Koppeling · Billit en HubSpot
Billit koppelen met HubSpot
Een gewonnen deal in HubSpot wordt een factuur in Billit en de betaalstatus komt terug bij de deal. Verkoop en facturatie werken zo met dezelfde klantgegevens.
Waarom koppelen
HubSpot houdt bij wie een offerte kreeg en welke deal gewonnen is. Billit maakt de facturen en verstuurt ze, ook als e-factuur via Peppol. Het moment waarop een deal gewonnen wordt, is het moment waarop iemand de gegevens van de klant en de offerteregels moet overnemen in Billit.
Gebeurt dat met de hand, dan staan bedragen soms anders op de factuur dan op de offerte, ontbreekt een btw-nummer of wordt een deal vergeten te factureren. Verkopers zien in HubSpot ook niet of een klant betaald heeft. Ze bellen dan een klant op die al betaalde of laten een openstaande factuur liggen.
Wat er tussen beide loopt
Gewonnen deal wordt conceptfactuur in Billit
Zodra een deal als gewonnen wordt gemarkeerd, zetten we in Billit een factuur klaar met de producten en bedragen uit de deal of de offerte. Een medewerker bekijkt het concept voor de factuur vertrekt. Bedragen worden dus niet opnieuw ingetikt.
Bedrijf in HubSpot wordt klant in Billit
We zoeken de klant in Billit op btw-nummer en maken hem aan als hij ontbreekt, met adres en contactpersoon uit HubSpot. Ontbreekt het btw-nummer in HubSpot, dan krijgt de verkoper een taak om het aan te vullen voor de factuur klaarstaat.
Betaalstatus terug naar de deal
Is een factuur in Billit betaald, dan zetten we een notitie of een eigen veld bij de deal of het bedrijf in HubSpot. Verkopers zien zo of een klant in orde is voor ze een nieuwe offerte sturen of contact opnemen over een openstaand bedrag.
Onbetaalde factuur wordt taak voor de verkoper
Is een factuur na de vervaldatum nog niet betaald, dan maken we in HubSpot een taak aan voor de verantwoordelijke of bereiden we een herinnering voor. Jullie bepalen per klant of de herinnering vertrekt.
Vooraf beslissen
Welk systeem leidt voor klantgegevens
Verkoopgegevens zoals contactpersoon en eigenaar horen in HubSpot. Factuurgegevens zoals btw-nummer, factuuradres en betaaltermijn horen in Billit. We spreken af welk veld in welke richting mag overschrijven, zodat een aanpassing aan de ene kant de andere niet stilletjes breekt.
Dubbele bedrijven en contacten
In een CRM staat hetzelfde bedrijf vaak twee keer, met een andere schrijfwijze. Voor we koppelen, kuisen we de lijst op of kiezen we het btw-nummer als sleutel. Samenvoegingen keurt een medewerker goed voor er iets verdwijnt.
Waaruit komen de factuurregels
HubSpot kent producten en offerteregels, afhankelijk van jullie abonnement en van hoe jullie het gebruiken. We spreken af waaruit de factuurregels komen en wat er gebeurt als een deal na de offerte nog verandert.
Btw en nummering
Billit geeft de factuurnummers uit en HubSpot krijgt het nummer als referentie terug. Btw-tarieven en uitzonderingen zoals verlegde btw leggen we vast voor we bouwen, samen met jullie boekhouder.
Hoe we het bouwen
HubSpot heeft een publieke API en kan bij wijzigingen meldingen sturen, bijvoorbeeld wanneer een deal van fase verandert. Billit heeft een API waarmee je facturen en klanten kunt aanmaken en opvragen. We verbinden met een toegang op jullie eigen HubSpot-account en op jullie eigen Billit-account, die jullie zelf kunnen intrekken. Welke functies en hoeveel aanroepen mogelijk zijn, hangt af van jullie abonnementen en dat controleren we vooraf. Bestaat er een kant-en-klare app tussen HubSpot en Billit die voor jullie situatie volstaat, dan zeggen we dat en bouwen we enkel wat ontbreekt. Het versturen en ontvangen via Peppol blijft in Billit gebeuren. De gegevens blijven in HubSpot en Billit, op jullie accounts.
Automatiseringen
- Offertes opmakenWe zetten een offerteaanvraag per mail of formulier om in een volledig ingevulde offerte in jullie eigen sjabloon, klaar om na te lezen.
- Programma's koppelenWe koppelen de programma's die jullie dagelijks gebruiken, zodat bestellingen, klanten en facturen automatisch van het ene pakket naar het andere gaan.
- BetalingsherinneringenWe controleren elke dag welke verkoopfacturen vervallen zijn en zetten de juiste herinneringsmail klaar, met de factuur als bijlage.
- Leads opvolgenWe registreren aanvragen uit formulier, mail en berichten in jullie CRM, wijzen ze toe en zorgen dat er na een afgesproken termijn opvolging komt.
Veelgestelde vragen
Ze zet een concept klaar. Een medewerker kijkt het na en bevestigt, zodat een foutief ingegeven dealbedrag niet rechtstreeks op een factuur belandt. Voor vaste, steeds gelijke deals kunnen jullie later beslissen om dat goedkeuren over te slaan.
Dat kan bestaan, maar we beloven er niets over voor we het hebben nagekeken. Er zijn apps voor veel pakketten en die hangen vaak af van jullie HubSpot-abonnement. Volstaat zo'n app, dan raden we die zelf aan. Wij bouwen pas iets als de app jullie werkwijze niet dekt.
Dat kan, maar het moet vooraf vastliggen. Een voorschot, tussentijdse facturen en een saldofactuur zijn elk een eigen factuur. We spreken af waar het schema staat, in de offerte of op de deal, en hoe de koppeling dat volgt.
De scan van een halve dag op locatie wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen bestellen. Elke automatisering krijgt daarna een prijs op maat, plus een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud. De kosten van HubSpot en Billit zelf komen daar niet bij.
Werken jullie met Billit en HubSpot? Bekijk in 20 minuten wat een koppeling kan opleveren.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.