Koppeling · Odoo en WooCommerce
Odoo koppelen met WooCommerce
WooCommerce-bestellingen komen als verkooporder in Odoo en voorraad en prijzen gaan de andere kant op. Bestaat er een connector die volstaat, dan gebruiken we die.
Waarom koppelen
Kmo's die een WooCommerce-shop naast een bestaande website laten draaien, beheren voorraad, inkoop en facturen vaak in Odoo. De shop is de plek waar bestellingen binnenkomen en Odoo is de plek waar het magazijn en de boekhouding zitten. Beide moeten dezelfde producten en dezelfde voorraad kennen.
Zijn ze niet gekoppeld, dan typt iemand bestellingen over in Odoo, klopt de voorraad in de shop niet met het magazijn en moeten prijswijzigingen op twee plaatsen worden ingegeven. Omdat de shop op een eigen hostingpakket staat, komen daar nog updates en extensies bij die de gegevens kunnen beïnvloeden.
Wat er tussen beide loopt
WooCommerce-bestelling wordt verkooporder in Odoo
Een betaalde bestelling komt in Odoo als verkooporder met klant, producten, verzendkosten en kortingen. Het magazijn ziet de order meteen. Een medewerker bekijkt uitzonderingen, zoals bestellingen naar het buitenland of met een onbekend product.
Voorraad uit Odoo naar de shop
De voorraad die in Odoo beschikbaar is, zetten we door naar WooCommerce, per product of variant. Zo verkoopt de shop niets wat er niet meer is. Hoe vaak dit gebeurt, spreken we af op basis van wat beide systemen en de hosting van de shop toelaten.
Prijzen en productgegevens van Odoo naar de shop
Wijzigingen aan prijzen en productgegevens in Odoo gaan naar WooCommerce, als Odoo de bron is voor het assortiment. Foto's en teksten kunnen in de shop blijven staan, zodat de productpagina's niet veranderen.
Orderstatus terug naar de shop
Is een order in Odoo geleverd of gefactureerd, dan passen we de status van de bestelling in WooCommerce aan en zetten we het trackingnummer erbij. De klant ziet waar zijn bestelling zit en de klantendienst krijgt minder vragen.
Vooraf beslissen
Welk systeem leidt voor producten en voorraad
Vaak is Odoo de bron voor voorraad en artikelnummers en WooCommerce de plek voor foto's en teksten, maar dat is een keuze van jullie. We leggen vast welk veld in welke richting mag overschrijven.
Artikelnummers, varianten en statussen
Een product moet in beide systemen op dezelfde sleutel herkenbaar zijn, meestal het artikelnummer. Variabele producten zijn in WooCommerce en Odoo anders opgebouwd. We koppelen ook de statussen van een bestelling aan elkaar, bijvoorbeeld van in behandeling naar bevestigde order.
Klanten, btw en fiscale posities
We spreken af of elke shopklant een contact in Odoo wordt of dat particulieren op een verzamelcontact komen. De btw-klassen in WooCommerce moeten overeenkomen met de belastingen in Odoo, ook voor verkoop naar andere EU-landen. Welke regels gelden, stemmen jullie af met de boekhouder.
De installatie van de shop
De shop staat bij jullie hostingpartij of webbouwer. Updates van WordPress en plugins kunnen gegevens veranderen. Dat bespreken we vooraf met jullie en de beheerder van de shop, zodat een update de koppeling niet onverwacht stilzet.
Hoe we het bouwen
WooCommerce heeft een REST API en kan via ingebouwde webhooks melden dat er een bestelling is binnengekomen of gewijzigd. De toegang loopt via API-sleutels die jullie in het beheer van de shop aanmaken en kunnen intrekken. Odoo heeft een externe API waarmee je gegevens kunt lezen en schrijven. Bij Odoo Online kan de toegang daartoe afhangen van het abonnement, wat we bij de start nakijken. We verbinden met een gebruiker op jullie eigen Odoo, met enkel de nodige rechten. Er bestaan ook kant-en-klare connectoren tussen Odoo en WooCommerce, meestal van derden, afhankelijk van jullie versie. Volstaat zo'n connector, dan raden we die aan en bouwen we enkel wat ontbreekt. Is jullie Odoo door een partner aangepast, dan stemmen we de koppeling met die partner af. De gegevens blijven in de shop en in Odoo.
Automatiseringen
- Programma's koppelenWe koppelen de programma's die jullie dagelijks gebruiken, zodat bestellingen, klanten en facturen automatisch van het ene pakket naar het andere gaan.
- Klantvragen beantwoordenWe zetten een assistent in die terugkerende vragen beantwoordt met jullie eigen informatie en al het andere doorgeeft aan een collega.
- Rapportering automatiserenWe halen cijfers uit boekhouding, CRM en webshop samen in één vast rapport dat elke week of maand klaarstaat in een mailbox of dashboard.
Veelgestelde vragen
Er bestaan connectoren, meestal van derden, en hun mogelijkheden verschillen per aanbieder en per Odoo-versie. Wat bij jullie werkt, bekijken we in de scan. Volstaat zo'n connector, dan raden we die aan. We bouwen pas iets als jullie werkwijze of een aanpassing in Odoo of de shop niet in de connector past.
Meestal niet. De REST API zit in WooCommerce en vraagt enkel een sleutel die jullie aanmaken. Soms stellen we een kleine aanpassing voor, bijvoorbeeld als bepaalde gegevens in een extensie staan. Dat bespreken we vooraf met jullie en de beheerder van de shop.
Nee. De shop blijft bij jullie hostingpartij of webbouwer. Wij hosten en onderhouden de koppeling. Verandert een update van WordPress of een plugin iets aan de gegevens die we gebruiken, dan zien we dat en passen we de koppeling aan.
De scan duurt een halve dag op locatie en wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen bestellen. Elke automatisering krijgt daarna een prijs op maat, plus een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud. De kosten van Odoo en WooCommerce zelf komen daar niet bij.
Werken jullie met Odoo en WooCommerce? Bekijk in 20 minuten wat een koppeling kan opleveren.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.