Koppeling · Octopus en Teamleader
Octopus koppelen met Teamleader
Teamleader houdt klanten, offertes en facturen bij, Octopus de boekhouding. Deze pagina legt uit wat er tussen beide kan lopen, ook als Octopus bij jullie geen open koppeling heeft.
Waarom koppelen
Veel kleine bedrijven maken hun offertes en facturen in Teamleader en houden de boekhouding bij in Octopus, soms zelf en soms via een boekhoudkantoor. Een verkoopfactuur moet in beide terechtkomen: in Teamleader om te volgen en in Octopus voor de aangifte.
De mogelijkheden van Octopus hangen sterk af van de versie en het abonnement. Daardoor verschilt het per bedrijf of een verkoopfactuur rechtstreeks kan worden doorgegeven of dat ze als bestand of als pdf naar de boekhouding gaat. Teamleader heeft eigen boekhoudkoppelingen met een aantal pakketten. Of Octopus daarbij zit en wat die doorgeeft, kijken we eerst na.
Wat er tussen beide loopt
Klant uit Teamleader wordt relatie in Octopus
Bij de eerste factuur zoeken we of de klant al in Octopus bestaat, bijvoorbeeld op btw-nummer, en maken we de relatie zo nodig aan. Hoe dat precies gebeurt, hangt af van wat jullie versie van Octopus toelaat.
Verkoopfactuur gaat naar de boekhouding
Een definitieve factuur uit Teamleader zetten we klaar in het formaat dat bij Octopus past: via een directe koppeling als die er is, anders als bestand dat de boekhouder inleest, of als pdf met de gegevens erbij.
Betaalstatus terug naar Teamleader
Een betaling die in de boekhouding is afgeletterd, kan als status in Teamleader komen. Daarvoor is een export of toegang nodig die bij jullie versie moet bestaan. Dat controleren we vooraf.
Lijst van ontbrekende of afwijkende facturen
Maandelijks vergelijken we de facturen in Teamleader met wat de boekhouding bereikt heeft en melden we wat ontbreekt of afwijkt.
Vooraf beslissen
Wat Octopus bij jullie toelaat
In de scan kijken we welke versie en welk abonnement jullie hebben en of er een koppeling of een inleesformaat bestaat. Zonder directe koppeling blijft de overdracht minder automatisch, maar ze werkt wel via bestanden.
Wie leidend is voor klantgegevens
Meestal is Teamleader de bron voor naam, adres en contactpersonen. We leggen per veld vast waar het wordt ingegeven, zodat een wijziging in Octopus niet ongemerkt Teamleader overschrijft.
Btw-codes, rekeningen en nummering
De btw-codes en grootboekrekeningen van Octopus verschillen van wat in Teamleader staat. We maken een tabel per factuurregel die jullie boekhouder bevestigt. Factuurnummers blijven uit de reeks van Teamleader komen en mogen niet dubbel worden doorgegeven.
Startdatum en historiek
Facturen van voor de start blijven zoals ze al in de boekhouding staan. Samen kiezen we een datum of factuurnummer vanaf wanneer de overdracht geldt.
Hoe we het bouwen
Eerst bekijken we of Teamleader een eigen boekhoudkoppeling met Octopus heeft voor jullie abonnement en of die volstaat. Is dat zo, dan zeggen we het en bouwen we niets. Anders gebruiken we de API van Teamleader, met OAuth en toegang via jullie eigen account, om klanten en definitieve facturen op te halen. Of en hoe Octopus een koppeling toelaat, hangt af van versie en abonnement. Waar een directe koppeling bestaat, gebruiken we die. Waar niet, werken we met bestanden die het pakket kan inlezen, met exports of met de mailbox. Dat is minder rechtstreeks dan bij pakketten met een open API, en dat zeggen we vooraf. Alles blijft op jullie accounts of die van jullie boekhouder, en een medewerker of de boekhouder doet de laatste controle op de boekingen.
Automatiseringen
- Programma's koppelenWe koppelen de programma's die jullie dagelijks gebruiken, zodat bestellingen, klanten en facturen automatisch van het ene pakket naar het andere gaan.
- BetalingsherinneringenWe controleren elke dag welke verkoopfacturen vervallen zijn en zetten de juiste herinneringsmail klaar, met de factuur als bijlage.
- Rapportering automatiserenWe halen cijfers uit boekhouding, CRM en webshop samen in één vast rapport dat elke week of maand klaarstaat in een mailbox of dashboard.
Andere koppelingen
Veelgestelde vragen
Teamleader heeft eigen koppelingen met een aantal boekhoudpakketten. Of Octopus daarbij zit en wat die doorgeeft, controleren we per abonnement. Volstaat die koppeling, dan zeggen we dat en bouwen we niets.
Ja, maar minder rechtstreeks. We werken dan met bestanden die Octopus kan inlezen, met exports of met de mailbox. Een medewerker of de boekhouder leest in of keurt goed. Dat is meer handwerk dan een API-koppeling, maar nog altijd minder dan overtypen.
Dan stemmen we vooraf met de boekhouder af over het formaat en het moment waarop gegevens klaarstaan. De werkwijze van de boekhouder verandert niet, wij zetten de gegevens klaar op de manier die de boekhouder wil ontvangen.
De scan duurt een halve dag op locatie en wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen een automatisering bestellen. Daarna volgt een prijs op maat voor de koppeling, plus een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud. De prijs hangt af van wat jullie versie van Octopus toelaat.
Werken jullie met Octopus en Teamleader? Bekijk in 20 minuten wat een koppeling kan opleveren.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.