Koppeling · Yuki en Lightspeed
Yuki koppelen met Lightspeed
Lightspeed registreert de verkoop aan de kassa, Yuki ontvangt de documenten voor de boekhouding. Deze pagina beschrijft wat er kan doorstromen en wat de boekhouder vooraf vastlegt.
Waarom koppelen
Voor de boekhouding in Yuki heeft de boekhouder van een winkel of horecazaak documenten nodig: de dagafsluitingen of kasverslagen, de leveranciersfacturen en soms de rapporten per vestiging. Die komen uit het kassasysteem en uit de mailbox, en worden vaak pas laat verzameld.
Een dagafsluiting van de kassa die niemand exporteert, ontbreekt later in Yuki. Leveranciersfacturen blijven in een mailbox liggen en kassaverslagen worden in bulk doorgestuurd op het moment dat de boekhouder erom vraagt. Lightspeed heeft verschillende producten met elk eigen mogelijkheden voor rapporten en exports, dus eerst moeten we nagaan wat jullie product kan.
Wat er tussen beide loopt
Dagafsluiting of kasrapport naar Yuki
Na elke dagafsluiting halen we het rapport met omzet per btw-tarief en betaalwijze op en leveren we het als document aan Yuki aan. Wat de kassa kan opleveren, hangt af van jullie Lightspeed-product.
Leveranciersfacturen uit de mailbox naar Yuki
Facturen van leveranciers die in de mailbox binnenkomen, herkennen we en leveren we aan via de route van Yuki. Mails zonder factuur blijven liggen voor een medewerker.
Overzicht per vestiging
Bij meerdere vestigingen zetten we een overzicht per vestiging en periode klaar, zodat de boekhouder niet bij elke vestiging een export hoeft te vragen.
Controle op ontbrekende dagen
We vergelijken de dagen waarvoor een afsluiting bestaat met de rapporten die naar Yuki zijn gegaan en melden wat ontbreekt.
Vooraf beslissen
Welk rapport telt als boekingsstuk
Jullie boekhouder bepaalt welk kassarapport voor de boekhouding volstaat en welke gegevens erop moeten staan, zoals totalen per btw-tarief, betaalwijze en vestiging.
Welk Lightspeed-product en welke export
Lightspeed Retail en Lightspeed Restaurant zijn verschillende producten met eigen mogelijkheden. We kijken eerst na welke rapporten en exports jullie product levert.
Btw-tarieven op het rapport
In de horeca kan het btw-tarief verschillen tussen ter plaatse en meenemen. Het kassarapport moet de tarieven apart tonen, anders kan de boekhouder het niet boeken. We vergelijken de indeling van het rapport met wat jullie boekhouder nodig heeft.
Startdatum en dubbele aanlevering
Dagen van voor de start laten we staan. Per rapport en per factuur houden we bij of het al is aangeleverd, zodat een tweede run geen dubbele stukken maakt.
Hoe we het bouwen
Lightspeed biedt API's voor zijn producten, maar welke gegevens beschikbaar zijn en hoe de toegang loopt, verschilt per product en soms per abonnement. Waar een API ontbreekt of te beperkt is, werken we met exports uit het kassasysteem of met de mailbox. We lezen enkel kassagegevens, bij voorkeur na de dagafsluiting, en schrijven niets terug tenzij jullie dat vragen. Voor Yuki gebruiken we de webservices of een aanleverroute die Yuki voorziet, zoals een upload of een e-mailadres van de administratie, via een gebruiker en sleutel in jullie eigen Yuki-omgeving. Welke gegevens we kunnen opvragen, hangt af van jullie Yuki-abonnement en van de rechten van de boekhouder. Yuki verwerkt de aangeleverde documenten zelf. Bestaat er een connector tussen jullie Lightspeed-product en Yuki die volstaat, dan zeggen we dat.
Automatiseringen
- Programma's koppelenWe koppelen de programma's die jullie dagelijks gebruiken, zodat bestellingen, klanten en facturen automatisch van het ene pakket naar het andere gaan.
- Aankoopfacturen inlezenWe lezen aankoopfacturen uit een mailbox of map in, controleren ze en zetten ze als boeking klaar in jullie boekhoudpakket.
- Documenten verwerkenWe lezen binnenkomende documenten zoals contracten, bestelbonnen en attesten, bepalen het type, halen de gegevens eruit en bergen ze op de juiste plaats op.
- Rapportering automatiserenWe halen cijfers uit boekhouding, CRM en webshop samen in één vast rapport dat elke week of maand klaarstaat in een mailbox of dashboard.
De software
- YukiYuki is cloudboekhoudsoftware van Visma waarin klanten hun documenten digitaal aanleveren aan hun boekhouder, onder meer in België en Nederland.
- LightspeedLightspeed levert kassa- en verkoopsoftware voor winkels en horeca, met verschillende producten zoals Lightspeed Retail en Lightspeed Restaurant.
Veelgestelde vragen
Yuki verwerkt aangeleverde documenten. Hoe een kassarapport in jullie administratie wordt verwerkt, hangt af van jullie pakket en van de afspraken met de boekhouder. Wij zorgen dat het rapport tijdig aankomt. De verwerking blijft bij Yuki en de boekhouder.
Dan kunnen we per vestiging een rapport aanleveren of een overzicht per vestiging maken. Of elke vestiging een eigen Yuki-administratie heeft of ze één gedeelde administratie delen, bepaalt hoe we aanleveren. Dat bespreken we met de boekhouder.
Nee, we lezen enkel gegevens uit, bij voorkeur na de dagafsluiting en niet tijdens de service. Wat we in de kassa zouden wijzigen, bespreken we vooraf en gebeurt alleen met jullie akkoord.
Het begint met de scan van een halve dag, die verrekend wordt als jullie binnen 30 dagen bestellen. Daarna krijgt de koppeling een prijs op maat, plus een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud. De prijs hangt af van het Lightspeed-product en het aantal vestigingen.
Werken jullie met Yuki en Lightspeed? Bekijk in 20 minuten wat een koppeling kan opleveren.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.