Koppeling · Billit en Shopify
Billit koppelen met Shopify
Shopify verwerkt de bestellingen, Billit maakt en verstuurt de facturen. Dit zijn de gegevens die tussen beide kunnen lopen en de keuzes die daarvoor eerst nodig zijn.
Waarom koppelen
Sinds 1 januari 2026 wisselen Belgische btw-plichtige bedrijven onderling gestructureerde e-facturen uit. Voor een webshop met zakelijke klanten is dat een extra reden om facturen netjes te organiseren. Billit is een Belgisch platform dat zulke facturen via het Peppol-netwerk kan versturen en ontvangen. Shopify levert de bestelling, Billit de factuur. Verkopen aan particulieren vallen niet onder die verplichting.
Zonder koppeling worden die twee met de hand verbonden. Een zakelijke bestelling wordt in Billit overgetypt of via een export ingelezen, en iemand zoekt na of btw-nummer en factuuradres kloppen. Of Billit of een app van derden al een koppeling met Shopify aanbiedt die volstaat, controleren we eerst.
Wat er tussen beide loopt
Betaalde bestelling wordt factuur in Billit
Voor een betaalde bestelling maken we in Billit een factuur aan met klant, artikelregels, verzendkosten, kortingen en btw. Een medewerker bevestigt het concept voor de factuur vertrekt.
Zakelijke klanten ontvangen een e-factuur
Is de klant een bedrijf met btw-nummer, dan kan de factuur via Billit en Peppol vertrekken, voor zover de klant via Peppol bereikbaar is. Anders gaat ze op de andere manier die Billit voorziet.
Betaalstatus en openstaande facturen
Is een bestelling in Shopify al betaald, dan markeren we de factuur in Billit als betaald, voor zover de API dat toelaat. Bij bestellingen die later betaald worden, zoals via overschrijving, volgen we op welke facturen openstaan en bereiden we herinneringen voor.
Terugbetaling wordt creditnota
Een terugbetaling in Shopify zetten we in Billit klaar als creditnota bij de oorspronkelijke factuur. Een medewerker bevestigt voor ze vertrekt.
Vooraf beslissen
Welke bestellingen een factuur krijgen
Particuliere en zakelijke bestellingen vragen niet hetzelfde. We beslissen of beide een factuur in Billit krijgen of enkel de zakelijke, en hoe de shop bij het afrekenen een btw-nummer en bedrijfsnaam vraagt.
Btw-codes, verzending en verkoop naar het buitenland
Een bestelling naar een bedrijf in een ander EU-land heeft een andere btw-behandeling dan een Belgische. Jullie boekhouder bepaalt welke btw-code bij welk geval hoort, en wij zetten die lijst in de regels van de koppeling.
Nummering en dubbele facturen
Billit geeft de factuurnummers, Shopify heeft bestelnummers. We kiezen welk nummer als referentie op de factuur komt en zorgen dat een bestelling niet twee keer gefactureerd wordt.
Klantgegevens, dubbels en historiek
Bestaande klanten in Billit zoeken we op btw-nummer voor we een nieuwe aanmaken. Bestellingen van voor de start worden niet alsnog gefactureerd, tenzij jullie dat vragen.
Hoe we het bouwen
Billit heeft een API waarmee je facturen kunt aanmaken en opvragen. Welke functies er beschikbaar zijn en of dat van jullie abonnement afhangt, controleren we bij de start. Shopify heeft een Admin API en kan via webhooks melden dat een bestelling betaald is. We verbinden via een eigen app in jullie Shopify-account, met enkel de nodige rechten. Beide toegangen staan op jullie accounts en kunnen door jullie ingetrokken worden. Het versturen en ontvangen via Peppol blijft in Billit zelf gebeuren, wij sluiten daar enkel op aan. Bestaat er een app of connector die volstaat, dan zeggen we dat. Waar de API niet volstaat, werken we met exports of met de mailbox.
Automatiseringen
- Programma's koppelenWe koppelen de programma's die jullie dagelijks gebruiken, zodat bestellingen, klanten en facturen automatisch van het ene pakket naar het andere gaan.
- BetalingsherinneringenWe controleren elke dag welke verkoopfacturen vervallen zijn en zetten de juiste herinneringsmail klaar, met de factuur als bijlage.
Veelgestelde vragen
Of Billit zelf of een app van derden een koppeling met Shopify aanbiedt die bij jullie volstaat, controleren we in de scan. Is dat zo, dan zeggen we het en bouwen we niets. We bouwen pas iets als de bestaande koppeling niet doet wat jullie nodig hebben, bijvoorbeeld bij eigen btw-regels of een eigen werkwijze voor zakelijke klanten.
Nee. De verplichting geldt voor facturen tussen Belgische btw-plichtige bedrijven. Voor verkopen aan particulieren is een e-factuur via Peppol niet nodig. Welke situatie op jullie shop van toepassing is, bespreken jullie best met de boekhouder. Wij bouwen de keuze in de koppeling en geven geen juridisch advies.
Daar bouwen we een controle voor in. Per bestelling houden we bij of er al een factuur bestaat en we gebruiken het bestelnummer als referentie. Een tweede poging levert een melding op en geen tweede factuur.
De scan is een halve dag op locatie en wordt verrekend als jullie binnen 30 dagen een automatisering bestellen. Daarna volgt een prijs op maat voor de koppeling, plus een maandelijks bedrag voor hosting, bewaking en onderhoud. De kosten van Billit en Shopify zelf komen daar niet bij.
Werken jullie met Billit en Shopify? Bekijk in 20 minuten wat een koppeling kan opleveren.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.