Koppeling · Odoo en Shopify
Odoo koppelen met Shopify
Shopify-bestellingen komen als verkooporder in Odoo en voorraad en productgegevens gaan de andere kant op. Bestaat er een connector die volstaat, dan gebruiken we die.
Waarom koppelen
Veel kmo's verkopen online via Shopify en beheren voorraad, inkoop en boekhouding in Odoo. De webshop is de plek waar bestellingen binnenkomen en Odoo is de plek waar het magazijn, de facturen en de leveranciers zitten. Beide systemen moeten dezelfde producten en dezelfde voorraad kennen.
Zijn ze niet gekoppeld, dan worden bestellingen overgetypt in Odoo, klopt de voorraad in de shop niet met die in het magazijn en verkoopt de shop producten die er niet meer zijn. Prijswijzigingen moeten twee keer worden ingegeven en elke uitzondering, zoals een korting of een retour, wordt een telefoontje tussen magazijn en klantendienst.
Wat er tussen beide loopt
Shopify-bestelling wordt verkooporder in Odoo
Een betaalde bestelling komt in Odoo als verkooporder met klant, producten, verzendkosten en kortingen. Het magazijn ziet de order meteen en kan hem klaarzetten. Een medewerker bekijkt uitzonderingen, zoals bestellingen naar het buitenland of met een onbekend product.
Voorraad uit Odoo naar Shopify
De voorraad die in Odoo beschikbaar is, zetten we door naar Shopify, per product of variant en eventueel per magazijn. Zo verkoopt de shop niets wat er niet meer is. Hoe vaak dit gebeurt, spreken we af op basis van wat beide systemen toelaten.
Producten en prijzen van Odoo naar Shopify
Wijzigingen aan productgegevens en prijzen in Odoo gaan naar Shopify, als Odoo de bron is voor het assortiment. Foto's en teksten kunnen in Shopify blijven staan, zodat het uiterlijk van de shop niet verandert.
Levering en trackingnummer terug naar Shopify
Wordt een levering in Odoo bevestigd, dan zetten we het trackingnummer bij de bestelling in Shopify. De klant ziet de status en de klantendienst krijgt minder vragen over waar een pakket blijft.
Retour of terugbetaling wordt creditnota
Wordt een bestelling in Shopify terugbetaald, dan zetten we in Odoo de creditnota of het retour klaar. Een medewerker bevestigt dat voor het in de boekhouding terechtkomt.
Vooraf beslissen
Welk systeem leidt voor producten en voorraad
Vaak is Odoo de bron voor voorraad en artikelnummers en Shopify de plek voor foto's en teksten, maar dat is een keuze van jullie. We leggen vast welk veld in welke richting mag overschrijven.
Artikelnummers en varianten
Een product moet in beide systemen op dezelfde sleutel herkenbaar zijn, meestal het artikelnummer (SKU). Producten met maten of kleuren zijn in Odoo en Shopify anders opgebouwd. Ontbreken artikelnummers of staan ze dubbel, dan kuisen we eerst de lijst op.
Klanten, btw en fiscale posities
We spreken af of elke shopklant een contact in Odoo wordt of dat particulieren op een verzamelcontact komen. Zakelijke klanten met een btw-nummer, verkoop naar andere EU-landen en verlegde btw volgen in Odoo een eigen fiscale positie. Welke regels gelden, stemmen jullie af met de boekhouder.
Nummering en betalingen
Odoo geeft order- en factuurnummers uit en het Shopify-ordernummer komt mee als referentie. Hoe betalingen worden afgeletterd, bijvoorbeeld via de uitbetalingen van de betaalprovider, leggen we vooraf vast.
Hoe we het bouwen
Shopify heeft een Admin API en kan via webhooks melden dat er een bestelling of voorraadwijziging is. Odoo heeft een externe API waarmee je gegevens kunt lezen en schrijven. Bij Odoo Online kan de toegang daartoe afhangen van het abonnement, wat we bij de start nakijken. We verbinden via een eigen app in jullie Shopify-account en een gebruiker in jullie Odoo, elk met enkel de nodige rechten die jullie kunnen intrekken. Er bestaan ook kant-en-klare connectoren tussen Odoo en Shopify, van derden en mogelijk van Odoo zelf, afhankelijk van jullie versie. Volstaat zo'n connector voor jullie werkwijze, dan raden we die aan en bouwen we enkel wat ontbreekt. Is jullie Odoo door een partner aangepast, dan stemmen we de koppeling met die partner af. De gegevens blijven in Shopify en Odoo, op jullie accounts.
Automatiseringen
- Programma's koppelenWe koppelen de programma's die jullie dagelijks gebruiken, zodat bestellingen, klanten en facturen automatisch van het ene pakket naar het andere gaan.
- Klantvragen beantwoordenWe zetten een assistent in die terugkerende vragen beantwoordt met jullie eigen informatie en al het andere doorgeeft aan een collega.
- Rapportering automatiserenWe halen cijfers uit boekhouding, CRM en webshop samen in één vast rapport dat elke week of maand klaarstaat in een mailbox of dashboard.
Veelgestelde vragen
Er bestaan connectoren, onder meer van derden, en hun mogelijkheden verschillen per aanbieder en per Odoo-versie. Wat bij jullie werkt, bekijken we in de scan. Volstaat zo'n connector, dan raden we die aan. We bouwen pas iets als jullie werkwijze, btw-regels of een aanpassing in Odoo niet in de connector past.
Dat hangt af van de versie en de installatie. Bij Odoo Online kan de toegang tot de externe API van het abonnement afhangen. Tijdens de scan kijken we na wat bij jullie kan en zeggen we vooraf wat via een omweg, zoals een export, moet lopen.
We bepalen welk systeem leidt, vaak Odoo, en schrijven enkel in de richting van dat systeem. Bij een groot verschil tussen beide beslist een medewerker voor er iets wordt overschreven. Een voorraadtelling in het magazijn blijft het uitgangspunt.
De scan is een halve dag op locatie en wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen bestellen. Elke automatisering krijgt daarna een prijs op maat, plus een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud. De kosten van Odoo en Shopify zelf komen daar niet bij.
Werken jullie met Odoo en Shopify? Bekijk in 20 minuten wat een koppeling kan opleveren.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.