide loopt
Verkoopfactuur gaat automatisch naar Yuki
Een definitieve factuur in Teamleader wordt als pdf aangeleverd via de route die Yuki voorziet voor jullie administratie. De boekhouder vindt ze bij de andere stukken.
Creditnota's en correcties
Een creditnota in Teamleader gaat langs dezelfde weg naar Yuki, als apart stuk met een verwijzing naar de originele factuur, zodat de boekhouder ze niet moet opzoeken.
Controle op ontbrekende stukken
Elke maand vergelijken we de definitieve facturen in Teamleader met wat naar Yuki is aangeleverd. Wat ontbreekt, komt op een lijst voor een medewerker.
Betaalstatus en openstaande posten
Wat Yuki aan betaalinformatie beschikbaar stelt, hangt af van jullie abonnement en van de rechten die de boekhouder toekent. Waar het kan, zetten we de status terug in Teamleader. Waar niet, houdt een medewerker de status bij of werken we met een export van de boekhouder.
Vooraf beslissen
Wie boekt en in welk formaat
In Yuki voert vaak de boekhouder de boekingen uit. Met de boekhouder spreken we af welke stukken we aanleveren, in welk formaat en onder welke omschrijving, zodat de bestaande werkwijze niet verandert.
Btw-codes en klantgegevens op de factuur
Leest Yuki de verkoopfactuur uit, dan moeten btw-percentage, btw-nummer en bedragen duidelijk op de pdf staan. We controleren het factuursjabloon in Teamleader en overlopen uitzonderingen zoals intracommunautaire leveringen met de boekhouder.
Nummering en dubbele aanlevering
Een factuur mag niet twee keer in Yuki terechtkomen als de koppeling opnieuw loopt. We houden op factuurnummer bij wat al aangeleverd is. De nummerreeks blijft die van Teamleader.
Startdatum en historiek
Facturen van voor de start blijven zoals ze al aangeleverd zijn. In overleg met de boekhouder kiezen we een datum of factuurnummer vanaf wanneer de automatische aanlevering geldt.
Hoe we het bouwen
Eerst kijken we of de eigen boekhoudkoppeling van Teamleader met Yuki, als die bestaat voor jullie abonnement, volstaat. Is dat zo, dan zeggen we het. Anders gebruiken we de API van Teamleader, met OAuth en toegang via jullie eigen account, om definitieve facturen op te halen. Yuki biedt webservices aan om documenten aan te leveren en bepaalde gegevens op te vragen, en daarnaast aanleverroutes zoals een upload of een e-mailadres voor de administratie. Welke route we gebruiken, hangt af van wat jullie boekhouder aanraadt. De toegang loopt via een gebruiker en toegangssleutel in jullie eigen Yuki-omgeving, die jullie of jullie boekhouder kunnen intrekken. Yuki leest aangeleverde documenten zelf uit, wij leveren aan. Alle gegevens blijven in Teamleader en Yuki.
Automatiseringen
- Programma's koppelenWe koppelen de programma's die jullie dagelijks gebruiken, zodat bestellingen, klanten en facturen automatisch van het ene pakket naar het andere gaan.
- Documenten verwerkenWe lezen binnenkomende documenten zoals contracten, bestelbonnen en attesten, bepalen het type, halen de gegevens eruit en bergen ze op de juiste plaats op.
Andere koppelingen
Veelgestelde vragen
Teamleader heeft eigen koppelingen met een aantal boekhoudpakketten. Of Yuki daarbij zit voor jullie abonnement en wat die precies doorgeeft, controleren we in de scan. Volstaat die koppeling, dan zeggen we dat en bouwen we niets.
Ja, minstens door akkoord te geven. De boekhouder beheert vaak de Yuki-omgeving en bepaalt in welke vorm stukken aangeleverd mogen worden. We stemmen vooraf af, zodat de werkwijze van de boekhouder niet verandert.
Aangeleverde documenten worden door Yuki verwerkt volgens de instellingen van jullie administratie. Wij leveren enkel aan en controleren of alles is aangekomen. Hoe goed de uitlezing werkt, bepaalt Yuki en niet onze koppeling.
Voor de scan komen we een halve dag op locatie langs. Die wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen een automatisering bestellen. Daarna volgt een prijs op maat voor de koppeling en een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud. De kosten van Yuki en Teamleader zelf komen daar niet bij.
Werken jullie met Yuki en Teamleader? Bekijk in 20 minuten wat een koppeling kan opleveren.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.