Vergelijking
Een softwarerobot die schermen bedient, een rechtstreekse API-koppeling of uitwisseling via bestanden: wanneer elke manier past en wat ze vragen aan onderhoud.
Er zijn grofweg drie manieren om twee programma's gegevens te laten uitwisselen. Een RPA-robot bedient het scherm van een programma zoals een gebruiker dat doet. Een API-koppeling laat programma's rechtstreeks met elkaar praten. Bij uitwisseling via bestanden exporteert het ene programma een bestand dat het andere inleest.
Welke manier past, hangt vooral af van wat het programma toelaat. Niet elk pakket heeft een API en niet elke API dekt alle functies. We zetten de drie naast elkaar.
Oudere programma's zonder API of met een beperkte API, waar een medewerker vandaag handmatig invoert en geen alternatief bestaat.
Sterk in
Grenzen
Programma's met een gedocumenteerde API, waar gegevens regelmatig en betrouwbaar tussen systemen moeten stromen.
Sterk in
Grenzen
Periodieke overdracht van gegevens, zoals een dagelijkse export van facturen of orders, waar realtime niet nodig is.
Sterk in
Grenzen
| Criterium | RPA (softwarerobot) | API-koppeling | Uitwisseling via bestanden |
|---|---|---|---|
| Stabiliteit bij updates | Laag tot middel. Een wijziging aan het scherm kan de robot breken. | Hoog zolang de API gelijk blijft. Leveranciers kondigen wijzigingen meestal aan. | Middel. Een wijziging in het bestandsformaat breekt de import. |
| Snelheid | Traag, want elke handeling gebeurt stap voor stap op het scherm. | Snel, vaak direct na een gebeurtenis. | Per export, dus met vertraging. |
| Wat is er nodig | Een toegang tot het programma en een pc of sessie die blijft draaien. | API-toegang via een login en rechten op jullie account. | Een export en een import, en een plek waar het bestand komt te staan. |
| Opvolgen van fouten | Moeilijker. De robot kan vastlopen zonder dat iemand dat direct merkt. | Gemakkelijker, want de API geeft een foutmelding terug die we kunnen loggen. | Gemiddeld. Je merkt het pas wanneer een bestand niet verschijnt of niet inleest. |
| Geschikt voor | Programma's die geen API aanbieden. | Programma's met een gedocumenteerde API en regelmatige uitwisseling. | Periodieke bulkoverdracht en programma's met alleen een export. |
Kies waar mogelijk de API-koppeling: ze is stabieler, sneller en gemakkelijker te bewaken. Is er geen API of dekt ze niet wat je nodig hebt, dan is een export een bruikbare tweede keuze, zolang je geen realtime gegevens nodig hebt. RPA is het laatste redmiddel voor programma's die verder niets aanbieden, en vraagt meer opvolging.
Wij werken waar mogelijk met de API's en exports die het programma zelf aanbiedt. Wat haalbaar is, hangt af van jullie pakket en abonnement, en we zeggen vooraf wanneer iets niet kan. Is RPA op een ouder desktopprogramma de enige route, dan ligt dat buiten onze gewone aanpak en is een gespecialiseerd RPA-bedrijf een betere keuze.
Nee. Een koppeling laat twee programma's rechtstreeks gegevens uitwisselen via een afgesproken interface. RPA bootst een gebruiker na die op het scherm klikt en typt. Het resultaat kan lijken op een koppeling, maar RPA is gevoeliger voor wijzigingen aan het scherm.
Zoek op de website van de leverancier naar developer-documentatie of een lijst met integraties, of vraag het hen rechtstreeks. Controleer ook of de API in jullie abonnement zit. Tijdens de scan kijken we dat voor jullie pakketten na.
Dan kan een geplande export en import vaak volstaan, bijvoorbeeld via een gedeelde map of de mailbox. De gegevens zijn dan niet realtime, maar voor veel processen is een dagelijkse of wekelijkse overdracht prima. We bespreken dat vooraf met jullie.
Twijfel je nog? In 20 minuten zeggen we eerlijk wat bij jullie past.
20 minuten, telefonisch of op video. Gratis. Past het niet, dan zeggen we het.