Koppeling · Octopus en Shopify
Octopus koppelen met Shopify
Shopify verwerkt de bestellingen, Octopus bevat de boekhouding. Deze pagina legt uit welke gegevens tussen beide kunnen lopen en wat afhangt van jullie versie van Octopus.
Waarom koppelen
Wie een kleine webshop op Shopify heeft en de boekhouding in Octopus doet, voert bestellingen vaak met de hand in of exporteert ze per maand. Elke bestelling heeft een bedrag, btw, verzendkosten en een betaalwijze die in de boekhouding moeten terechtkomen.
Octopus laat niet in elke versie dezelfde koppelingen toe. Daardoor wordt het soms een export uit Shopify, een bestand dat Octopus inleest of een overzicht dat de boekhouder zelf verwerkt. Voor Shopify bestaan apps die bestellingen aan boekhoudpakketten doorgeven. Of er een geschikte is voor Octopus bij jullie, kijken we eerst na.
Wat er tussen beide loopt
Bestellingen worden een boekingsvoorstel
Per dag of per bestelling zetten we de omzet met btw, verzendkosten en kortingen klaar in het formaat dat bij jullie Octopus past. De boekhouder of een medewerker neemt het over.
Klanten met een btw-nummer
Bestellingen van bedrijven krijgen de klantgegevens en het btw-nummer mee, zodat er een relatie in Octopus bestaat of aangemaakt kan worden. Particulieren gaan op een verzamelrelatie als jullie boekhouder dat wil.
Betalingen en uitbetalingen naast de bestellingen
We zetten de betalingen en de uitbetalingen van de betaalprovider naast de bestellingen, zodat het bedrag op de bank te verklaren is.
Terugbetalingen als creditnota
Een terugbetaling in Shopify wordt een voorstel voor een creditnota bij de oorspronkelijke bestelling. Een medewerker bevestigt voor ze wordt doorgegeven.
Vooraf beslissen
Wat Octopus bij jullie toelaat
In de scan kijken we welke versie en welk abonnement jullie hebben en of er een koppeling of een inleesformaat bestaat. Daarop hangt af of de overdracht rechtstreeks loopt of via bestanden.
Btw-codes en verkopen buiten België
Bestellingen naar andere EU-landen of naar bedrijven met een btw-nummer kunnen een andere btw-behandeling krijgen. Voor consumenten in andere EU-landen bestaat een eigen regeling (OSS) die afhangt van jullie omzet. Jullie boekhouder bepaalt welke code bij welk geval hoort.
Per bestelling of per dag boeken
Bij veel kleine bestellingen is een dagtotaal per btw-tarief overzichtelijker dan een boeking per bestelling. Bij weinig bestellingen met veel detail kan het omgekeerd zijn. De boekhouder kiest wat past.
Startdatum en historiek
Bestellingen van voor de start blijven zoals ze al geboekt zijn. We kiezen een datum of bestelnummer vanaf wanneer de overdracht geldt.
Hoe we het bouwen
Shopify heeft een Admin API en kan via webhooks melden dat een bestelling betaald is. We verbinden via een eigen app die in jullie Shopify-account wordt aangemaakt, met enkel de nodige rechten, en die jullie kunnen verwijderen. Of en hoe Octopus een koppeling toelaat, hangt af van versie en abonnement. Waar een directe koppeling bestaat, gebruiken we die. Waar niet, werken we met bestanden die het pakket kan inlezen, met exports of met de mailbox. Dat is minder rechtstreeks dan bij pakketten met een open API, en dat zeggen we vooraf. Volstaat een bestaande app voor Shopify en Octopus, dan raden we die aan. Winkel en boekhouding blijven op jullie accounts of die van jullie boekhouder.
Automatiseringen
- Programma's koppelenWe koppelen de programma's die jullie dagelijks gebruiken, zodat bestellingen, klanten en facturen automatisch van het ene pakket naar het andere gaan.
- Rapportering automatiserenWe halen cijfers uit boekhouding, CRM en webshop samen in één vast rapport dat elke week of maand klaarstaat in een mailbox of dashboard.
Veelgestelde vragen
Dat hangt af van versie en abonnement, en van of er een app van derden bestaat. We beloven niets voor we het bij jullie hebben nagekeken. Volstaat een bestaande koppeling, dan zeggen we dat. Anders werken we met bestanden en exports.
Ja, dat is de standaard. De boekingsvoorstellen komen als overzicht of bestand klaar en de boekhouder of een medewerker neemt ze over. Pas als jullie dat willen en de gevallen steeds gelijk zijn, kan een deel automatisch lopen.
Niet noodzakelijk. We bekijken eerst wat met Octopus kan. Haalt een ander pakket een groot deel van het handwerk weg, dan zeggen we dat eerlijk, maar de keuze en de overstap blijven bij jullie en de boekhouder.
De scan van een halve dag op locatie wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen bestellen. Daarna volgt een prijs op maat voor de koppeling, plus een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud. De kosten van Octopus, Shopify en apps komen daar niet bij.
Werken jullie met Octopus en Shopify? Bekijk in 20 minuten wat een koppeling kan opleveren.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.