Confiserie Vandenbulcke · Chocoladefabrikant

Boekingen, cashplanning en productieplanning gekoppeld aan SAP en Excel

In het kort

Sector: Chocoladefabrikant
Regio: Heule-Kortrijk
Programma's: SAP Business One
Bokun
Excel
Telegram
Periode: April tot september 2026
Status: Live, met een afgebakende scope

Hoe het was

Boekingen voor de bezoekerservaring kwamen binnen via Bokun en werden met de hand overgetypt in een Excel met een tabblad per maand.

De cashplanning werd elke keer opnieuw samengesteld uit zes exports van SAP Business One, en de productieplanning stond in een gedeeld Excel-bestand dat bijgehouden moest worden.

Wat we bouwden

01
Elke nieuwe boeking in Bokun komt automatisch in het juiste maandtabblad, met een vaste regel voor groepen en individuele bezoekers. Daarna gaat er een bevestiging uit.
02
De administratie levert de zes SAP-exports aan. Het hulpmiddel herkent ze, bouwt de klanten- en leverancierstabbladen opnieuw op, maakt eerst een back-up en zet wat afwijkt in aparte controletabbladen.
03
Twee keer per dag worden de cellen 'gemaakt' en 'te doen' in de productieplanning bijgewerkt vanuit SAP, met een controle achteraf en een automatisch herstel als iets misloopt.
04
Vragen over boekingen of planning stelt de administratie in gewone taal via Telegram. Excel-bestanden komen terug als bijlage.

Waar een persoon beslist

SAP wordt alleen gelezen, nooit aangepast. De cashplanning loopt alleen op vraag van de administratie en elke wijziging in Excel wordt eerst getoond en gecontroleerd.

Andere cases