Koppeling · HubSpot en WhatsApp Business
HubSpot koppelen met WhatsApp Business
WhatsApp-gesprekken met klanten komen bij het juiste contact en de juiste deal in HubSpot, en opvolging loopt via goedgekeurde sjablonen. Daarvoor is het WhatsApp Business Platform van Meta nodig.
Waarom koppelen
Klanten sturen vaak liever een WhatsApp-bericht dan een mail, zeker voor afspraken en korte vragen. HubSpot houdt contacten, deals en gesprekken bij, maar een WhatsApp-gesprek op de telefoon van één verkoper staat niet in het CRM. Wie de deal overneemt of een offerte opvolgt, weet niet wat er is afgesproken.
Een koppeling lost dat op, maar vraagt keuzes. De gewone WhatsApp Business-app laat zich niet automatiseren. Daarvoor is het WhatsApp Business Platform van Meta nodig, met een zakelijke Meta-account en een aangesloten nummer. Klanten moeten toestemming geven en buiten het 24-uursvenster na hun laatste bericht kan je enkel goedgekeurde sjablonen sturen.
Wat er tussen beide loopt
Gesprek wordt genoteerd bij het juiste contact
Een bericht van een klant koppelen we via het telefoonnummer aan het contact in HubSpot. We bewaren het gesprek of een samenvatting bij het contact of de deal. Is het nummer onbekend, dan krijgt een medewerker de vraag het toe te wijzen.
Nieuw WhatsApp-contact wordt lead
Stuurt iemand een eerste bericht, dan maken we een contact aan en, als het om een aanvraag gaat, een deal met de oorspronkelijke tekst erbij. De juiste verkoper krijgt een melding en kan als persoon antwoorden.
Offerte opvolgen via een sjabloon
Kreeg een offerte geen reactie, dan zetten we na een afgesproken aantal dagen een bericht klaar in een goedgekeurd sjabloon. De verkoper bekijkt de lijst en geeft vrij. Enkel klanten die toestemming gaven, komen erop.
Afspraakherinnering
Een dag voor een afspraak of demo gaat een bericht met datum en uur naar de klant, met de mogelijkheid om te bevestigen of te verzetten. Een verplaatsing komt terug op de lijst van de verkoper.
Vooraf beslissen
Toestemming van klanten (opt-in)
Meta vereist dat klanten toestemming gaven om berichten te ontvangen. We spreken af waar die toestemming wordt vastgelegd, bijvoorbeeld in een eigen eigenschap van het contact in HubSpot, en hoe ze wordt gevraagd. Jullie blijven verantwoordelijk voor die toestemming, ook voor wat HubSpot al bijhoudt over mailtoestemming.
Gewoon nummer of platform
Een nummer dat aan het WhatsApp Business Platform hangt, kan niet altijd tegelijk in de gewone app worden gebruikt. Meta biedt daarvoor beperkte opties. Dat bekijken we vooraf, zodat jullie niet plots een nummer kwijt zijn waar klanten al lang naar sturen.
Sjablonen en het 24-uursvenster
Binnen 24 uur na het laatste bericht van een klant kan een verkoper vrij antwoorden. Daarbuiten kan enkel een door Meta goedgekeurd sjabloon. We schrijven die sjablonen met jullie en laten ze goedkeuren voor de bouw begint.
Telefoonnummers en dubbele contacten
Nummers staan in HubSpot in verschillende schrijfwijzen. We normaliseren ze om gesprekken te koppelen en spreken af wat er gebeurt als twee contacten hetzelfde nummer delen of als iemand zowel per mail als per WhatsApp contact opneemt.
Hoe we het bouwen
Voor WhatsApp gebruiken we het WhatsApp Business Platform van Meta, rechtstreeks of via een aanbieder die toegang geeft. De Meta-account, het nummer en de sjablonen staan op naam van jullie bedrijf. HubSpot heeft een publieke API en kan bij wijzigingen meldingen sturen. We verbinden via een toegang op jullie eigen HubSpot-account, die jullie kunnen intrekken. HubSpot heeft in sommige abonnementen zelf een WhatsApp-koppeling. Of die voor jullie beschikbaar is en volstaat, controleren we in de scan, en zo ja gebruiken we die. Welke functies en hoeveel aanroepen mogelijk zijn, hangt af van jullie abonnement. De tarieven per bericht staan bij Meta.
Automatiseringen
- Klantvragen beantwoordenWe zetten een assistent in die terugkerende vragen beantwoordt met jullie eigen informatie en al het andere doorgeeft aan een collega.
- Leads opvolgenWe registreren aanvragen uit formulier, mail en berichten in jullie CRM, wijzen ze toe en zorgen dat er na een afgesproken termijn opvolging komt.
- Afspraken en planningWe laten klanten een afspraak vastleggen, bevestigen die per mail of WhatsApp en sturen herinneringen, terwijl de agenda automatisch wordt bijgewerkt.
De software
- HubSpotHubSpot is een cloudplatform voor CRM, sales en marketing, met een gratis CRM en betaalde pakketten voor meer functies.
- WhatsApp BusinessWhatsApp Business is de zakelijke variant van WhatsApp, met een gratis app voor kleine bedrijven en een betaald platform van Meta voor koppelingen met andere software.
Veelgestelde vragen
HubSpot heeft in sommige abonnementen een eigen WhatsApp-koppeling. Of die voor jullie beschikbaar is en doet wat jullie nodig hebben, bekijken we in de scan. Volstaat ze, dan gebruiken we ze. Wij bouwen pas iets voor wat ze niet dekt, zoals opvolging na een offerte of koppelingen met andere programma's.
Niet voor koppelingen. De gratis app is bedoeld voor handmatig gebruik. Voor automatisering is het WhatsApp Business Platform van Meta nodig. We bekijken met jullie wat dat voor het huidige nummer betekent voor we beginnen.
Nee. Meta vereist toestemming van de klant en buiten het 24-uursvenster zijn enkel goedgekeurde sjablonen toegestaan. Toestemming om te mailen is niet automatisch toestemming voor WhatsApp. We bouwen volgens de regels van Meta, maar het bijhouden van de toestemming blijft bij jullie.
Voor het WhatsApp Business Platform rekent Meta kosten per bericht aan, afhankelijk van het type bericht en het land, en een aanbieder kan eigen kosten toevoegen. De actuele tarieven staan bij Meta. Onze kosten staan daar los van: de scan wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen bestellen, daarna volgen een prijs op maat per automatisering en een maandelijks bedrag.
Werken jullie met HubSpot en WhatsApp Business? Bekijk in 20 minuten wat een koppeling kan opleveren.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.