Koppeling · Octopus en WooCommerce
Octopus koppelen met WooCommerce
WooCommerce staat op jullie eigen WordPress-site, Octopus bevat de boekhouding. Dit zijn de gegevens die tussen beide kunnen lopen en wat afhangt van jullie versie van Octopus.
Waarom koppelen
Een WooCommerce-shop levert bestellingen op die in de boekhouding moeten komen, en bij kleine bedrijven staat die boekhouding vaak in Octopus. Zonder koppeling worden de bestellingen overgetypt of per maand uit de shop geëxporteerd en aan de boekhouder bezorgd.
Twee zaken bepalen wat mogelijk is: hoe de shop is ingericht, met zijn extensies en velden, en wat jullie versie van Octopus toelaat. Soms kan een bestelling rechtstreeks worden doorgegeven, soms gaat het via een bestand dat Octopus inleest of een overzicht dat de boekhouder zelf verwerkt. Bestaat er een extensie die volstaat, dan zeggen we dat.
Wat er tussen beide loopt
Afgeronde bestelling wordt een boekingsvoorstel
Zodra een bestelling een afgesproken status bereikt, zetten we bedrag, btw, verzendkosten en kortingen klaar in het formaat dat bij jullie Octopus past. De boekhouder of een medewerker neemt het over.
Klanten en btw-nummers
Bij zakelijke bestellingen nemen we klantgegevens en btw-nummer mee, voor zover de shop dat veld afneemt, zodat er een relatie in Octopus bestaat of aangemaakt kan worden.
Betalingen en uitbetalingen naast de bestellingen
We zetten de betalingen en de uitbetalingen van de betaalmodule naast de bestellingen, zodat het bedrag op de bank te verklaren is.
Terugbetalingen als creditnota
Een terugbetaling in WooCommerce wordt een voorstel voor een creditnota bij de oorspronkelijke bestelling. Een medewerker bevestigt voor ze wordt doorgegeven.
Periodiek verkoopoverzicht voor de boekhouder
Omzet per btw-tarief en per land komt op een vast moment in een overzicht, zodat de boekhouder bij het afsluiten van de periode niet zelf een export moet maken.
Vooraf beslissen
Wat Octopus bij jullie toelaat
In de scan kijken we welke versie en welk abonnement jullie hebben en of er een koppeling of een inleesformaat bestaat. Daarop hangt af of de overdracht rechtstreeks loopt of via bestanden.
Orderstatus en extensies
Een bestelling kan in behandeling zijn, afgerond of geannuleerd, en extensies voegen eigen statussen en velden toe. We spreken af welke status een boeking oplevert en bekijken waar de gegevens uit jullie extensies staan.
Btw-codes per land en verzendkosten
Btw-tarief, verzendkosten en kortingscodes bepalen de regels van de boeking. Jullie boekhouder geeft per geval de btw-code en de rekening, en wij zetten die lijst in de koppeling.
Startdatum en historiek
Bestellingen van voor de start blijven zoals ze al geboekt zijn. We kiezen een datum of bestelnummer vanaf wanneer de overdracht geldt.
Hoe we het bouwen
WooCommerce heeft een REST API die werkt met sleutels die jullie zelf in het beheer van de shop aanmaken en intrekken, en de shop kan via webhooks melden dat een bestelling is binnengekomen of gewijzigd. Of de gegevens uit jullie extensies via de API bereikbaar zijn, bekijken we bij de start. Of en hoe Octopus een koppeling toelaat, hangt af van versie en abonnement. Waar een directe koppeling bestaat, gebruiken we die. Waar niet, werken we met bestanden die het pakket kan inlezen, met exports of met de mailbox, en dat zeggen we vooraf. De shop blijft bij jullie hostingpartij of webbouwer, wij hosten en bewaken de koppeling. De boekhouding blijft in Octopus, op jullie account of dat van jullie boekhouder.
Automatiseringen
- Programma's koppelenWe koppelen de programma's die jullie dagelijks gebruiken, zodat bestellingen, klanten en facturen automatisch van het ene pakket naar het andere gaan.
- Rapportering automatiserenWe halen cijfers uit boekhouding, CRM en webshop samen in één vast rapport dat elke week of maand klaarstaat in een mailbox of dashboard.
Veelgestelde vragen
Dat hangt af van versie en abonnement, en van of er een extensie van derden bestaat. We beloven niets voor we het bij jullie hebben nagekeken. Volstaat een bestaande koppeling, dan zeggen we dat. Anders werken we met bestanden en exports.
Meestal niet. De REST API zit in WooCommerce en vraagt enkel een sleutel die jullie aanmaken. Soms stellen we een kleine aanpassing voor als bepaalde gegevens in een extensie staan. Dat bespreken we vooraf met jullie en met de beheerder van de shop.
Ja, dat is de standaard. De boekingsvoorstellen komen als overzicht of bestand klaar en de boekhouder of een medewerker neemt ze over. Pas als jullie dat willen en de gevallen steeds gelijk zijn, kan een deel automatisch lopen.
Voor de scan komen we een halve dag op locatie langs. Die wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen een automatisering bestellen. Daarna volgt een prijs op maat voor de koppeling, plus een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud. De prijs hangt af van wat Octopus toelaat en van hoe de shop is opgebouwd.
Werken jullie met Octopus en WooCommerce? Bekijk in 20 minuten wat een koppeling kan opleveren.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.