Koppeling · Yuki en WooCommerce
Yuki koppelen met WooCommerce
WooCommerce staat op jullie eigen WordPress-site, Yuki ontvangt de documenten voor de boekhouding. Dit zijn de gegevens die kunnen doorstromen en de keuzes die daarvoor eerst nodig zijn.
Waarom koppelen
Een WooCommerce-shop staat bij een eigen hostingpartij en wordt met extensies aangepast. Voor de boekhouding in Yuki moeten facturen en creditnota's van de shop bij de boekhouder terechtkomen. Dat gebeurt nu vaak met een maandelijkse export of door pdf's één voor één door te sturen.
Omdat elke shop anders is ingericht, wisselt het hoe een factuur ontstaat: via een extensie voor pdf-facturen, via een extern facturatiepakket of helemaal niet. Zonder vaste route weet niemand of alle bestellingen een factuur hebben en of die bij Yuki zijn aangekomen. Op die plaats bouwen wij de verbinding.
Wat er tussen beide loopt
Factuur per bestelling naar Yuki
Voor elke afgeronde bestelling leveren we de factuur als pdf aan Yuki aan, via de route die voor jullie administratie voorzien is. Komt de factuur uit een extensie of een ander pakket, dan halen we ze daar op.
Orderstatus bepaalt wat wordt aangeleverd
Enkel bestellingen met een afgesproken status, zoals afgerond, gaan naar Yuki. Geannuleerde en onbetaalde bestellingen blijven op een lijst voor de beheerder van de shop.
Creditnota bij een terugbetaling
Een terugbetaling in WooCommerce leidt tot een creditnota als document bij de originele factuur. Een medewerker keurt ze goed voor ze naar Yuki gaat.
Controle op ontbrekende stukken
Maandelijks vergelijken we de afgeronde bestellingen met wat naar Yuki is aangeleverd en melden we wat ontbreekt.
Vooraf beslissen
Waar de factuur vandaan komt
We bepalen welk document de officiële factuur is: die van een extensie, van een extern pakket of een document dat we zelf maken. Daaraan hangen de nummering en de vermeldingen op de factuur, die jullie boekhouder moet kunnen goedkeuren.
Btw-nummer en btw-codes
Het btw-nummer van zakelijke klanten moet in de shop gevraagd en bij de bestelling bewaard worden, anders staat het niet op de factuur die Yuki ontvangt. Zit het in een extensie, dan bekijken we of we het kunnen uitlezen.
Aanleverfrequentie en nummering
Per bestelling aanleveren geeft een grote stroom stukken in Yuki, een bundel per dag of per week is overzichtelijker. Elke factuur heeft een uniek nummer nodig, dus we controleren dat er geen dubbele of ontbrekende nummers zijn.
Startdatum en dubbele aanlevering
Bestellingen van voor de start laten we staan. Per bestelling houden we bij of de factuur al is aangeleverd, zodat een tweede run geen dubbele stukken maakt.
Hoe we het bouwen
WooCommerce heeft een REST API die werkt met sleutels die jullie zelf in het beheer van de shop aanmaken en intrekken, en de shop kan via webhooks melden dat een bestelling is gewijzigd. Of de gegevens en facturen uit jullie extensies via de API bereikbaar zijn, bekijken we bij de start. Voor Yuki gebruiken we de webservices of een aanleverroute die Yuki voorziet, zoals een upload of een e-mailadres van de administratie, via een gebruiker en sleutel in jullie eigen Yuki-omgeving. Welke gegevens we kunnen opvragen, hangt af van jullie Yuki-abonnement en van de rechten van de boekhouder. De shop blijft bij jullie hostingpartij of webbouwer, wij hosten en bewaken de koppeling. Bestaat er een extensie voor WooCommerce en Yuki die volstaat, dan zeggen we dat.
Automatiseringen
- Programma's koppelenWe koppelen de programma's die jullie dagelijks gebruiken, zodat bestellingen, klanten en facturen automatisch van het ene pakket naar het andere gaan.
- Documenten verwerkenWe lezen binnenkomende documenten zoals contracten, bestelbonnen en attesten, bepalen het type, halen de gegevens eruit en bergen ze op de juiste plaats op.
Veelgestelde vragen
Meestal niet. De REST API zit in WooCommerce en vraagt enkel een sleutel die jullie aanmaken. Soms stellen we een kleine aanpassing voor, bijvoorbeeld als de facturen uit een extensie komen waarvan we de pdf niet kunnen opvragen. Dat bespreken we vooraf met jullie en met de beheerder van de shop.
Dat hangt af van de extensie. Sommige bewaren de pdf op een vaste plaats of laten ze opvragen, andere niet. In de scan bekijken we welke extensie jullie gebruiken. Lukt ophalen niet, dan leggen we de alternatieven aan jullie voor, zoals de factuur zelf opmaken.
Ja, minstens door akkoord te geven. De boekhouder beheert vaak de Yuki-omgeving en bepaalt in welke vorm stukken aangeleverd worden. We stemmen vooraf af, zodat de werkwijze van de boekhouder niet verandert.
De scan is een halve dag op locatie en wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen een automatisering bestellen. Daarna volgt een prijs op maat voor de koppeling, plus een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud. De prijs hangt vooral af van hoe de shop de facturen maakt.
Werken jullie met Yuki en WooCommerce? Bekijk in 20 minuten wat een koppeling kan opleveren.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.