Koppeling · Yuki en Shopify
Yuki koppelen met Shopify
Shopify verwerkt de bestellingen, Yuki ontvangt de documenten voor de boekhouding. Hier staat wat er tussen beide kan lopen en wat vooraf beslist wordt.
Waarom koppelen
Een Shopify-shop maakt bestellingen aan, en voor de boekhouding in Yuki moeten daar documenten van komen: verkoopfacturen, creditnota's en een overzicht van betalingen. Omdat Yuki draait op het aanleveren van documenten, gaat het minder om gegevens overzetten en meer om de juiste stukken bij de boekhouder krijgen.
Welke factuur een klant krijgt, hangt af van hoe de shop is ingericht: via een app, via een ander facturatiepakket of via een document dat iemand zelf maakt. Daardoor zit de boekhouder soms met gaten: een bestelling zonder factuur, een creditnota die niet is aangeleverd, een uitbetaling die niemand kan verklaren. Of een bestaande app voor Yuki volstaat, bekijken we eerst.
Wat er tussen beide loopt
Factuur per bestelling naar Yuki
Voor elke betaalde bestelling zorgen we dat de factuur als pdf bij Yuki terechtkomt, via de route die voor jullie administratie voorzien is. Komt de factuur uit een ander pakket, dan halen we ze daar op.
Overzicht van bestellingen voor de controle
Naast de facturen zetten we een overzicht klaar met bestelnummer, bedrag, btw en verzendland, zodat de boekhouder kan nagaan of alles is aangeleverd.
Creditnota bij een terugbetaling
Een terugbetaling in Shopify leidt tot een creditnota als document bij de originele factuur. Een medewerker keurt ze goed voor ze naar Yuki gaat.
Uitbetalingen van de betaalprovider
Een overzicht van de uitbetalingen en de bestellingen daarin gaat mee naar Yuki, zodat de boekhouder het bedrag op de bank kan verklaren.
Vooraf beslissen
Waar de factuur vandaan komt
Eerst bepalen we welk document de officiële factuur is: die uit een app, uit een facturatiepakket of een document dat we zelf maken. Daaraan hangen het btw-nummer, de nummering en de verplichte vermeldingen, die jullie boekhouder moet kunnen goedkeuren.
Btw per land en per type klant
Bestellingen naar andere EU-landen of naar bedrijven met een btw-nummer kunnen een andere behandeling krijgen. Jullie boekhouder legt vast hoe die gevallen op de factuur staan, en wij zetten ze in de regels van de koppeling.
Aanleverfrequentie en formaat
Per bestelling aanleveren geeft een grote stroom stukken in Yuki. Een bundel per dag of per week is overzichtelijker. De boekhouder kiest wat het best past.
Startdatum en dubbele aanlevering
Bestellingen van voor de start laten we staan. Per bestelling houden we bij of de factuur al is aangeleverd, zodat een tweede run geen dubbele stukken maakt.
Hoe we het bouwen
Shopify heeft een Admin API en kan via webhooks melden dat een bestelling betaald is. We verbinden via een eigen app die in jullie Shopify-account wordt aangemaakt, met enkel de nodige rechten, en die jullie kunnen verwijderen. Voor Yuki gebruiken we de webservices of een aanleverroute die Yuki voorziet, zoals een upload of een e-mailadres van de administratie, via een gebruiker en sleutel in jullie eigen Yuki-omgeving. Welke gegevens we precies kunnen opvragen, hangt af van jullie Yuki-abonnement en van de rechten die de boekhouder toekent. Bestaat er een app voor Shopify en Yuki die volstaat, dan zeggen we dat. Yuki verwerkt de aangeleverde documenten zelf. Webshop en boekhouding blijven op jullie accounts.
Automatiseringen
- Programma's koppelenWe koppelen de programma's die jullie dagelijks gebruiken, zodat bestellingen, klanten en facturen automatisch van het ene pakket naar het andere gaan.
- Documenten verwerkenWe lezen binnenkomende documenten zoals contracten, bestelbonnen en attesten, bepalen het type, halen de gegevens eruit en bergen ze op de juiste plaats op.
- Rapportering automatiserenWe halen cijfers uit boekhouding, CRM en webshop samen in één vast rapport dat elke week of maand klaarstaat in een mailbox of dashboard.
Veelgestelde vragen
Yuki verwerkt aangeleverde documenten zoals facturen. Of er voor jullie een rechtstreekse route bestaat voor bestelgegevens, hangt af van jullie pakket en abonnement, en dat bekijken we in de scan. Wij zorgen dat de stukken correct en op tijd aankomen. De verwerking blijft bij Yuki en de boekhouder.
Dat hangt af van hoe de shop nu is ingericht. De koppeling verandert dat niet, tenzij jullie dat vragen. We halen de bestaande factuur op en leveren ze aan. Heeft de shop nog geen bruikbare factuur, dan bespreken we de opties in de scan.
Dan komt ze op een lijst voor een medewerker en gaat er niets naar Yuki tot het stuk compleet is. Zo krijgt de boekhouder geen halve gegevens.
De eerste stap is de scan van een halve dag, die verrekend wordt als jullie binnen 30 dagen bestellen. Daarna krijgt de koppeling een prijs op maat, plus een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud. De kosten van Yuki, Shopify en eventuele apps komen daar niet bij.
Werken jullie met Yuki en Shopify? Bekijk in 20 minuten wat een koppeling kan opleveren.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.