Koppeling · Billit en WooCommerce
Billit koppelen met WooCommerce
Een WooCommerce-bestelling wordt een factuur in Billit en de betaalstatus komt terug in de shop. Niemand hoeft bestellingen nog over te typen in het facturatieplatform.
Waarom koppelen
Een WooCommerce-shop verkoopt, Billit factureert. Kmo's die beide gebruiken, willen dat een bestelling vanzelf een correcte factuur wordt, zeker voor klanten met een btw-nummer die een factuur verwachten. Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige bedrijven onderling gestructureerde e-facturen uitwisselen, en Billit kan die via Peppol versturen.
Staan de twee los van elkaar, dan typt iemand elke bestelling over in Billit of exporteert hij op het einde van de maand een lijst. Adressen en btw-nummers worden verkeerd overgenomen, een bestelling wordt twee keer gefactureerd of helemaal niet, en bij een terugbetaling moet ook nog een creditnota gemaakt worden, die snel vergeten wordt.
Wat er tussen beide loopt
Betaalde bestelling wordt verkoopfactuur in Billit
Zodra een bestelling in WooCommerce betaald of afgerond is, zetten we in Billit een factuur klaar met klant, orderregels, verzendkosten en btw-tarieven. Een medewerker bekijkt uitzonderingen, zoals een bestelling naar het buitenland, voor de factuur vertrekt.
Klant zoeken of aanmaken in Billit
Voor we een factuur maken, zoeken we de klant in Billit op btw-nummer of e-mailadres. Bestaat de klant al, dan gebruiken we die. Is hij nieuw, dan maken we hem aan met het factuuradres uit de bestelling. Zo ontstaan er geen dubbele klantenkaarten.
Terugbetaling wordt creditnota
Wordt een bestelling in WooCommerce terugbetaald, dan zetten we de bijhorende creditnota klaar in Billit. Een medewerker bevestigt die voor ze definitief wordt, zodat factuur en terugbetaling in de boekhouding op elkaar aansluiten.
Betaalstatus terug naar de bestelling
Markeert Billit een factuur als betaald, bijvoorbeeld na een overschrijving, dan passen we de status van de bestelling in WooCommerce aan. Wie de shop beheert, ziet zo welke bestellingen echt betaald zijn en welke nog openstaan.
Vooraf beslissen
Welk systeem leidt voor klantgegevens
Een klant bestaat in WooCommerce en in Billit. We spreken af welk systeem voorrang krijgt bij een verschil in adres of btw-nummer. Voor particulieren bepalen jullie samen met de boekhouder of elke bestelling een factuur krijgt of enkel een bestelling met een bewijs van betaling.
Factuurnummering
Billit geeft de factuurnummers uit en WooCommerce heeft eigen ordernummers. We laten Billit de nummerreeks beheren en zetten het ordernummer als referentie op de factuur. Nummeren er in de shop ook plugins facturen, dan zetten jullie die best uit om dubbele reeksen te vermijden.
Btw-tarieven en verkoop naar het buitenland
WooCommerce en Billit moeten dezelfde btw-tarieven gebruiken. Voor verkoop aan klanten in andere EU-landen en voor leveringen aan bedrijven met een btw-nummer gelden aparte regels. Hoe die in de shop en op de factuur terechtkomen, stemmen we vooraf af met jullie boekhouder.
Op welk moment wordt gefactureerd
Bij betaling, bij verzending of bij het afronden van de bestelling. Bij betaling via een betaalprovider ligt het moment vast, bij een overschrijving niet. We kiezen één moment en houden dat aan, zodat de boekhouding elke verkoop in de juiste periode ziet.
Hoe we het bouwen
WooCommerce heeft een REST API en kan via webhooks melden dat een bestelling betaald of gewijzigd is. Billit heeft een API waarmee je facturen en klanten kunt aanmaken en opvragen. We verbinden via API-sleutels die jullie in het beheer van de shop aanmaken en via een toegang op jullie eigen Billit-account, die jullie allebei kunnen intrekken. Welke functies de Billit-API aanbiedt, controleren we bij de start, want dat kan van jullie abonnement afhangen. Voor een eenvoudige situatie kan een kant-en-klare plugin of connector volstaan, als die bestaat voor jullie versies en jullie btw-situatie. Dat bekijken we in de scan en we zeggen het als dat de eenvoudigste route is. Het versturen via Peppol blijft in Billit gebeuren. De gegevens blijven in de shop en in Billit, op jullie accounts.
Automatiseringen
- Programma's koppelenWe koppelen de programma's die jullie dagelijks gebruiken, zodat bestellingen, klanten en facturen automatisch van het ene pakket naar het andere gaan.
- BetalingsherinneringenWe controleren elke dag welke verkoopfacturen vervallen zijn en zetten de juiste herinneringsmail klaar, met de factuur als bijlage.
- Rapportering automatiserenWe halen cijfers uit boekhouding, CRM en webshop samen in één vast rapport dat elke week of maand klaarstaat in een mailbox of dashboard.
Veelgestelde vragen
Misschien. Of er een plugin of connector bestaat die bij jullie shop en pakket past, hangt af van jullie versies en abonnement, en dat kijken we in de scan na. Volstaat die, dan raden we die aan. We bouwen pas iets als de standaardkoppeling jullie btw-regels, nummering of uitzonderingen niet aankan.
Dat bepalen jullie, samen met de boekhouder. Sommige kmo's maken enkel een factuur voor klanten met een btw-nummer en voor particulieren op verzoek. Anderen factureren elke bestelling. We bouwen de regel die jullie kiezen, ook als die per type bestelling verschilt.
Standaard staat er een concept klaar en bevestigt een medewerker. Voor eenvoudige, steeds gelijke bestellingen kunnen jullie later kiezen om dat over te slaan. Wat als e-factuur vertrekt, loopt nog altijd via Billit zelf.
De scan duurt een halve dag op locatie en wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen bestellen. Elke automatisering krijgt daarna een prijs op maat, plus een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud. De kosten van Billit en WooCommerce zelf komen daar niet bij.
Werken jullie met Billit en WooCommerce? Bekijk in 20 minuten wat een koppeling kan opleveren.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.